Кросс-функциональный подход в ОЦО на примере автоматизации отгрузок

Вероника Кибирева

ОЦО «Агропромкомплектация»

Исполнительный директор

Как оптимизировать процессы в логистике и документообороте, исключив ошибки и задержки? В ОЦО «Агропромкомплектации» внедрили кросс-функциональный подход и автоматизацию, чтобы повысить эффективность и точность на всех этапах отгрузки. Вероника Кибирева, исполнительный директор ОЦО «Агропромкомплектация», поделилась опытом, как интеграция систем и автоматизация помогли улучшить управление логистическими операциями.

Предпосылки формирования кросс-функционального подхода

Вертикально интегрированный холдинг ГК «Агропромкомплектация» (далее ГК АПК) работает по принципу «от поля до прилавка», специализация — животноводство, производство молочной и мясной продукции и ее реализация потребителям. Логистика товарного поголовья холдинга непроста: в процессе участвует 12 подразделений, используется 6 систем и осуществляется до 90 итераций за полный цикл. Ежедневно с ферм ГК АПК проходит порядка 200 отгрузок.

Основными предпосылками к автоматизации данного процесса послужила необходимость постоянного контроля за соблюдением требований биобезопасности при отгрузке товарного поголовья с ферм на мясоперерабатывающие заводы и рост объемов собственного производства.

Целью проекта стало: объединение процессов логистики, поставки, отгрузки в единую систему учета и контроля, ликвидация дублирующих операций, повышение оперативности управления движением транспортных средств.  

Также в рамках проекта решались вопросы нормирования каждого этапа процесса, контроль за соблюдением установленных нормативов, создание автоматизированных рабочих мест, адаптированных под требование каждой категории пользователей.

При создании единого кросс-функционального процесса в первую очередь мы столкнулись с необходимостью оптимизировать графики движения не только собственных транспортных средств, но и транспортных средств сторонних грузоперевозчиков. 

Наша компания предъявляет очень высокие требования к качеству исходного сырья, а также к уровню соблюдения биобезопасности при его транспортировке. Поэтому контроль за соблюдением сторонними грузоперевозчиками всех требований нашей компании стал ключевым вопросом при разработке процесса. 

Кроме того, на наших фермах доступ строго контролируется: сотрудники и транспорт проходят обязательную дезинфекцию. Машины, не соответствующие санитарным требованиям, к погрузке не допускаются. Это важно было учесть при оптимизации отгрузок.

Автоматизация документооборота в ОЦО: решение проблемы ручных операций

При передаче процесса в ОЦО мы обратили внимание на наличие значительного числа ручных операций при оформлении сопроводительных документов. Специалисты тратили до часа на сбор данных для формирования комплекта документов, включая накладные, УПД и доверенности. Данные для согласования хранились в разных системах и таблицах Excel, что приводило к ошибкам, задержкам отгрузок и усложнению логистики.

Для решения проблемы мы переработали процесс управления графиками и документами. Для этого мы свели графики отгрузок всех департаментов в единое цифровое пространство, которое начали последовательно наполнять необходимой информацией. Это дало нам возможность интегрировать данные всех служб, собирать итоговую информацию из разных источников и исключить ручной труд при подготовке документации. 

Единую систему мы сформировали на платформе 1С, где находилась основная база документов холдинга и отражались ключевые процессы, включая логистику. Производственные департаменты используют отраслевые системы, адаптированные под тип завода. Необходимые данные из этих систем мы также интегрируем в логистическую базу 1С.

Сквозная интеграция данных обеспечила автоматическое планирование графика движения транспортных средств с учетом всех требований по биобезопасности. Единая система позволила автоматизировать формирование транспортных накладных, доверенностей и отчетной документации для перевозчиков. Это ускорило документальное оформление документов по транспортным расходам, снизило ошибки и доработки. Теперь документы передаются грузоперевозчикам полностью готовыми к подписанию.

Необходимые для отгрузки итерации мы разделили по блокам и автоматизировали контроль каждого блока. Ранее сотрудникам приходилось вручную проверять множество документов при прохождении транспортными средствами обязательного контроля на каждом этапе, что тормозило процесс. Теперь все документы автоматически проверяются в системе, что обеспечивает прозрачность и контроль процессов на всех уровнях.