Транспортный ЭДО: что нужно учесть при внедрении

Елена Кондратьева

Сообщество топ-менеджеров логистических компаний (СТЛМК)

Эксперт по цифровизации логистики

(На дату публикации статьи)

Цифровизация грузоперевозок, как правило, затрагивает существенную часть процессов компании, – не только ИТ-контур, но и договора, расчеты, работу с закрывающими документами, и т.д. Елена Кондратьева поделилась с Клубом ОЦО своим видением, – с чего целесообразно начинать внедрение электронных перевозочных документов, с учетом того, что времени у компаний осталось совсем немного: уже с 1 сентября транспортный ЭДО станет обязательным. 

Цифровизация транспортно-логистических документов касается всех компаний. Не только компаний транспортно-логистической отрасли, но всех, которые что-то продают или покупают и заказывают доставку, а таковых большинство.

Внедрение электронно-транспортной накладной (ЭтрН) — это только старт, далее будут внедряться новые формы и форматы документов, а вместе с ними появятся и новые требования к участникам грузоперевозок. Поэтому правильнее сразу воспринимать транспортный ЭДО как начало большой трансформации, а не разовое мероприятие по переводу нескольких документов из «бумаги» в «цифру». 

Что меняется в транспортных документах

Можно выделить несколько ключевых направлений изменений.

Во-первых, это, собственно, цифровизация документооборота. Документы переходят в электронный вид и начинают существовать как структурированные данные. Меняется и канал взаимодействия.

Во-вторых, усиливается коллективный контроль безопасности. Государство ожидает от бизнеса большей вовлеченности и осмотрительности. Особенно это заметно в требованиях к экспедиторам, которые, на первый взгляд, выглядят избыточными и нереализуемыми. Но фактически они направлены на нашу с вами безопасность в повседневной жизни.

В-третьих, формируется новая логика логистического «мониторинга». По архитектуре решений он во многом напоминает подходы из налогового мониторинга – требования к прозрачности, событиям и данным становятся системными и стандартизируемыми, а способ обмена будет реализован через специализированные комплексы.

И наконец, электронный документ «тянет» за собой еще большее развитие цифрового потока данных. Чтобы оперативно оформлять, принимать и отправлять документы в электронном виде придется пересобрать сам процесс взаимодействия всех лиц, вовлеченных в перевозку и ее организацию. Именно поэтому проекты внедрения транспортного ЭДО находятся одновременно на стыке нескольких функций: юридическая, финансовая, ИТ и непосредственно «физика» логистических процессов.

Двухэтапное взаимодействие — новая реальность 

В логистике, и особенно на стыке взаимодействия с клиентом, существует много специфик и нюансов, которые просто невозможно «упаковать» в единый унифицированный формат электронного поручения экспедитору. В большинстве ситуаций объем данных и параметров, вошедших в формат электронного поручения, не покроет устоявшиеся и необходимые условия привычных форм заявок. 

Поэтому компаниям нужно учитывать, что придется вводить в процессы двухэтапный процесс согласования заявки. Что это означает?

В начале заказчику с исполнителем необходимо обсудить детали и условия перевозки, зафиксировать дополнительные параметры, например, путем привычной заявки. И уже после предварительной договоренности обменяться электронным поручением экспедитору по утвержденному формату через оператора ЭДО. 

Два сценария подключения к оператору: быстрый старт или меньше ручного труда

На практике выбор сводится к трем основным способам работы с оператором ЭДО.

Веб-платформа — самая быстрая точка входа: дали доступ, подписали соглашения, можно работать. Минус очевидный: ручной ввод. А если параллельно есть своя учетная система, то данные приходится вводить дважды — сначала для операционной деятельности, а потом непосредственно для формирования электронного документа. 

Интеграция по API — тяжелее на старте, но в дальнейшем позволяет экономить время и снизить количество ошибок. Такая интеграция почти сразу требует экспресс-аудита: готовы ли системы и справочники к формированию перевозочных документов, где взять нужные атрибуты, кто отвечает за справочники и качество данных.

Модуль 1С от оператора ЭДО – сценарий, объединяющий преимущества интеграции в виде настройки мэппинга текущих данных операционной системы и полей электронного документа, позволяющий сократить дублирующий ручной ввод. При этом сохраняющий преимущества web-решений – гибкость и скорость внедрения. 

На практике, в условиях сжатых сроков и особенно для крупных компаний, одним сценарием не обойтись. Поэтому рационально спроектировать целевую схему с учетом всех требований и эффективности, но внедрять итерационно, через запуск к сентябрю как минимум в объеме MVP (minimum viable product – минимальный жизнеспособный продукт) с последующим развитием. 

Основные зоны рисков

Даже при правильно организованном ИТ-контуре нужно уделить особое внимание схеме поступления сопроводительной и разрешительной документации. Если раньше она поступала в виде сканов или файлов в электронном письме вместе с заявкой, то в цифровом контуре нужно заранее понимать, как документы будут передаваться, учитываться и где фиксироваться. А в зоне экспедитора появляется еще одна ответственность – проверять наличие разрешений у заказчика на оборот определенной категории грузов. И в целях последующих проверок экспедиторам необходимо организовать процесс не только получения, но и хранения и последующего подбора такого рода документов под запросы органов безопасности. 

Отсюда вытекает следующий шаг – ревизия договоров. Меняется порядок взаимодействия с экспедитором/исполнителем, а значит, – договорные формулировки про каналы передачи, порядок направления документов, точки ответственности и подтверждения становятся критичными.

Третья зона риска — роли участников. В новом контуре требования и правила документооборота зависят от того, кто именно участвует в перевозке и в какой роли — экспедитор или перевозчик. И это не взаимозаменяемые роли. При этом важно смотреть на правовую природу договора, не ограничиваясь его наименованием. Поэтому начинать проекты внедрения ЭПД стоит с карты сценариев: в каких ролях выступает компания – заказчик перевозки, грузоотправитель/грузополучатель, экспедитор, перевозчик – и какие документы/статусы возникают в каждом случае (см. рис. 1). При этом роль компании в той или иной перевозке определяется не только логистической схемой, но и договорной конструкцией.

«Логистический мониторинг» и реестр экспедиторов: важный нюанс для холдингов

Отдельно стоит обратить внимание на логистический мониторинг: он касается всех компаний, которые будут включены в реестр экспедиторов. Даже если это не основной вид деятельности, один договор организации перевозки — и компания уже исполняет роль экспедитора, подпадает под требования законодательства, должна зарегистрироваться в реестре экспедиторов и организовать взаимодействие с органами безопасности по предоставлению информации о перевозках. Техническая архитектура будет схожа с налоговым мониторингом. От органов безопасности будет предоставлен программно-технический комплекс, который экспедитор обязан развернуть на своей инфраструктуре, интегрироваться с информационными системами экспедитора и обеспечить постоянный и стабильный доступ (см. рис. 2).

Для больших групп компаний типовая история — кэптивный экспедитор – внутреннее юрлицо, которое организует перевозки для холдинга. Он также подпадает под эти требования.

План внедрения: как к сроку собрать работоспособный ИТ-контур

Когда сроки жесткие, нужно действовать исходя из простой логики: сначала управляемый минимум, который позволяет работать и принимать/подписывать документы, а уже потом — развитие. Практически это раскладывается так:

1. Ревизия договоров на предмет сценариев в транспортно-логистическом потоке. Грузовладельцам необходимо также оценить свои договора поставок на предмет логистической составляющей. Услуга организации доставки может быть частью договора купли-продажи, при этом на эту часть контракта действуют в полном объеме соответствующие отраслевые НПА. 
2. Определение ролей компании по сценариям как основа всей дальнейшей схемы. При этом важно не забывать, что исполнитель по договору ТЭО может в то же время выступать и заказчиком по смежному договору ТЭО с привлеченным субэкспедитором. 
3. Сопоставление ролей и нормативной базы: to-be по сути задается требованиями НПА. На этом этапе нужно определить требования и изменения, которые распространяются и не распространяются на компанию исходя из ранее идентифицированных ролей.
4. AS-IS / TO-BE и список изменений: что и как должно измениться в процессах, данных, подписях, статусах, контролях по сравнению с текущей сложившейся практикой. 
5. Выбор сценария реализации (веб/интеграция/гибрид) и запуск MVP: на этом этапе важно правильно определить границы минимально необходимого и критичного функционала и процессов, исполнение которых компания обязана обеспечить к сентябрю. И выбрать максимально результативный и оперативный путь внедрения изменений. При этом важно понимать, что этап тестирования и отладки должен пройти и закончиться до окончания лета, а не начаться 1 сентября. 

«Полевая реальность»: контроль статусов

В логистике документ подписывают не только люди, работающие за компьютером. Подписание и подтверждения происходят на складе, на загрузке, в дороге — там, где может не быть стабильного интернета. И это одна из самых болезненных практических точек.

Поэтому уже на этапе подготовки важно продумать организацию запасного сценария взаимодействия сотрудника с «полей» и кого-то в офисе для организации подписания. А также предусмотреть систему контроля: отчеты и мониторинг, которые показывают статус документа — подписан/не подписан, где завис, кто должен подхватить. Работа информационных систем не идеальна, и нажатая сотрудником кнопка не всегда гарант того, что документ действительно подписан и отправлен.

Резюме

Поскольку времени на классические правильные проектные методологии у компаний уже не осталось, то при внедрении транспортного ЭДО нужно сделать упор на три основных фактора: роли компании, схемы поступления документов и договорные правила. Если их прояснить, выбрать реалистичный сценарий подключения и запустить проект, то уже в дальнейшем можно развивать автоматизацию и зрелость проекта.Проекты цифровизации логистических процессов и документов достаточно инновационные для рынка и находятся одновременно на стыке нескольких дисциплин: юриспруденции, финансов, ИТ-технологий, специфики ЭДО и самой «физики» процессов логистики. Для успешной реализации проектов в условия неопределенности и очень сжатых сроков компаниям нужен лидер изменений с хорошими навыками проектного менеджмента и подходом с позиции владельца продукта, и пониманием предметной области. Если компании ранее не успели нарастить внутреннюю экспертизу и выбрать соответствующего лидера изменений, сейчас – уже нет времени на выращивание таких компетенций внутри. Поэтому компаниям могут понадобится помощники и консультанты с
глубокой отраслевой экспертизой и реальными кейсами внедрения электронных перевозочных документов.