Аутсорсинг закупочной функции: почему бы и нет?

Владислав Воробьев

SynFiny Advisors

Консультант

Многие функции бизнес с готовностью передает на аутсорсинг, например логистические услуги, подбор персонала, расчет зарплаты, бухгалтерский учет и т.д. Однако закупки и снабжение чаще всего остаются внутри компании. Что же останавливает российские компании от использования внешней закупочной экспертизы? Каким образом аутсорсер может повысить ценность закупок и принести добавленную стоимость бизнесу? Ответы на эти и другие вопросы — в материале Владислава Воробьева, консультанта SynFiny Advisors.    

Когда стоит подумать про аутсорсинг закупок?

Есть несколько случаев, когда руководству компании есть смысл обратить внимание на возможность аутсорсинга закупочной функции. 

1. Собственник хочет улучшить эффективность закупочных процессов, получать больше добавленной стоимости от работы отдела снабжения. Очень часто существующему отделу с такой задачей не справиться: люди загружены операционной деятельностью, обеспечивают бесперебойную работу предприятия. Даже если нанять нового руководителя, имеющего хороший опыт, одновременно заниматься операционными и стратегическими задачами ему будет непросто. В таком случае может помочь проектный аутсорсинг — команда экспертов проанализирует ситуацию, оценит, что работает хорошо, а что стоит изменить. После согласования программы изменений руководитель отдела со своей командой уже сможет осуществить необходимые преобразования.
2. Нехватка собственных профессиональных ресурсов, когда наем и обучение занимают много времени либо нет планов расширять штат. В этом случае может быть полезен проектный аутсорсинг конкретной задачи либо аутсорсинг отдельной категории товаров или услуг (далее — категории). К примеру, у компании может возникнуть необходимость купить большой объем товара или услуг, скажем, под строительство объекта или для иной задачи. Аусторсер на основании технического задания проведет поиск поставщиков, оценит их благонадежность, проведет тендер, вместе с клиентом осуществит выбор поставщика, поможет подписать договор. 
3. Необходимо поддержать закупочный процесс для определенной категории. Аутсорсер может выполнять такую работу на постоянной основе как для категории с большим объемом денег, с большой волатильностью цен, так и для малоценных закупок (много заказов на маленькие суммы). В последнем случае аутсорсер поможет команде клиента сфокусироваться на дорогих категориях, а сам возьмет на себя задачу оптимизации того направления, где требуется большая операционная вовлеченность. 
4. Операционные функции тоже можно частично или полностью передавать на аутсорсинг. Подготовка документов, процесс согласования с поставщиком и внутри компании, размещение заказов — это те «нетворческие» шаги в процессе, которые закупщики не любят. Чтобы позволить специалистам сфокусироваться на стратегических вопросах, такие рутинные операции можно отдать в руки внешнему поставщику. Важно иметь инструкции и контролировать результат во избежание серьезных ошибок.  

Виды аутсорсинга закупок 

Можно выделить следующие формы работы бизнеса с аутсорсинговой компанией.

1. Стратегический аутсорсинг:

а) аутсорсер полностью ведет категорию от имени клиента;

б) аутсорсер помогает клиенту проектно, когда требуется экспертиза для решения стратегической закупочной задачи, эту форму сотрудничества можно назвать аутсорсинг с коучингом.

2. Операционный аутсорсинг (аутсорсинг снабжения):

а) управление малоценными закупками;

б) проведение мини-тендеров до размещения заказов;

в) подготовка договоров по заданию клиента;

г) размещение заказов согласно утвержденной стратегии.

При стратегическом и операционном аутсорсинге  контракты заключаются между поставщиками и клиентом, аутсорсер играет роль агента.

3. Модель торгового дома — трейдера. Клиент выигрывает благодаря тому, что вместо сотни мелких поставщиков имеет одного консолидированного партнера (это может быть компания-аутсорсер), не надо тратить средства на проверку новых контрагентов, заводить их в систему и пр. Такая модель помогает оптимизировать процессы и сфокусироваться на больших категориях. Трейдер будет функционировать как обычный поставщик.

При всех формах взаимодействия важно, чтобы правила игры, схема принятия решений и метрики оценки работы были согласованы. Аутсорсер и команда клиента должны работать вместе и не перекладывать друг на друга ответственность в случае проблем, процесс должен быть прозрачным и понятным.

Рынок закупочного аутсорсинга в России и примеры аутсорсинга 

Есть ряд международных компаний, которые давно занимаются аутсорсингом, некоторые из них представлены в России: Accenture, IBM, GEP, Infosys, Corbus. Есть активно развивающиеся компании с широкой закупочной экспертизой: Preca, VG Procurement, MW Partners. Есть эксперты в аутстаффинге — кадровые агентства, которые в дополнение к работе с персоналом стали браться за закупочные процессы, например Kelly Services, Ancor. Такие крупные компании обладают достаточным финансовым ресурсом и при необходимости могут нанять соответствующих специалистов. 

На российском рынке нет прецедентов, когда закупочная функция компании полностью была бы отдана внешнему партнеру. Есть успешные примеры, когда передается на аутсорсинг весь процесс подготовки контрактов — от предварительного договора до его согласования и отправки на подпись. Закупщики при этом договариваются об условиях работы и отвечают за конечный результат, но полностью освобождены от бумажной рутины. Существуют примеры аутсорсинга работы с малоценкой или отдельными категориями затрат, помощь с проектами. Часто аутсорсингом называют создание единого департамента закупок для обслуживания разных компаний внутри одного холдинга. Это скорее не аутсорсинг, а модель ОЦО, который помимо закупок может поддерживать ряд других функций.

Понятно, что для передачи функционала закупок на аутсорсинг необходимы тщательный анализ и оценка эффективности работы с внешним партнером. Только после этого можно принять взвешенное решение о целесообразности сотрудничества с аутсорсинговой компанией.