МФЦ «Полюс» стал победителем конкурса «Лучший ОЦО-2021» в номинации «Новые сервисы ОЦО». Александр Нестеров, руководитель по обработке данных МФЦ «Полюс», рассказал Клубу ОЦО, благодаря каким факторам Центру удалось быстро запустить новый сервис «Stop Covid» в разгар первой волны пандемии и как этот проект дал толчок внедрению цифровых паспортов сотрудников в группе компаний.
Предпосылки проекта
В Группу компаний «Полюс» входит пять горно-обогатительных комбинатов (ГОКов), работа на которых строится вахтовым методом: работники производственных, сервисных и подрядных организаций заезжают на территорию ГОКов на два месяца, проживают и работают там, после чего их меняют другие сотрудники. Одномоментно на территории самого крупного ГОКа (Олимпиаднинского) может находиться до 5 тыс. сотрудников.
Весной 2020 года — в разгар первой волны пандемии — производственной компании было очень важно контролировать заезд, численность, состояние здоровья сотрудников на территории ГОКов, чтобы не допустить сбоев в ежедневной работе производства. В связи с этим «МФЦ Полюс» решил стать площадкой для разработки и продвижения сервиса Stop Covid, который бы позволил контролировать местонахождение сотрудников, а также состояние их здоровья. Проект осуществлялся в тесном сотрудничестве и кооперации с Управляющей компанией и блоком по персоналу «Полюс Красноярск». Именно локация «Полюс Красноярск» — Олимпиаднинский ГОК стала первой площадкой внедрения сервиса.
Как осуществлялся проект
IТ-база проекта. На разработку проекта у МФЦ ушло семь рабочих дней. В компании уже была внедрена система внутреннего электронного документооборота, в которой всем сотрудникам был присвоен свой идентификатор (ID физлица). Мы доработали функционал этой системы и быстро и с минимальными затратами внедрили дополнительный модуль, который позволил сформировать QR-коды сотрудников, а также загружать в систему результаты их тестирования на ковид и формировать аналитические отчеты для бизнеса. Дизайн и архитектуру сервиса помог разработать блок трансформации бизнеса.
В результате все сотрудники получили QR-коды как в мобильных приложениях (электронные пропуска), так и на физических носителях (бумажные пропуска), что позволило им регистрировать свое текущее местоположение, а руководителям производственной компании — понимать, кто где находится на данный момент: на карантине, на производственной площадке, в обсервации и т.д., — и благодаря этому прогнозировать обеспеченность площадки персоналом.
Информирование сотрудников. Большое внимание было уделено кампании по информированию сотрудников о новой системе доступа на ГОК. Мы делали рассылки, выдавали памятки на местах, кроме того, запустили чат-бот в Viber. У нас работала круглосуточная горячая линия поддержки по всем возникающим вопросам. Благодаря этим инструментам все сотрудники находились в едином информационном поле.
Ежедневная отчетность. На базе OLAP-кубов и дашбордов Power BI мы внедрили ежедневную отчетность для бизнес-единиц, чтобы менеджмент мог оперативно получать любую информацию, которая им важна, и планировать численность персонала на производственных площадках.
Полученные выгоды от внедрения нового сервиса
Перечислю здесь лишь наиболее важные преимущества, который нам позволил получить новый сервис.
- Персонализированный учет большого количества сотрудников и работников подрядных организаций.
- Оперативная маршрутизация работников.
- Формирование аналитики для принятия управленческих решений.
- Немедленное реагирование на изменение эпидемиологической обстановки.
- Упрощенная схема обсервации работников с антителами и сокращение затрат на обсервацию.
- Оптимизация трудозатрат специалистов охраны труда и медицинского персонала.
- Единое информационное поле в компании и ее бизнес-единицах.
- Управление вакцинацией сотрудников от COVID-19 с учетом наличия/отсутствия антител.
- Повышение осведомленности сотрудников.
Цифровые паспорта сотрудников как развитие проекта
Накопленный опыт получил свое развитие в новой программе «Полюса» — цифровой паспорт сотрудника. На сегодняшний день в пилотном режиме все сотрудники Олимпиаднинского ГОКа обеспечены картами-пропусками (проксикартами) вместо QR-кодов. Регистрация в системе учета местоположения является обязательным условием въезда и проживания на территории ГОКа.
Введение цифровых паспортов позволяет вести учет рабочего времени сотрудника и высвободить рабочее время руководителя подразделения. Также у нового инструмента есть контрольная функция — повысить качество заполнения табелей и начисления зарплаты. Сейчас развивается проект личного кабинета сотрудника, и в рамках этого проекта в будущем предполагается использование проксикарты для простой электронной подписи: часть производственного документооборота будет переведена в электронную форму с возможностью подписывать документы этой картой.
Одно из перспективных направлений использования цифровых паспортов — организация заезда на ГОК по принципу «одного окна»: въезжающему достаточно будет заблаговременно сообщить плановую дату заезда, предоставить пакет документов, и все кадровые и организационные вопросы будут решены до появления сотрудника на площадке.
Кроме того, у нас на производственных площадках работает большое количество иностранных работников, и цифровые паспорта дают нам дополнительную возможность контролировать постановку этих работников на учет в миграционной службе и снятие с учета в срок, что позволяет компании избежать штрафов, которые грозят в случае нарушения порядка учета иностранных граждан.
В целом цифровые паспорта позволят в будущем добавлять любой необходимый бизнесу функционал по каждому сотруднику.
Планируется, что проект по внедрению цифровых паспортов будет тиражирован на всю группу компаний «Полюс» и на всех сотрудников: и ГОКов, и УК, и МФЦ.
Ключевые факторы успеха нового сервиса
- Слаженная работа всей команды группы компаний.
- Наличие IТ-базы МФЦ «Полюс»: системы внутреннего ЭДО, IТ-инструментов для ведения аналитической отчетности.
- Оперативная реакция МФЦ на возникающие потребности бизнеса, то есть партнерская позиция по отношению к бизнесу.
Высокие столы. Приживется ли новый офисный тренд?
Разбираемся, действительно ли работа стоя повышает производительность сотрудников.
Общие принципы работы ОЦО
Зачем создаются Общие центры обслуживания и как их задачи меняются в процессе развития.
