Построение системы контроля в «Интер РАО — Управление сервисами»

Марина Голубева

Интер РАО – Управление сервисами

Руководитель управления отчетности

При переводе бухгалтерского функционала в ОЦО очень важно с самого начала внедрить систему внутреннего контроля, которая позволит минимизировать ошибки и повысить качество оказываемых услуг. Марина Голубева, руководитель управления отчетности «Интер РАО — Управление сервисами», рассказала Клубу ОЦО о собственном опыте по внедрению и автоматизации контрольных процедур в ОЦО и обратила внимание, что наиболее важно учесть при приеме на обслуживание новых обществ.

Внедрение контрольной среды при запуске ОЦО

В нашей головной компании ПАО «Интер РАО» уже давно выстроена система управления рисками. Поэтому при создании ОЦО мы должны были, во-первых, поддержать принятый в корпорации комплексный подход, во-вторых, понять, как лучше выстроить контрольную функцию при приеме новых бизнес-единиц на обслуживание.

В ходе запуска ОЦО мы придерживались стратегии сначала выводить на обслуживание наиболее крупные и сложные компании, относящиеся к генерирующим, сбытовым и прочим активам холдинга. В этих организациях к моменту миграции функций в ОЦО уже были внедрены контрольные процедуры в бухгалтерии, позволяющие качественно и своевременно формировать все документы в системе. На их основании мы начали формировать контрольную среду в ОЦО. 

Основная проблема состояла в том, что все компании, которые переходили к нам на обслуживание в дальнейшем, находились на разных конфигурациях IТ-систем и по-разному вели учет даже по одному и тому же сегменту. Формализованные контрольные процедуры в них практически отсутствовали. Поэтому при приеме новых бизнес-единиц на обслуживание в течение адаптационного периода, который составлял три месяца, мы изучали, как в компаниях ведется учет, как построены бизнес-процессы, что автоматизировано, а что нет, и затем адаптировали контрольные процедуры с учетом специфики учета на конкретном предприятии.

По каждому этапу учета мы создали контрольные листы с определенным перечнем контрольных процедур (что именно и в каком порядке должны сделать транзакционные специалисты, чтобы проверить корректность операций. — Прим. ред.). В зависимости от степени автоматизации учета либо необходимости дополнительных предупреждающих контролей эти листы корректировались. Внедренные процедуры автоматического контроля затем распространяли на другие компании.

Первоначально перечень контрольных процедур был более объемным и включал первичную проверку документов, поступающих в ОЦО. У нас есть ТТС — типовая тиражная система «Электронный архив», из которой документы поступают в ОЦО. Сотрудник сначала смотрит, есть ли все подписи и все печати в документе, проставлены ли реквизиты. К каждому документу есть обязательная маркировка, с помощью которой сотрудник ОЦО делает экспертизу документа: на какой счет затрат его разнести, к какому структурному подразделению отнести и т.д. Так, сотрудник отразил операции по авансовому отчету, после этого он должен проверить, есть ли у него счета-фактуры, правильно ли рассчитан НДС, переданы ли заявки на компенсацию сотрудникам, если у них есть какой-то перерасход на командировку.

Сейчас эти контроли исключены из альбома контрольных процедур, но осуществляются в рамках инструкции по отражению документов в IТ-системе бухгалтерского учета.

Единый альбом контрольных процедур

В первой половине 2020 года, когда компаний, обслуживаемых в ОЦО, стало уже много, мы занялись созданием альбома контрольных процедур, чтобы их систематизировать: по сегментам учета (сбыт, генерация, прочие), по участкам учета, по критичности процедур, периодичности их выполнения и т.д. Внутренний регламент компании обязывал сотрудников заполнять контрольные листы по выполнению контрольных процедур на регулярной основе по каждому участку учета. 

Автоматизация контроля

На сегодняшний день в ОЦО обслуживается 41 компания, около 155 тыс. документов ежемесячно поступает в ОЦО, внедрено более 1300 контрольных процедур, из них более 800 являются критичными, то есть влияют на закрытие. Естественно, такой объем документов и контролей сформировался не сразу, но в процессе перевода на обслуживание новых компаний возникла необходимость консолидации информации о проводимых контрольных процедурах и их автоматизации.

Мы решили автоматизировать контроли на базе собственной разработки — IТ-системы «ПАРУС», которая расшифровывается как «Платформа аналитики работы управления сервисами». Изначально в этой системе был реализован календарь ОЦО, который позволял контролировать график закрытия. Организация календаря по принципу светофора позволяла нам увидеть, какие участки закрыты своевременно (зеленый цвет), на каких проблемы (светло-зеленый), какой участок не был закрыт своевременно (красный свет), какой участок должен быть закрыт в ближайшее время (желтый цвет).

Затем мы доработали эту систему для внедрения контрольных процедур, и на сегодняшний день она позволяет:

– сгруппировать контрольные процедуры по крупным участкам;

– сформировать контроли в разрезе обществ и сегментов;

– установить сотруднику функциональную роль и соответствующий перечень контрольных процедур;

– получать информацию из смежных IТ-систем.

Изменение менталитета сотрудников

На стадии запуска ОЦО мы уделяли особое внимание обучению сотрудников важности применения контролей в процессе закрытия участка. Нашей основной задачей было донести до специалистов, что внедрение контрольных процедур позволит работать безошибочно, более комфортно и более быстро. Зона ответственности сотрудника ОЦО — закрыть свой участок учета, он не может провести документы без осуществления контролей. К обучению все относились позитивно, но предпочитали, чтобы им объясняли основные принципы работы процедур на практике, потому что читать инструкции большинство не любит. 

Сегодня менталитет сотрудников существенно изменился. Те специалисты, которые работают давно, понимают важность контролей. А когда приходят новые сотрудники, у них уже есть готовый набор функций, которые они должны выполнять ежедневно, к ним относится и применение контрольных процедур.

Оценка эффективности контролей

Наша задача на 2022 год — проанализировать существующие бизнес-процессы и контроли в них. Сегодня мы закрываем квартал и разбираем ошибки по его итогам: анализируем контрольные процедуры в системе, покрывают они ошибки или нет, нужно ли добавить дополнительные процедуры, либо их достаточно, либо есть избыточные. Таким образом, оценка эффективности контролей происходит по итогам квартала. Наша ключевая цель — минимизировать выявляющие контрольные процедуры, увеличить предупреждающие и максимально «зашить» их в систему.

Совет: с чего начинать внедрение контролей в ОЦО

Начинать внедрение контрольных процедур целесообразно с выявления наиболее рисковых процессов и участков. К примеру, если ключевая задача — подготовка качественной отчетности, то следует посмотреть, какие существенные виды деятельности могут оказать влияние на отчетность, формируется ли отчетность автоматически или нет, какая работа делается вручную. И после выявления «узких мест» в наиболее важных процессах нужно начинать отстраивать контрольные процедуры для их устранения, чтобы минимизировать риски и возможные ошибки.