Какой функционал по управлению дебиторкой выводят в ОЦО

Управление дебиторской задолженностью (ДЗ) до сих пор часто остается в бизнес-подразделениях, тогда как ОЦО выполняют лишь рутинные функции, например, готовят отчетность по просроченной дебиторке. Клуб ОЦО постарался разобраться, какой именно функционал по работе с ДЗ выводят в ОЦО и какие службы занимаются этой работой.

Определение кредитных лимитов для клиентов и их контроль

Достаточно часто вопрос определения кредитных лимитов для клиентов относится к компетенции управляющей компании, однако УК может отвечать только за методологию расчета лимитов, а практической работой занимаются либо казначейская служба ОЦО, либо другие подразделения.

Наталья Сапогова, руководитель управления по контролю расчетов с контрагентами, ОМК-ЦЕС, отмечает, что всю работу с ДЗ в их компании можно разделить на три глобальных этапа: подготовка к заключению сделки, исполнение сделки и возникновение просроченной задолженности.

Когда начинается подготовка к заключению сделки, то благонадежность контрагента оценивает служба безопасности и на основании этой оценки определяется сумма потенциальной дебиторки. Если ожидается ДЗ, то управление по контролю расчетов с контрагентов определяет кредитный лимит на основе методологии, подготовленной казначейством УК.

Далее при согласовании карточки договорного документа на маршруте согласования проверяются полномочия подписанта, который имеет право согласовать дополнительную отсрочку. На стадии исполнения договора мониторится соблюдение кредитных лимитов и отсутствие негативных событий по контрагентам.

В ОЦО «Ростелеком» на этапе заключения договора соответствующая служба ОЦО вместе с бизнес-сегментом оценивает перспективность такого договора, подсвечивает риски для бизнеса, например, определенные ограничения либо условия договора, неудобные для компании, то есть осуществляет своего рода дополнительный контроль.

В компании «Арнест Юнирусь» все ключевые решения по клиентам принимаются с участием финансового менеджера – бизнес-партнера, который является связующим звеном между сервисными службами и командой продаж и клиентом.

Его основная задача – помогать решать наиболее сложные вопросы, – от определения уровня кредитного лимита и приемлемого уровня рисков, до решения по отгрузке товара при наличии просроченной ДЗ.

Подготовка отчетности по ДЗ

Все опрошенные нами ОЦО готовят для бизнеса отчетность по ситуации с ДЗ в компании. Пожалуй, этот функционал является наиболее типичным для сервисных центров. 

В «X5 Поддержки Бизнеса» управление сопровождения операций по финансовому контролю и планированию готовит централизованный отчет по дебиторской задолженности – в разрезе контрагентов, заказов, бизнес-единиц. Аналогичные отчеты для отдела продаж готовят бэк-офисные службы «Арнест Юнирусь».

В ОЦО «Ростелеком» отдельный департамент централизованно сопровождает всю отчетность и аналитику компании по дебиторской задолженности – на базе централизованной отчетности, которая доступна и бизнес-сегменту – в онлайн-режиме он может оценивать текущую ситуацию.

В ОМК-ЦЕС управление по контролю расчетов с контрагентами также выгружает стандартные отчеты по ДЗ и отправляет их менеджерам для регулярного мониторинга.

Работа с просроченной ДЗ – от информирования до судебного взыскания

В части работы с дебиторской задолженностью у многих сервисных центров и бэк-офисных подразделений в первую очередь стоит задача по контролю уровня просроченной ДЗ, в том числе обзвон клиентов, имеющих просроченную ДЗ, а также документальное сопровождение судебных споров. 

В ведении «X5 Поддержки Бизнеса», в первую очередь, – традиционная работа с дебиторами: коммуникации по заведенным договорам с контрагентами на предмет погашения дебиторской задолженности, предоставления закрывающих документов, Особое внимание уделяется ДЗ со сроком свыше 60 дней. 

На ежемесячной основе по просроченной дебиторской задолженности собирается обратная связь от бизнес-функций – они комментируют, почему дебиторскую задолженность нельзя закрыть, например, идет судебное разбирательство или какие-то другие причины. На основе этой информации принимается решение, каким образом решать сложившуюся проблему.

В «Арнест Юнирусь» бэк-офисные службы при наличии просроченной дебиторки также проводят созвоны и сверки с клиентами, а при необходимости готовят весь пакет документов для страховой компании или же для судебного разбирательства. 

Юрий Снарский, директор департамента по работе с дебиторской задолженностью, ОЦО «Ростелеком», отмечает, что его служба является по сути «руками», которые организовывают взаимодействие с клиентами на всех уровнях по поводу дебиторской задолженности, а также организовывает взыскание ДЗ. В чем-то эта работа близка к коллекторской, однако – и это ключевое отличие от коллекторов – задача сотрудников – одновременно и взыскать ДЗ, и сохранить клиента.

В частности, досудебное взыскание – это информирование дебиторов посредством различных каналов – смс, письма, голосовое информирование через контакт-центр. Также департамент обеспечивает полный цикл работы на всех этапах судебного взыскания – от момента обращения в суд до решения суда, и опять-таки – получения денег с клиента. С крупными клиентами ведется индивидуальная работа в тесной связке с бизнесом.

В ОМК-ЦЕС вместе с бизнесом идут консультации с клиентом по вариантам погашения дебиторки. При наличии просрочки определенного уровня именно ЦЕС имеет право блокировать отгрузки и платежи. Также ЦЕС контролирует, чтобы бизнес-подразделения своевременно предъявляли претензии клиентам и начисляли неустойки.

Участие в работе кредитных комитетов

Исходя из анализа информации, полученной от бизнеса и дебитора, управление по контролю расчетов с контрагентами ОМК-ЦЕС принимает решение, какие позиции необходимо выносить на рассмотрение на кредитные комитеты, – коллегиальный орган, в работе которого принимают участие юристы, безопасники, сотрудники службы внутреннего аудита, директора от бизнеса, при необходимости привлекаются дополнительные эксперты, в том числе бухгалтеры, налоговики и т.д.

Кредитные комитеты в ОМК-ЦЕС проходят на еженедельной основе. 

В «Арнест Юнирусь» кредитные комитеты также проводятся еженедельно, что позволяет более оперативно контролировать ситуацию и лучше понимать клиентов. 

Заседания комитета в компании структурированы по клиентам. Такая модель работы позволила компании снизить уровень просроченной дебиторской задолженности.

Резюме

Компетенции сотрудников ОЦО по работе с дебиторской задолженностью постепенно расширяются. В зрелых центрах сотрудники ОЦО в тесном контакте с бизнесом устанавливают и контролируют кредитные лимиты для контрагентов, постоянно мониторят уровень ДЗ, ведут работу по истребованию просроченной ДЗ и выносят сложные вопросы на кредитные комитеты. Этим занимаются как казначейские службы, так и управления по работе с контрагентами, по работе с ДЗ, а также управления по сопровождению операций по финансовому планированию и контролю.