Вера Прунцова рассказала Клубу ОЦО о том, как группа компаний «Миррико» осуществила проект по внедрению электронного архива для долговременного хранения документов, с какими сложностями пришлось столкнуться в ходе этой работы и как они были решены, каким образом обеспечивается юридическая значимость хранимых в архиве электронных документов.
Предпосылки проекта
В рамках проекта по внедрению ЭДО перед компанией встал вопрос долговременного хранения документов — как электронных, так и бумажных. Мы понимали, что каждая IТ-система предприятия является источником той или иной документальной информации. Однако системы, которые уже существовали в компании, «учить» хранить документы долго и дорого, поэтому мы решили внедрить долговременный архив от нашего IТ-провайдера по ЭДО.
При создании долговременного архива планировалось реализовать следующие задачи.
- Занесение электронных документов в архивную систему в специальном формате долговременного хранения.
- Составление графика приема документов на архивное хранение.
- Передача и прием документов на архивное хранение.
- Обеспечение юридической силы документов в течение всего срока хранения.
- Выдача дел и документов из архива во временное пользование.
- Доступ в читальный зал с возможностью поиска по делам и документам, запроса прав доступа, архивных справок, выписок и копий.
- Уничтожение документов с истекшим сроком хранения, в том числе без возможности восстановления.
Кроме того, мы сформулировали ключевые требования к системе: централизованное хранение информации на срок свыше 10 лет, обеспечение сохранности и юридической значимости документа на протяжении всего срока хранения, воспроизведение электронного документа и его своевременное уничтожение. После этого начался процесс внедрения электронного хранилища.
Организация электронного хранилища в ГК «Миррико»
Что изменится в хранении электронных документов?
Олег Наумов, Росархив, о планируемых законодательных изменениях по хранению электронных документов, которые важны для бизнеса
Как обеспечить непрерывное обслуживание: опыт «ЛУКОЙЛ-МЦПБ»
Артем Отрубянников – о том, какие инструменты помогли «ЛУКОЙЛ-МЦПБ» обеспечить качественное и бесперебойное обслуживание клиентов в 2020 году.
