Роль ОЦО в процессе инвентаризации

Сервис по проведению инвентаризации в различном объеме выведен во многие Общие центры обслуживания. Какова же практическая роль специалистов ОЦО в инвентаризации, должны ли ОЦО отвечать за результаты этой процедуры и от чего это зависит, – своим опытом с Клубом ОЦО поделились представители различных Центров.

Какова роль ОЦО? 

Согласно опросу, проведенному Клубом ОЦО в ходе онлайн-завтрака, 69% ОЦО в том или ином виде участвуют в процессе инвентаризации.

Как отмечает Ирина Антохова, независимый эксперт, возможны три формы участия со стороны ОЦО.

1.ОЦО участвует в методологическом обеспечении и готовит проведение инвентаризации.

2. ОЦО готовит входящие и исходящие документы – приказ и отчет об инвентаризации.

3. ОЦО непосредственно участвует в проверке активов, то есть сотрудники ОЦО ходят по объектам вместе с представителем бизнеса, причем это могут быть как сотрудники фронт-офисов, так и выездные группы из самого ОЦО.

Таким образом, можно выделить две основные роли ОЦО – организационно-методическую (сценарии 1 и 2) и непосредственное участие в процессе инвентаризации.

Организационно-методическая роль. В РН-Учет весь процесс инвентаризации регламентирован положением компании, в котором описаны роли, ответственность, порядок проведения процедур, а также внедрены локальные нормативные акты по взаимодействию бизнеса с ОЦО.

По словам Натальи Чепуровой, заместителя начальника Управления контроля качества услуг РН-Учет, бизнес инициирует и контролирует процесс инвентаризации, в то время как работники ОЦО являются либо секретарями расчетно-инвентаризационной комиссии (РИК) при натуральной инвентаризации, либо членами комиссии при документарной инвентаризации. У бизнеса есть нормативы для проведения имущественной инвентаризации, с учетом этих нормативов и количества объектов определяются периоды проведения.

Задача ОЦО – контроль сроков, отражение результатов в учетных системах заказчика и оформление документов по итогам инвентаризации. 

Татьяна Калядина, руководитель проекта ОЦО, Мечел Бизнес-сервис, отмечает, что согласно регламенту, действующему в их компании, ОЦО инициирует проведение инвентаризации, выпускает приказ об инвентаризации, который подписывает бизнес-подразделение, после чего начинается сам процесс.

Бухгалтерские службы участвовали в процессе инвентаризации на этапе, когда еще они не были переведены в ОЦО, но на сегодняшний день представители бухгалтерии работают только в РИК, но не участвуют в самом процессе – горно-добывающая отрасль достаточно сложная, активы территориально распределены и нет возможности регулярного выезда бухгалтеров на места нахождения объектов.

Вместе с тем, представители бизнеса часто изъявляют желание, чтобы специалисты ОЦО играли более активную роль, в частности, сопровождали бы бизнес на всех этапах инвентаризации непосредственно на объектах.

ОЦО участвует в процессе инвентаризации. Согласно опросу Клуба ОЦО, только 26% сервисных центров принимают непосредственное участие в обходе/анализе объектов. Марина Ковалева, директор по экономике, Вертолеты России, рассказала, что первоначально планировалось, что после перевода бухгалтерии в ОЦО бухгалтеры не будут участвовать в проверке активов на местах. Однако на практике представители ОЦО не только готовят проекты приказов, направляют их функциональным заказчикам и запрашивают график проведения инвентаризации, но и часто выезжают на места, лично участвуют в процессе с целью подтверждения баланса и прохождения аудиторских процедур. В РИК в роли председателя комиссии всегда выступает представитель бизнеса, а секретарь – сотрудник ОЦО, который готовит отчет. По итогам заседания комиссии бизнесу направляется информация, что было сделано в ходе инвентаризации, какие задачи еще остались.

В АК Барс Консалтинге как подготовка документов, так и проведение инвентаризации возложены на ОЦО. По словам финансового директора Гульнары Шакировой ОЦО также принимает участие в подготовительных мероприятиях – бухгалтеры выезжают на места вместе с РИК, чтобы проверить готовность предприятий к процедуре – наличие измерительных приборов, наличие материально ответственных лиц, готовность имущества к инвентаризации.

По итогам инвентаризации именно ОЦО отмечает имущество, которое не используется, и инициирует встречи с участием финансового директора и представителей бизнеса о дальнейшей судьбе такого имущества.

Кто отвечает за результат?

Понятно, что ответ на вопрос, кто же в итоге отвечает за результаты проверки сохранности и качества активов, зависит от роли ОЦО в этом процессе. Ирина Антохова считает, что за инвентаризацию должен отвечать тот, кто может идентифицировать основное средство и любой другой актив, может назвать их технические характеристики. Поэтому, по мнению Ирины, ОЦО не может отвечать за результаты этой процедуры.

Ее поддерживает Маргарита Ефремова, директор по корпоративной отчетности, ОЦО Tele2. Маргарита отмечает, что в их компании инвентаризация – это задача ответственных бизнес-подразделений, тогда как у ОЦО контрольная функция, фактически сотрудники ОЦО, а также внутренний аудит контролируют своевременность проведения процедуры и ее результаты.

В АК БАРС Консалтинге в карту КПЭ финансовых директоров и директоров бизнеса заложены показатели своевременности и качества инвентаризации, что мотивирует бизнес относится к этой процедуре более ответственно.

В Мечел Бизнес-сервисе на ОЦО возложена ответственность только за инвентаризацию бухгалтерских счетов, поскольку этот процесс непосредственно связан с налогообложением.

Подводя итог, можно отметить, что в большинстве опрошенных ОЦО сотрудники постепенно уходят от непосредственно участия в процедуре инвентаризации, оставляя за собой лишь организационно-методическую роль. И по мере развития и зрелости методическая роль сервисных центров в этом процессе будет возрастать, тогда как роль непосредственного участника снижаться. Вместе с тем, для помощи бизнесу на местах возможно формирования так называемых летучих бригад, в которые могут входить как бывшие сотрудники бухгалтерии, так и сотрудники фронт-офисов, задача которых сопровождать и поддерживать бизнес в ходе проверки сохранности и качества активов.