Как запустить и чем наполнить страницу ОЦО на корпоративном портале

Внутригрупповой ОЦО — один из важных элементов выстраивания партнерских отношений центра с клиентом. В ОЦО «Черкизово» решили использовать интранет-портал группы для того, чтобы рассказать коллегам из других подразделений, какие задачи выполняет центр и чем живут его сотрудники. Разработка раздела стала для команды ОЦО важным проектом, а в результате на одном ресурсе были не только консолидированы все предоставляемые сервисы, но и представлена «визитная карточка» центра для клиентов и коллег. Менеджер проектов проектного офиса «Черкизово»-ОЦО Людмила Хабышева поделилась опытом создания страницы и наполнения ее контентом.

«Проект РСО» — «Разработка Странички ОЦО», нашего отдельного ресурса на внутреннем портале — был запущен в мае 2020-го. Работа над ним заняла больше полугода. Запуск страницы ОЦО состоялся в декабре 2020 года.

Зачем нам это было нужно?

«Черкизово»-ОЦО — это многофункциональный центр, у нас большая команда, мы обеспечиваем различные сервисы и стремимся быть открытыми и доступными. Для удобства клиентов и сотрудников требовалось консолидировать все сервисы ОЦО, которые ранее были размещены с общими сервисами на внутреннем портале. Наша страница задумывалась как инструмент для направления запросов в ОЦО и получения интерактивной обратной связи в едином пространстве.

Еще одна причина — это внутренний пиар ОЦО: наших сервисов, проектов, достижений. Наш портал должен раскрыть подробно, что же такое ОЦО: рассказать о каждом подразделении, представить руководителей и ключевых сотрудников, дать исчерпывающую информацию о сопровождаемом функционале, рассказать, в каких стратегических проектах Группы «Черкизово» мы участвуем.

Зачастую клиенты и не догадываются, сколько всего важного и интересного, помимо приема документов и расчета зарплаты, делают в ОЦО. Поэтому нам важно было выстроить дружелюбную систему взаимоотношений с нашими клиентами так, чтобы повысить уровень лояльности к нам и к нашему труду. 

Амбассадоры проекта

Как шла работа над проектом?

Была создана рабочая группа, куда входили сотрудники различных направлений. Курировал работу проектный офис ОЦО.

Мы сформировали концепцию и определили контент будущей страницы, затем собирали с каждого направления и отдела информацию для наполнения страницы контентом. После согласования финального макета страницы с руководителями функций ОЦО был подготовлен рабочий макет страницы в PowerPoint, где было подробно прописано наполнение страницы каждого направления и отдела, вкладки, ссылки, адреса электронной почты. Всё это согласовал отдел внутренних коммуникаций, и командой IT проект был запущен в реализацию. Когда сотрудники IT создали каркас страницы, мы совместно с отделом внутренних коммуникаций наполнили ее контентом.

Таким образом, процесс занял чуть больше полугода.

Какую информацию мы размещаем на своей странице?

• Контактные карты сотрудников в разрезе обслуживаемых компаний.
• Регламенты, карты и описания бизнес-процессов.
• Инструкции и бланки заявлений, которые можно легко скачать.
• Информацию о проектах.
• Весь пул заявок на сервисы ОЦО, в том числе: запрос на методологическую консультацию, запрос на сверку с контрагентами, запрос на выдачу справок и документов из архива.

Теперь сотрудники могут без труда заказать справку с работы, копию трудовой книжки, подать идею, связаться с нужным им сотрудниками ОЦО, задать вопрос директору ОЦО (для этого есть быстрая кнопка) или перейти в нужный сервис.

Также мы разместили:

• презентации проектов ОЦО;
• описание функций, которые обеспечивают наши направления и отделы;
• информацию о роботизированных процессах, которая регулярно актуализируется;
• информацию о конкурсах ОЦО;
• новости;
• ответы на часто задаваемые вопросы;
• путеводитель для новичка.

Кстати, для новичков у нас есть целая страничка, где можно найти исчерпывающую информацию для знакомства с компанией и ОЦО. 

Своя страничка есть у каждого направления и отдела. Например, на странице фронт-офисов, которые разбросаны по регионам, представлены сведения о географии с перечнем обслуживаемых бизнес-единиц и о наличии на площадке архива, а также статистика по принятым в архив и отсканированным документам.

Находясь на странице ОЦО, каждый сотрудник может отправить заявку на доступ к информационным системам: 1С, SAP, OpenText, сообщить о проблемах закрытия и получить поддержку от ключевых пользователей.

Как готовится информация для размещения?

На базе интранета, в рамках заявочной системы, есть заявка на настройку/изменение интранет-портала. Держателями портала являются отдел внутренних коммуникаций и команда IT. Сотрудники в свободной форме формулируют требования к желаемым изменениям/корректировке/публикации и оформляют заявку, которая отправляется на согласование и исполнение сотрудникам IT и внутрикома.

Странички функций владельцы страниц наполняют самостоятельно. У нас есть своя редакция страницы ОЦО — группа креативных и талантливых сотрудников с полномочиями редактировать страницу. Если нужно актуализировать или добавить информацию, то такие запросы направляются в редакцию. 

Удалось ли достичь результатов, на которые рассчитывали?

О результатах говорить еще рано, но уже за такое короткое время мы актуализировали наши проекты, презентации по итогам работы за 2020 год, разместили очень много новостей. И получили от коллег ряд предложений, как можно улучшить нашу страницу.

Конечно, потребуется время, чтобы приучить сотрудников обращаться в ОЦО через портал. Поэтому мы акцентируем на этом внимание сотрудников и клиентов: направляем им информационные рассылки о возможностях портала.

Сейчас в компании запущен проект по реновации интранета: его цель — создать корпоративный портал нового уровня, с современным дизайном и удобным интерфейсом. Реновация будет проходить в пять этапов, сейчас мы находимся на первом из них — это аудит интранета. Страница ОЦО будет меняться вместе с интранетом и будет только лучше!