Минтруда продлевает эксперимент по кадровому ЭДО, особенности применения акта о приеме МЦ в электронном виде, и два базовых законопроекта: о кадровом ЭДО и о конвертации бумажных документов в электронные и создании цифровых архивов. Читайте об этом в подборке самых важных нововведений в российском ЭДО от компании Deloitte Russia.
Законопроект о конвертации бумажных документов в электронные и создании электронных архивов документов внесен в Госдуму РФ
Разработчики законопроекта оценили затраты на обслуживание бумажного документооборота в 2019 году в 3,5 трлн руб., что составляет 3,7% от ВВП страны за 2018 год. Именно по этой причине постепенный переход к электронному документообороту назван одной из приоритетных задач.
В соответствии с законопроектом предлагается создать правовую базу для обеспечения возможности использования электронных документов на протяжении всего срока их хранения, в том числе при переходе на новые форматы.
Законопроектом предусматриваются:
- правила создания электронных дубликатов бумажных документов, а также конвертации электронных документов;
- запрет на создание электронных дубликатов, а также конвертацию отдельных документов, в их числе документы, содержащие государственную тайну, а также документы, определяемые отраслевым законодательством;
- порядок хранения электронных документов — такие документы можно будет хранить самостоятельно или передать на хранение специализированной компании, получившей соответствующую лицензию;
- порядок лицензирования специализированных компаний, которые смогут оказывать услуги по конвертации, созданию электронных дубликатов и хранению электронных документов.
Также в законопроекте прописаны правила хранения электронных документов, в частности следующие условия:
- должна обеспечиваться целостность и неизменность электронных документов, а также возможность их представления третьим лицам;
- все действия с электронным документом должны автоматически регистрироваться;
- документ должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью;
- должны быть соблюдены требования к хранению электронных документов (будут утверждены отдельно);
- сокращение срока хранения исходных документов — если документ был конвертирован в другой формат или был создан электронный дубликат бумажного документа, то срок хранения исходного документа может быть сокращен до одного года, если другие сроки хранения не предусмотрены иными нормативными актами.
Кадровый электронный документооборот будет урегулирован на законодательном уровне
Соответствующий законопроект внесен в Госдуму РФ. Согласно ему работодатели смогут принять решение полностью перейти на кадровый электронный документооборот (ЭДО) без дублирования документов на бумажном носителе.
Перевод на кадровый ЭДО будет осуществляться на основании локального нормативного акта, где должен быть указан срок, в который всех сотрудников проинформируют об этом решении, и информационная система, которая будет использоваться для кадрового ЭДО.
При этом сотрудники будут вправе отказаться от перехода на кадровый ЭДО (если сотрудник не предоставит отказ в течение установленного времени, будет считаться, что он согласен с переходом).
В том случае, если от кадрового ЭДО откажется менее половины сотрудников, работодатель будет вправе распространить кадровый ЭДО на всю компанию без исключений.
Работодатели смогут использовать для кадрового ЭДО единую платформу «Работа в России» или любую другую информационную систему, которая позволяет хранить и подписывать электронные документы, а также фиксировать и подтверждать факт ознакомления с ними.
Если работодатель выбрал организацию кадрового ЭДО через собственную систему, то все сопутствующие расходы он будет нести самостоятельно.
Требования к виду электронной подписи будут зависеть от системы, в которой организован кадровый ЭДО:
- для собственной информационной системы работодатели должны использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, сотрудники — усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную электронную подпись (все расходы, связанные с получением сотрудником электронной подписи, несет работодатель; сотрудник также вправе использовать ранее полученную им электронную подпись);
- для системы «Работа в России» работодатели будут использовать усиленную квалифицированную электронную подпись или усиленную неквалифицированную электронную подпись, сертификат ключа проверки которой получен через портал Госуслуг, а сотрудники — простую электронную подпись, ключ которой получен через портал Госуслуг, или усиленную неквалифицированную электронную подпись, сертификат ключа проверки которой получен через портал Госуслуг.
Для создания электронных документов будут составлены единые требования, которые разработает Минтруда России.
В случае принятия законопроект вступит в силу 16 ноября 2021 года (положения о едином формате электронных кадровых документов — 1 октября 2022 года).
Установлен срок действия порядка уничтожения ключей электронной подписи, хранимых АУЦ по поручению владельцев квалифицированных сертификатов электронной подписи
Приказ Федеральной службы безопасности Российской Федерации от 13 апреля 2021 года № 143 «О внесении изменения в пункт 2 приказа ФСБ России от 4 декабря 2020 года № 554 “Об утверждении Порядка уничтожения ключей электронной подписи, хранимых аккредитованным удостоверяющим центром по поручению владельцев квалифицированных сертификатов электронной подписи”» устанавливает срок окончания действия порядка — 1 января 2027 года.
Установлен срок действия требований к средствам доверенной третьей стороны, включая требования к используемым доверенной третьей стороной средствам электронной подписи
Приказ Федеральной службы безопасности Российской Федерации от 13 апреля 2021 года № 144 «О внесении изменения в пункт 2 приказа ФСБ России от 4 декабря 2020 года № 556 “Об утверждении Требований к средствам доверенной третьей стороны, включая требования к используемым доверенной третьей стороной средствам электронной подписи”» устанавливает срок окончания действия требований — 1 января 2027 года.
ФНС России пояснила порядок применения акта о приеме материальных ценностей и/или расхождениях, выявленных при их приеме, в электронной форме для целей исчисления НДС
Ведомство сообщило, что порядок сообщения покупателем продавцу об ошибочной информации в документе законодательством не установлен, что дает сторонам возможность самостоятельно определять порядок взаимодействия с целью исправления обнаруженных в документах ошибок.
Для отражения ценовых отклонений ФНС России утвержден формат документа, оформляющего факт приема материальных ценностей и/или факт расхождений, выявленных при приеме товаров.
Ведомство также напомнило, что при изменении стоимости товаров (работ, услуг) в отсутствие документов, подтверждающих согласие покупателя на изменение стоимости, корректировочный счет-фактура не выставляется — в этом случае исправления вносятся в первоначальный счет-фактуру.
С 1 сентября ФНС будет выполнять функции аккредитованного удостоверяющего центра при создании и выдаче КСКПЭП
14 мая 2021 года Минюст зарегистрировал приказ ФНС России от 30 декабря 2020 года № ВД-7-24/982@ «Об утверждении Порядка реализации Федеральной налоговой службой функций аккредитованного удостоверяющего центра и исполнения его обязанностей». С 1 сентября 2021 года создание и выдача КСКПЭП (квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи) удостоверяющим центром ФНС России будут осуществляться в соответствии с утвержденным порядком.
Порядок содержит перечень реализуемых функций (оказываемых услуг), права и обязанности УЦ ФНС России, порядок и сроки выполнения процедур (действий), необходимых для предоставления услуг.
На официальном сайте ФНС размещается информация об адресах официальных сайтов и доверенных лиц, наделенных полномочиями на прием заявлений о получении КСКПЭП, о справочных телефонах, адресах, графике работы мест выдачи и службе технической поддержки.
Предоставление доступа к информации, содержащейся в реестре КСКПЭП, включая информацию о прекращении действия КСКПЭП или об аннулировании КСКПЭП, осуществляется безвозмездно с использованием сервиса УЦ ФНС России.
Приказ вступает в силу с 1 сентября 2021 года и действует до 1 сентября 2027 года.
Минтруда продлевает эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой
Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 29 апреля 2021 года № 297н «О внесении изменений в Положение о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденное приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 мая 2020 года № 240н» (документ не вступил в силу) продлевает эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой, до 15 ноября 20121 года. Участвующие в эксперименте работодатели предоставляют информацию о результатах проведения эксперимента до 15 августа 2021 года.
Расширен перечень видов электронной подписи при обращении в электронной форме за получением государственной или муниципальной услуги
В частности, предусмотрена возможность использования усиленной неквалифицированной электронной подписи.
Также установлены условия использования электронной подписи.
Чат-боты в Магните: быстро, недорого и эффективно
Александр Ткаченко рассказывает о запуске первого чат-бота «Магнита», об умениях будущих виртуальных помощников, и делится советами по внедрению ботов.
ОПЫТ: Роботизация оформления командировок
Рассказываем подробно, как в ЦКР подошли к оптимизации сервиса оформления командировок.
