Автоматизация закупочных процессов: итоги исследования

Подготовка и утверждение заявки на закупку — процесс с самым высоким уровнем цифровизации в российских коммерческих компаниях. TAdviser совместно с компанией «Норбит» и Ассоциацией профессионалов по управлению закупками исследовали автоматизацию закупочной функции в РФ в начале 2022 года.

Согласно опросу, проведенному среди более 100 CPO (Chief Procurement Officer) и CIO крупных и средних российских компаний, на текущий момент у 72% из них уже сформулированы цели от руководства или бизнес-заказчиков в части автоматизации, трансформации или диджитализации функции снабжения/закупок. В перспективе 2-3 лет такие цели зафиксированы у 78% респондентов.

Среди основных целей проектов автоматизации или диджитализации функции закупок у большинства опрошенных – повышение прозрачности закупочной деятельности (87%), оптимизация сроков и упрощение самого процесса (76%), а также повышение его эффективности (62%). Более половины заинтересованы в технологической поддержке развития закупочной функции в будущем и, соответственно, во внедрении дополнительных информационных систем или цифровых сервисов. Среди других сформулированных целей – повышение удобства используемых ИТ-решений и возможность их масштабирования под рост бизнеса.

Согласно исследованию, ТОП-3 наиболее часто автоматизируемых закупочных процессов составили:

• подготовка и утверждение заявки на закупку (79%);
• утверждение службами (77%);
• согласование заявки на платеж (72%). 

Пока еще недостаточно автоматизированы процессы по завершению процедур, касающиеся оценки результатов исполнения контрактов и учета результатов тендеров, а также выездные аудиты и контроль исполнения заказа.

При выборе решения для автоматизации закупочной функции для большинства респондентов важны следующие критерии:

• функциональные возможности (95%);
• совокупная стоимость владения (93%);
• стоимость внедрения (65%);
• опыт использования в других компаниях (63%). 

Ряд респондентов также обращают внимание на доступный технологический стек и современные интерфейсы решения, оценивая, в том числе возможности его самостоятельной поддержки и развития.

Более половины опрошенных организаций заинтересованы в дальнейшей технологической поддержке развития закупочной функции в будущем и, соответственно, в использовании дополнительных решений или цифровых сервисов. Более 60% планируют внедрять аналитические инструменты (BI), более 40% — технологии RPA, а также более 60% — инструменты машинного обучения (ML). Более чем в два раза вырастет применение Process Mining – для повышения прозрачности и эффективности закупочного процесса.Клуб ОЦО в конце 2021 года проводил исследование, посвященное эффективности централизации функции закупок, где в том числе рассматривались используемые компаниями ИТ-инструменты в закупочной функции. Согласно исследованию, роботизация в процессах закупок внедрена у 73% опрошенных ОЦО, а 9% находятся в стадии внедрения технологии RPA.