Опыт: Проект по внедрению ЭДО в МКС

Елена Решетникова

МКС руководитель отдела операционной эффективности и развития услуг

Металлоинвест корпоративный сервис

Компания «Металлоинвест корпоративный сервис» (ООО «МКС») стала победителем конкурса «Лучший ОЦО 2021» в номинации «Эффективный документооборот». Елена Решетникова, руководитель отдела операционной эффективности и развития услуг МКС, рассказала Клубу ОЦО, какова стратегия компании в развитии внешнего и внутреннего ЭДО, как строится работа с сотрудниками при переходе на ЭДО, в чем преимущества мобильной электронной подписи и каковы цели компании на будущее.

Внешний ЭДО

Внешний ЭДО у нас, как и во всех компаниях, состоит из двух направлений — входящих документов по закупке МТР и услуг и исходящих сбытовых документов. Исходящие документы, как правило, переводить в электронный вид проще: условия поставки продукции зависят от нас, к тому же многие наши покупатели уже внедрили ЭДО или готовы к переходу на электронный документооборот. 

С входящими документами сложнее. Тут все строится на взаимном интересе и диалоге. Как мотивировать контрагентов? Помимо обычных доводов, таких как ускорение документооборота, снижение почтовых и канцелярских расходов, наша служба снабжения умеет заинтересовать наших поставщиков в работе с «Металлоинвестом», это системная и кропотливая работа с поставщиками, и мы признательны нашим снабженцам за их вклад в развитие ЭДО. 

В первую очередь мы переводим в электронный вид документы компаний, с которыми у нас значительный документооборот. Благодаря этому постепенно и планомерно увеличивается доля внешних документов в электронном виде.  С января 2019 года по декабрь 2020-го этот показатель вырос более чем в 2,5 раза — с 32 до 76%. Наша цель — получать от контрагентов не менее 95% цифровых документов. 

В декабре 2020 года стартовал проект по переводу в электронный вид заключаемых компанией договорных документов (схема движения документов представлена на рисунке 1).

Внедрение электронных договоров позволяет нам:

• ускорить бизнес-процессы;  
• обеспечить прозрачность документооборота;
• снизить затраты на формирование и хранение договоров;
• исключить риск изменения договорного документа контрагентом.

Доля внешних электронных договорных документов (без внутригрупповых договорных документов) в феврале 2021 года составляла 16%, наша цель — достичь 40% в декабре этого года.

Также следует упомянуть о реализации проекта по внедрению международного электронного документооборота с нашим зарубежным трейдером на базе системы ЭДО. Сотрудники швейцарской трейдинговой компании получили возможность оперативного согласования и подписания документов, исключили трансграничный бумажный документооборот с российскими компаниями группы. 

рисунок 1: схема движения документов

Внутренний ЭДО

Если в области внешнего документооборота мы идем по пути перевода каждого контрагента на ЭДО, то перевод внутренних первичных учетных документов в цифровой вид происходит по их видам. Начали мы этот процесс с наиболее распространенных документов и требующих больших трудозатрат по обработке. 

Сначала мы анализируем процесс формирования документа, вносим в него изменения, чтобы убрать лишние шаги — «петли». Изучаем возможность сокращения количества согласующих лиц, на каком шаге наиболее удобно формировать документ и т.д. Каждая форма документа требует проработки, изменения, технической разработки в части электронного подписания. Это кропотливая работа, и перевод в ЭДО внутренних документов идет не так быстро. Но нарабатывается определенный алгоритм цифровизации, и каждый последующий документ переводить в электронный вид становится проще.

На сегодняшний день в электронный вид у нас переведены следующие виды внутренних документов:

• акт на списание;
• акт на списание нормируемых материалов;
• акт о выполненных объемах работ;
• акт оприходования лома и отходов черных и цветных металлов;
• акт перевода МПЗ (изменение аналитических признаков);
• акт приема-передачи имущества на хранение;
• приходный ордер;
• требование-накладная;
• формы производственных отчетов.

В ближайшее время в электронный вид будут переведены сменный рапорт и инвентаризационные документы. 

Эффект внутреннего ЭДО состоит не только в снижении трудозатрат и расходов на канцтовары, но и в том, что сам процесс согласования, подписания и обработки информации становится намного проще и быстрее.

Пока доля наших внутренних цифровых документов составляет 40%. Целевой показатель на ближайшие годы — 95%. 

Работа с сотрудниками при внедрении ЭДО

При реализации пилотного проекта по переводу внутренних документов в электронный вид мы столкнулись с необходимостью учитывать фактор готовности сотрудника к изменениям. Мы вовлекаем в проект в первую очередь тех, кто готов пробовать новое, идти на эксперименты, благодаря чему в команде появились агенты изменений, которые далее разъясняли своим коллегам преимущества нового формата работы и помогали им освоить работу с электронными документами. 

Пилотный проект позволил нам выявить и устранить ошибки и недочеты процессов формирования документов, которые мы продолжаем совершенствовать. Мы разработали для получающих ЭЦП сотрудников трехминутный динамичный ролик, в котором пошагово демонстрируется, как подписывать тот или иной документ. Видео не отменяет традиционную инструкцию, а скорее дополняет ее, просто некоторые сотрудники лучше усваивают визуальную информацию.

Виды электронных подписей для внутренних документов

У нас в компании для подписания внутренних документов используются два вида подписей — мобильная электронная подпись и простая электронная подпись. Остановлюсь на каждой чуть подробнее.

Мобильная электронная подпись. Наша компания одной из первых в России внедрила мобильную электронную подпись (МЭП), позволяющую осуществлять подписание электронных документов при помощи расположенного на SIM-карте приложения. МЭП является усиленной квалифицированной электронной подписью.

Этот инструмент может использоваться на личном мобильном телефоне, и изначально мы обсуждали именно этот вариант. Но выяснилось, что сотрудники опасаются потерять телефон и электронную подпись. В итоге для МЭП мы используем дополнительно закупленные телефоны. Сотрудник получает на телефон push-уведомление с полными реквизитами подписываемого документа и просьбой подписать его.  Далее он проверяет документ в учетной системе и в случае отсутствия замечаний подписывает документ, вводя специальный пароль на своем телефоне. Удостоверяющий центр проверяет запрос и одобряет его. Преимущества подхода в том, что это быстро, удобно и не требует дополнительных настроек или установки специального программного обеспечения на рабочем компьютере. На любой рабочей станции, вне своего рабочего места, сотрудник может просмотреть необходимый документ и подписать его с помощью мобильной подписи.

В течение 2019–2020 годов сотрудникам Группы было выдано более 1600 МЭП, в 2021 году количество МЭП составило более 2100 шт. 

Простая электронная подпись. Этот вид подписи используется для документов, не связанных с материальной ответственностью, например итоговые ведомости инвентаризации, производственные отчеты и т.п. Подписание электронного документа такой подписью осуществляется работником путем выполнения команды подписания в интерфейсе информационной системы.

Оценка эффективности внедрения ЭДО

Основные показатели оценки эффективности перехода на электронный документооборот — это снижение трудозатрат (экономия FTE) и расходов на оформление и хранение документов (тыс. рублей). Проект по переходу на внешний ЭДО в 2020 году позволил сэкономить 5 FTE трудозатрат и 90 тыс. рублей на канцтоварах, на внутренний ЭДО — 8 FTE и 30 тыс. рублей соответственно. При этом следует понимать, что фактическая экономия трудозатрат более существенна, чем расчетная, поскольку мы учитываем среднее время подписания того или иного документа, а по факту на подписание одного бумажного документа может потребоваться 2 минуты, а другого — 30 минут. 

Что касается сроков окупаемости проекта по переходу на ЭДО, то внешний ЭДО окупился буквально за несколько месяцев — затраты на внедрение невелики и не увеличивались по мере роста объема. Внутренний ЭДО окупился примерно за полгода. Работа была более сложной, требовала анализа и разработки ПО под каждую форму, а также закупки МЭП после внедрения новых цифровых форм, требующих вовлечения в процесс сотрудников, не обладающих МЭП. 

Советы коллегам, которые находятся в начале процесса перехода на ЭДО 

1. «Есть слона по частям». Начинать с простого, делать небольшие успешные шаги.
2. Один за всех и все за одного. Работать с группой единомышленников. Так легче преодолеть сопротивление, не опустить руки. Совместно творчески подходить к поиску решения возникающих проблем.
3. Ничего не бояться и двигаться вперед. Начните, и результаты не заставят себя ждать!