Опыт: Проект по внедрению ЭДО в МКС

Елена Решетникова

Металлоинвест Корпоративный Сервис

специалист отдела операционной эффективности и развития услуг

(На дату публикации статьи)

Компания «Металлоинвест корпоративный сервис» (ООО «МКС») стала победителем конкурса «Лучший ОЦО 2021» в номинации «Эффективный документооборот». Елена Решетникова, руководитель отдела операционной эффективности и развития услуг МКС, рассказала Клубу ОЦО, какова стратегия компании в развитии внешнего и внутреннего ЭДО, как строится работа с сотрудниками при переходе на ЭДО, в чем преимущества мобильной электронной подписи и каковы цели компании на будущее.

Внешний ЭДО

Внешний ЭДО у нас, как и во всех компаниях, состоит из двух направлений — входящих документов по закупке МТР и услуг и исходящих сбытовых документов. Исходящие документы, как правило, переводить в электронный вид проще: условия поставки продукции зависят от нас, к тому же многие наши покупатели уже внедрили ЭДО или готовы к переходу на электронный документооборот. 

С входящими документами сложнее. Тут все строится на взаимном интересе и диалоге. Как мотивировать контрагентов? Помимо обычных доводов, таких как ускорение документооборота, снижение почтовых и канцелярских расходов, наша служба снабжения умеет заинтересовать наших поставщиков в работе с «Металлоинвестом», это системная и кропотливая работа с поставщиками, и мы признательны нашим снабженцам за их вклад в развитие ЭДО.

В первую очередь мы переводим в электронный вид документы компаний, с которыми у нас значительный документооборот. Благодаря этому постепенно и планомерно увеличивается доля внешних документов в электронном виде.  С января 2019 года по декабрь 2020-го этот показатель вырос более чем в 2,5 раза — с 32 до 76%. Наша цель — получать от контрагентов не менее 95% цифровых документов. 

В декабре 2020 года стартовал проект по переводу в электронный вид заключаемых компанией договорных документов (схема движения документов представлена на рисунке 1).

Внедрение электронных договоров позволяет нам:

• ускорить бизнес-процессы;  
• обеспечить прозрачность документооборота;
• снизить затраты на формирование и хранение договоров;
• исключить риск изменения договорного документа контрагентом.