Модели работы с сотрудниками бэк-офисных функций: плюсы и минусы

Подходы к организации поддерживающих функций для бизнеса – будь то бухгалтерия, HR, административная работа, IT-сервисы, – влияют на скорость бизнеса, стоимость и юридическую устойчивость. Ольга Незговорова, заместитель директора по услугам в области управления персоналом, SCHNEIDER GROUP, рассмотрела возможные модели организации работы с сотрудниками, выполняющими подобные функции для бизнеса, их плюсы и минусы, а также дала рекомендации коллегам о том, на что обращать внимание при выборе схемы работы с персоналом.

1. Штатные сотрудники

Описание. Сотрудники трудоустроены непосредственно в компанию по трудовым договорам. Компания полностью контролирует процесс и несёт обязательства работодателя.

Плюсы

• Максимальный контроль и уровень вовлечённости.
• Прозрачность ответственности и стандартов качества.
• Лучшая защита конфиденциальной информации.

Минусы

• Высокая постоянная нагрузка на фонд оплаты труда (зарплата + налоги + соцвзносы).
• Административные и управленческие расходы (HR, обучение).
• Низкая оперативная гибкость при сезонных/проектных пиках.

Кому наиболее подходит данная модель. Для ключевых функций, где критичны контроль, безопасность данных и долгосрочная экспертиза (финансы, IT-безопасность, управление).

Возможные риски и способы их снижения.

• Перерасход бюджета – регулярное планирование фонда оплаты труда и оптимизация процессов; 
• Текучесть кадров – инвестиции в обучение и мотивацию сотрудников.

2. Аутсорсинг

Описание. Передача целевой функции внешнему подрядчику (он отвечает за результат, вы платите за услугу). Примеры: расчет заработной платы, бухучёт, юридическое сопровождение, первичная IT-поддержка.

Плюсы

• Снижение операционных затрат и «вынесение» рутинных процессов.
• Доступ к специализированным компетенциям и инфраструктуре подрядчика.
• Простое масштабирование услуг под потребности бизнеса.

Минусы

• Возможная потеря оперативного контроля и возникновения зависимости от подрядчика.
• Если подрядчик является физическим лицом и фактически действует под управлением заказчика, возможно признание отношений трудовыми с последующим доначислением налогов, сборов и штрафов.
• Качество зависит от профессионализма и опыта контрагента.

Кому наиболее подходит данная модель. Для сервисных и рутинных процессов, которые легко описать в соглашении об уровне обслуживания SLA (расчет заработной платы, отчётность, поддержка пользователей). 

Меры по снижению юридических и операционных рисков:

• Договариваться о чётких SLA, KPI, включение права на аудит.
• Разделять функции управления и исполнения (чёткие инструкции, отсутствие прямого руководства со стороны заказчика над персоналом подрядчика).
• Проводить комплексную проверку подрядчиков (финансы, судебная история, отзывы).

3. Аутстаффинг 

Описание. Предоставление персонала через аккредитованные агентства: работник оформлен в агентстве занятости, но фактически работает у заказчика. В России действует специальная регламентация: допускается лишь при соблюдении условий и аккредитации агентств. По такой схеме, например, ранее работал с рядом сотрудников сервисный центр «Проктер энд Гэмбл» в России.

Плюсы

• Гибкость (быстрое увеличение/сокращение штата при пиках).
• Снижение части HR-администрирования для заказчика (подбор, оформление, выплаты ведёт агентство).

Минусы

• Жёсткие правовые ограничения – может предоставляться только аккредитованным частным агентством занятости. По последним опубликованным данным, в России насчитывается более 3217 частных агентств занятости, реестр таких агентств доступен на сайте Роструда
• Ограничения по видам работ, срокам и условиям. Для частных агентств занятости (ЧАЗ) в России действуют строгие ограничения по видам работ, срокам и условиям предоставления труда работников (персонала). Эти ограничения установлены главой 53.1 Трудового кодекса РФ и Федеральным законом от 05.05.2014 № 116-ФЗ
• Заказчик сохраняет ответственность за соблюдение требований охраны труда и обеспечивает условия труда.

Кому наиболее подходит данная модель. Для временных проектов, сезонных работ, замены сотрудников на период отсутствия. 

Меры по снижению юридических и операционных рисков:

• Работать только с аккредитованными агентствами.
• Прописывать зоны ответственности в договоре. 

Рекомендации по подготовке договора:

1. Избегать формулировок, которые создают впечатление прямого подчинения («работники Заказчика», «под управлением руководителя Заказчика»).
2. Сделать приложение — матрицу RACI (Responsible / Accountable / Consulted / Informed) — где четко показано, кто за что отвечает.
3. Установить механизм урегулирования инцидентов: кто оформляет акт, кто уведомляет инспекцию, кто несет расходы при штрафе.
4. Прописать, что ЧАЗ несет риск переквалификации отношений и обязуется возместить убытки, если нарушение вызвано его действиями.

4. Лизинг персонала 

Описание. Модель, схожая с аутстаффингом, также предоставляется только частным агентством занятости, но выбор конкретного исполнителя остается на стороне провайдера. Данный формат может быть удобен для краткосрочных проектов.

Плюсы

• Оперативная настройка под задачи
• Быстрая замена сотрудника на проекте на равнозначного по квалификации в случае внезапного или временного выбытия.
• Более квалифицированные специалисты уже в штате частного агентства занятости готовые незамедлительно приступить к проекту.

Минусы и риски

• Ограниченное вовлечение заказчика в выбор предоставляемого персонала, фокус только на профессиональных компетенциях.
• При недостаточно четком формулировании заказчиком требований, не полное соответствие компетенции специалиста задачам заказчика выявляются уже в ходе работы на проекте.

Меры по снижению юридических и операционных рисков:

• Обеспечить прозрачность договоров. 
• Проводить контроль работы, выполненной предоставленным персоналом.

Критерии выбора модели: практический чек-лист

На рисунке представлен чек-лист для выбора подходящей модели работы с сотрудниками.

1. Определить категорию и приоритетность функции: критичные → штат; повторяющиеся сервисы → аутсорсинг; временные пики → аутстаффинг.
2. Оценить риски соответствия: налоговые, трудовые, репутационные.
3. Провести комплексную, всестороннюю проверку контрагентов: аккредитация, финансовое положение, судебная история.
4. Закрепить детали в договоре: SLA, KPI, зоны ответственности, право на аудит, механизмы контроля качества и штрафы.
5. Обеспечить прозрачность операционного взаимодействия: должностные инструкции, акты приёма-передачи, регламенты.
6. Привлечь юриста и налогового консультанта для аудита выбранной схемы до запуска.

Заключение

Каждая модель управления персоналом – это стратегический инструмент для решения определенной задачи. Штат даёт контроль и безопасность; аутсорсинг – эффективность и экономию; аутстаффинг – гибкость администрирования; лизинг – быстрое закрытие потребностей бизнеса. Оптимальное решение часто комбинирует несколько моделей: ключевые компетенции в штате + сервисы на аутсорсинге + временные ресурсы через аккредитованных провайдеров.