Внедрение ЭДО: опыт Гринатома

Ольга Олейник

Гринатом

Начальник управления по учету торговых операций ЦО по БУНУ

Ольга Олейник, начальник управления по учету торговых операций Центра обслуживания по бухгалтерскому и налоговому учету Гринатома, рассказала Клубу ОЦО о том, как в Центре пришли к необходимости внедрения юридически значимого ЭДО, с чего начали этот процесс и что было самым сложным, а также каковы основные экономические эффекты от проекта для ОЦО.

Предпосылки и этапы внедрения ЭДО

Вопрос о необходимости внедрения ЮЗЭДО был поднят нашим главным заказчиком — госкорпорацией Росатом, а именно — главным бухгалтером ГК Росатом В. А. Андриенко. Основная аргументация заказчика — экономия и скорость обмена электронными документами, которая гораздо выше, нежели скорость обмена бумажными документами. 

Можно выделить три этапа внедрения ЭДО в Гринатоме.

1. Перевод сделок между контрагентами отрасли на ЮЗЭДО.
2. Перевод контрактов с внешними контрагентами на ЮЗЭДО.
3. Внедрение внутреннего ЭДО.

Рассмотрим каждый этап более подробно.

Этап 1: ЮЗЭДО с отраслевыми контрагентами

Этот этап занял около года, он стартовал в конце 2017 года, а в 2018 году все отраслевые контрагенты перешли на ЮЗЭДО: начали мы с 108 компаний, сегодня это 170 компаний.

В целом процесс внедрения ЮЗЭДО между отраслевыми контрагентами прошел достаточно гладко благодаря тому, у нас была сильная экспертная команда внедрения проекта и мы серьезно подошли к обучению сотрудников работе с электронными документами. Остановлюсь на этих вопросах чуть подробнее.

Команда проекта. Костяк команды проекта составили сотрудники IТ-отдела, которые занимались разработкой и внедрением ЮЗЭДО: они хорошо знали IТ-системы и одновременно изучали все законодательные изменения и лучшие практики, касающиеся внедрения ЭДО.