Какие документы кадровая служба не обязана предоставлять сотрудникам

Алексей Шукюров

Печорское ЛПУМГ (ООО «Газпром трансгаз Ухта»)

Ведущий юрисконсульт

Сегодня все больше компаний переходят на КЭДО. Однако бумажные кадровые документы по-прежнему применяются во многих компаниях, а сотрудники регулярно запрашивают их у HR-менеджера или кадровой службы, что, порой, требуют серьезных временных затрат и трудозатрат со стороны кадровых работников. Всегда ли HR-служба должна предоставлять любой документ по запросу сотрудника, когда она имеет право отказать, не нарушив при этом права работника, — ответы на эти вопросы в нашем материале.

Законодательная база

Право работников запрашивать у работодателя трудовые документы предусмотрено частью 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ. Однако в этой статье приведен обобщенный перечень документов, которые работодатель обязан выдать по запросу работнику. Кроме того, она содержит неконкретные формулировки – копии документов, связанных с работой, и другое, что позволяет сотруднику, в том числе бывшему, множество раз запрашивать большое количество документов.

Отсутствие правовой определенности в конструкции ч. 1 ст. 62 ТК РФ вынуждает работодателей в довольно короткий – трехдневный – срок, установленный той же статьей, копировать требуемые документы, делать выписки  из них, заверять и предоставить работнику документы по запросу, что ведет к серьезным трудозатратам кадровиков.

Непредставление работодателем документов, запрашиваемых работником, является нарушением трудового законодательства и влечет за собой административное наказание в виде предупреждения или наложения административного штрафа на виновных лиц в размере до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Риск привлечения работодателя к административной ответственности за каждый факт непредоставления документов по запросу работника вызывает дискуссии не только в юридическом сообществе, но и во всех подразделениях, соприкасающихся с наймом работников, их оформлением и ведением трудовых отношений. Ни один работодатель не желает попасть в фокус государственной инспекции труда или органов прокуратуры. И вот уже на сайте прокуратуры Московской области отмечается, что перечень документов, копии которых работодатель обязан предоставить работнику, приведенный в ст. 62 ТК РФ, не является исчерпывающим.

Судебная практика

Ввиду расширительного толкования ч. 1 ст. 62 ТК РФ имеет смысл обратиться к судебной практике.

Где проходит грань между трудовым правом работника и злоупотреблением этим правом при отсутствии ясной правовой регламентации перечня документов, выдаваемых сотруднику?

На этот вопрос ответил, в частности, Третий кассационный суд общей юрисдикции в определении от 25.06.2025 № 88-12159/2025. 

Истец обратилась к акционерному обществу «Балтийский завод» о признании незаконным решения об отказе в предоставлении копии Положения о порядке служебного командирования. Истец обосновала свой иск тем, что отказ в выдаче Положения нарушает ее право, поскольку документ необходим ей для разрешения спора с работодателем, связанного с оплатой дней командировки. Первая и апелляционная инстанции отказали истице в удовлетворении исковых требований. 

Отказывая в удовлетворении жалобы, кассационный суд указал, что на работодателя законом возложена обязанность выдать работнику безвозмездно по его письменному заявлению документы, связанные с работой, либо их заверенные копии в установленный законом срок.

Согласно положениям ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

В соответствии с ч. 1 ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Положение о порядке командирования не связано с работой конкретного истца, является локальным нормативным актом АО «Балтийский завод», регламентирующим порядок направления в командировку всех работников общества. С этим Положением работодатель, исходя из норм ч. 3 ст. 68 ТК РФ, обязан только ознакомить работника под роспись, то есть оно не относится к категории документов, которые следует выдать сотруднику согласно ст. 62 ТК РФ, – отметил суд.

Подобные подходы в судебной практике не единичны. Для примера приведем определение Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 15.07.2021 № 8Г-13629/2021 [88-16817/2021], в котором суд постановил, что компания не обязана предоставлять работнику копии материалов служебной проверки работодателя согласно ТК РФ. Седьмой кассационный суд общей юрисдикции в определении от 21.09.2021 № 8Г-12981/2021 [88-13312/2021] указал, что запрошенные документы не содержат сведений о работе сотрудника, а являются лишь основаниями для принятия работодателем кадровых решений.

Таким образом, работодателям при приеме на работу рекомендуется ознакомить работников (под роспись) с   локальными актами компании, однако документы, которые не относятся к непосредственной деятельности сотрудника, он не обязан выдавать по его запросу. Это нужно учитывать специалистам кадровых служб во избежание злоупотреблений со стороны работников компании.