Сообщество профессионалов выделенного сервиса
Стать резидентом Стать резидентом Вход
Электронный архив как источник добавленной стоимости для клиента
Статья 13.06.2024

Электронный архив как источник добавленной стоимости для клиента

Электронный архив позволяет не только получать и хранить все необходимые клиенту документы, но и оптимизирует процесс сбора документов, в том числе для подтверждения нулевой ставки НДС. Директор по развитию СЦ ФЕСКО Елена Кондратьева рассказала Клубу ОЦО, как СЦ создавал электронных архив, почему менялся подход к наполнению архива документами и какие выгоды получил бизнес благодаря внедрению архива.

Клиент, заказывая перевозку, оплачивает не только наличие актива, расписание и выполнение графика, но также и сервис. Одним из столпов качественного логистического продукта является документооборот, – не только по итогу закрытия перевозки, но и на всем пути по мере движения груза. За счет оперативного обеспечения клиентов документами СЦ ФЕСКО удалось значительно повысить качество сервиса.

Создание электронного архива в Личном кабинете

Важное направление цифровизации ФЕСКО – развитие сервисов в Личном кабинете клиента (см. рис. 1).

Контент доступен зарегистрированным пользователям!
Рисунок 1. Личный кабинет клиента ФЕСКО

Одна из опций Личного кабинета для клиента – это оперативное получение документов по перевозке. На стороне ОЦО этот сервис клиенту обеспечивает система электронного архива. Первоначально от электронного архива требовалось обеспечить организованное структурированное хранилище финансовых документов для их отражения в бухгалтерском учете. В то же время помимо финансовых документов ОЦО стал наполнять электронный архив и перевозочными документами. 

Стоит отметить, что в силу специфики бизнеса объем перевозочной документации у нас измеряется десятками тысяч документов ежемесячно. Постоянно расширяя спектр видов документации и собирая документы из всевозможных источников, мы сформировали востребованный внутренний сервис для наших бизнес-активов – централизованный электронный архив. На том этапе бизнес окончательно отказался от разрозненного хранения финансовых и перевозочных документов на различных локальных ресурсах в пользу централизованного электронного архива.

Оцифровка документов для архива

Электронный архив плотно интегрирован в наш корпоративный ИТ-ландшафт. Еженедельно в электронный архив поступает порядка 40–50 тысяч перевозочных документов. Чтобы обеспечить стабильную оперативную обработку такого потока документов должен быть выстроен грамотный процесс в режиме конвейера.  

Изначально в 2018–2019 гг. наполнение электронного архива документами шло путем их оцифровки с применением технологий оптического распознавания.  Типовая последовательность выглядела так: сканирование бумаги – OCR и автоматическое наполнение реквизитов, которые OCR смогла распознать и идентифицировать – подключение сотрудника-верификатора к проверке и дополнению результата распознавания. При расширении линейки документов и вариативности их форм, особенно в условиях отсутствия законодательных унифицированных шаблонов, эффективность систем распознавания оставляла желать лучшего. Также росла потребность в численности верификаторов. Поэтому было решено изменить подход к наполнению архива.

Наполнение архива через импорт данных

Я как владелец продукта и архитектор бизнес-процессов концептуально пересмотрела подход к наполнению электронного архива следующим образом. 

Если посмотреть глобально на весь процесс перевозки, то мы увидим, что тот или иной документ на каждом этапе распечатывается из некой системы или оставляет цифровые следы в производственном процессе. В наше время осталось минимум ситуаций, когда документ просто заполняется от руки на типографском бланке. Это означает, что в одной большой «цифрой среде» у каждого бумажного документа есть цифровой слепок/исходник. Отсюда возникла ключевая задача – обеспечить поток готовых цифровых данных из внешнего окружения в электронный архив для последующего формирования карточки документа и наполнения этой карточки различными атрибутами и мета-данными.  При этом сам процесс оцифровки бумажного документа сократился до подбора по двум-трем ключевым реквизитам уже готовой карточки в электронном архиве. Важно, что сотруднику-верификатору уже не требуется перепроверять и дополнять весь основной объем реквизитов. Ему остается дообогатить атрибутику информацией из документа, которая значима для последующих работ с ним, но отсутствует в цифровой среде.  Например, отметка наличия/отсутствия той или иной подписи на документе, или дата его подписания (см. рис. 2).

Рисунок 2. Наполнение электронного архива через импорт данных

В результате мы получили систему, в которой документ стал больше, чем просто «картинка с парой-тройкой реквизитов». Благодаря выстроенному процессу непрерывного сбора и обогащения документов данными из различных источников мы получили уникальное хранилище – не только документов, но и данных, которые можно использовать для бизнеса и клиента. На сегодня, например, наш электронный архив умеет самостоятельно вычислять и подсвечивать недостающие перевозочные документы по каждому контейнеру, учитывая фактическую логистику и маршрут каждой перевозки.  

Выгоды для клиента и бизнеса

Какие выгоды на сегодня получает клиент и бизнес от нашего электронного архива? 

  1. Электронный архив документации в Личном кабинете клиента на сайте FESCO. Клиент получает документы по мере движения груза, они автоматически собираются по заявкам, доступны различные инструменты поиска и фильтрации. Клиенту не нужно самостоятельно из различных источников собирать документы. Также заказчик может использовать свой Личный кабинет в качестве электронного архива перевозочных документов, не создавая у себя дублирования. 
  2. Автоматизация процесса сбора пакетов документов для подтверждения применения нулевой ставки НДС. Поскольку наш основной объем контейнеров следует в международном сообщении, то практически по каждому контейнеру возникает необходимость подтверждения НДС. В результате трудоемкость сбора пакета под НДС сократилась в 13 раз, высвободив значительное количество ресурсов как на стороне бизнеса, так и на стороне ОЦО. Помимо трудоемкости сократились и сроки подтверждения – с полугода до 1-2 месяцев. Как результат, ускорился возврат денежных средств из бюджета. Благодаря этому экономический эффект составил более 60 млн руб. 
  3. За счет оптимизации процесса подбора документов для подтверждения нулевой ставки НДС группа ФЕСКО смогла предложить клиентам тарифы с нулевой ставкой НДС на тех маршрутах и сервисах, где ранее применяли только НДС 20%. Это дало группе дополнительный приток клиентов и увеличение доли рынка в одном из направлений на 3%
  4. Проактивный мониторинг поступления перевозочных документов по каждому контейнеру с учетом логистической цепочки и стадии перевозки. 
Инструменты эффективного взаимодействия ОЦО с бизнесом
Инструменты эффективного взаимодействия ОЦО с бизнесом
#Лучший опыт, #Управление эффективностью

Как ОЦО выстраивать коммуникацию с бизнесом, чтобы быть эффективными и какие инструменты работают на практике

Трансформация сервисной функции Х5: фокус на клиента
Трансформация сервисной функции Х5: фокус на клиента
#Развитие ОЦО, #Трансформация бизнеса

Наталья Гайнуллина, Х5 Group, – о том, как в результате перехода на процессную и сервисную модель произошла трансформация ОЦО

Похожие Статьи

Как повысить производительность без радикальных перемен
#Лучший опыт #Управление эффективностью #Цифровизация
Как повысить производительность без радикальных перемен

Екатерина Румянцева, ОМК-ЦЕС, – о том, как грамотно выстроить управление производительностью ОЦО и какие эффекты это дает на практике

Возможности BPM-систем для автоматизации ОЦО
#Управление эффективностью #Цифровизация
Возможности BPM-систем для автоматизации ОЦО

Виктор Ситник, ELMA, – о том, какие преимущества может получить ОЦО при внедрении единой BPM-системы.

Эффективность HR-процессов: как снизить издержки без потери качества
#Лучший опыт #Управление эффективностью #Цифровизация
Эффективность HR-процессов: как снизить издержки без потери качества

Алексей Покидов, «Северсталь-ЦЕС», – о том, как грамотная работа с персоналом позволяет существенно снизить затраты.

Ключевые вызовы для индустрии ОЦО
#HR #Тренды #Цифровизация
Ключевые вызовы для индустрии ОЦО

Елена Троян, «ТеДо», – о том, почему ОЦО может стать полигоном как для выращивания кадров, так и для тестирования новых ИТ-инструментов для компании.

Данный веб-сайт использует файлы cookie для того, чтобы сохранить данные на вашем компьютере. Если вы продолжаете работать с этим веб-сайтом, мы предполагаем, что вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.