Сообщество профессионалов выделенного сервиса
tg
Стать резидентом Стать резидентом Вход
Какие документы кадровая служба не обязана предоставлять сотрудникам
Статья 05.09.2025

Какие документы кадровая служба не обязана предоставлять сотрудникам

Сегодня все больше компаний переходят на КЭДО. Однако бумажные кадровые документы по-прежнему применяются во многих компаниях, а сотрудники регулярно запрашивают их у HR-менеджера или кадровой службы, что, порой, требуют серьезных временных затрат и трудозатрат со стороны кадровых работников. Всегда ли HR-служба должна предоставлять любой документ по запросу сотрудника, когда она имеет право отказать, не нарушив при этом права работника, — ответы на эти вопросы в нашем материале.

Законодательная база

Право работников запрашивать у работодателя трудовые документы предусмотрено частью 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ. Однако в этой статье приведен обобщенный перечень документов, которые работодатель обязан выдать по запросу работнику. Кроме того, она содержит неконкретные формулировки – копии документов, связанных с работой, и другое, что позволяет сотруднику, в том числе бывшему, множество раз запрашивать большое количество документов.

Отсутствие правовой определенности в конструкции ч. 1 ст. 62 ТК РФ вынуждает работодателей в довольно короткий – трехдневный – срок, установленный той же статьей, копировать требуемые документы, делать выписки  из них, заверять и предоставить работнику документы по запросу, что ведет к серьезным трудозатратам кадровиков.

Непредставление работодателем документов, запрашиваемых работником, является нарушением трудового законодательства и влечет за собой административное наказание в виде предупреждения или наложения административного штрафа на виновных лиц в размере до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Риск привлечения работодателя к административной ответственности за каждый факт непредоставления документов по запросу работника вызывает дискуссии не только в юридическом сообществе, но и во всех подразделениях, соприкасающихся с наймом работников, их оформлением и ведением трудовых отношений. Ни один работодатель не желает попасть в фокус государственной инспекции труда или органов прокуратуры. И вот уже на сайте прокуратуры Московской области отмечается, что перечень документов, копии которых работодатель обязан предоставить работнику, приведенный в ст. 62 ТК РФ, не является исчерпывающим.

Судебная практика

Ввиду расширительного толкования ч. 1 ст. 62 ТК РФ имеет смысл обратиться к судебной практике.

Где проходит грань между трудовым правом работника и злоупотреблением этим правом при отсутствии ясной правовой регламентации перечня документов, выдаваемых сотруднику?

На этот вопрос ответил, в частности, Третий кассационный суд общей юрисдикции в определении от 25.06.2025 № 88-12159/2025. 

Истец обратилась к акционерному обществу «Балтийский завод» о признании незаконным решения об отказе в предоставлении копии Положения о порядке служебного командирования. Истец обосновала свой иск тем, что отказ в выдаче Положения нарушает ее право, поскольку документ необходим ей для разрешения спора с работодателем, связанного с оплатой дней командировки. Первая и апелляционная инстанции отказали истице в удовлетворении исковых требований. 

Отказывая в удовлетворении жалобы, кассационный суд указал, что на работодателя законом возложена обязанность выдать работнику безвозмездно по его письменному заявлению документы, связанные с работой, либо их заверенные копии в установленный законом срок.

Согласно положениям ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

В соответствии с ч. 1 ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Положение о порядке командирования не связано с работой конкретного истца, является локальным нормативным актом АО «Балтийский завод», регламентирующим порядок направления в командировку всех работников общества. С этим Положением работодатель, исходя из норм ч. 3 ст. 68 ТК РФ, обязан только ознакомить работника под роспись, то есть оно не относится к категории документов, которые следует выдать сотруднику согласно ст. 62 ТК РФ, – отметил суд.

Подобные подходы в судебной практике не единичны. Для примера приведем определение Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 15.07.2021 № 8Г-13629/2021 [88-16817/2021], в котором суд постановил, что компания не обязана предоставлять работнику копии материалов служебной проверки работодателя согласно ТК РФ. Седьмой кассационный суд общей юрисдикции в определении от 21.09.2021 № 8Г-12981/2021 [88-13312/2021] указал, что запрошенные документы не содержат сведений о работе сотрудника, а являются лишь основаниями для принятия работодателем кадровых решений.

Таким образом, работодателям при приеме на работу рекомендуется ознакомить работников (под роспись) с   локальными актами компании, однако документы, которые не относятся к непосредственной деятельности сотрудника, он не обязан выдавать по его запросу. Это нужно учитывать специалистам кадровых служб во избежание злоупотреблений со стороны работников компании.

Как централизовать новые сервисы с пользой для бизнеса
Как централизовать новые сервисы с пользой для бизнеса
#Лучший опыт, #Развитие ОЦО, #Управление эффективностью

Наталья Гайнуллина, X5 Group, – о том, на что делать упор во взаимодействии с бизнесом при переводе новых сервисов на обслуживании

Похожие Статьи

Работа с командой: топ-5 актуальных трендов индустрии
#HR #Лучший опыт
Работа с командой: топ-5 актуальных трендов индустрии

Изменение подходов сервисных центров к подбору, адаптации и обучению сотрудников в условиях кризиса на рынке труда.

Корпоративные ценности – через театр: опыт «Норникель Спутник»
#HR #Развитие ОЦО
Корпоративные ценности – через театр: опыт «Норникель Спутник»

Алексей Калинин, «Норникель Спутник», – о том, как сотрудники компании стали актерами и зрителями спектакля о корпоративных ценностях.

«Корпоративная культура ОЦО строится на семейных ценностях»
#HR #Развитие ОЦО
«Корпоративная культура ОЦО строится на семейных ценностях»

Елена Слепова, ОЦО сети аптек «Здоровье», – о том, как удается поддерживать низкую текучесть кадров в условиях ограниченных ресурсов

Оценка эффективности ИТ-функции: итоги исследования
#Тренды #Управление эффективностью #Цифровизация
Оценка эффективности ИТ-функции: итоги исследования

Какие ИТ-процессы являются наиболее зрелыми в компаниях, какие метрики позволяют корректно оценить качество ИТ-услуг, а также роль ИИ в повышении эффективности ИТ