В Москве прошла 15-я практическая конференция «Цифровой документооборот»

15-17 апреля 2023 года в Москве состоялась 15-я практическая конференция «Цифровой документооборот», организованная MSB Events при поддержке Клуба ОЦО. Участники мероприятия представили практические кейсы по внедрению и развитию кадрового, внутреннего и внешнего электронного документооборота.

Первый день конференции открыла модератор Ольга Ростунова, директор департамента автоматизации процессов управления персоналом компании Мечел. После приветственного слова модератора Наталья Минакова, руководитель центра обслуживания сотрудников Health & Nutrition (экс-Данон), представила опыт перехода компании на кадровый электронный документооборот. Эксперт рассказала о «подводных камнях» оцифровки внутренних процессов, на которые необходимо обратить внимание, а также о том, как лучше настроить HR-процессы, чтобы цифровая трансформация прошла максимально безболезненно. 

Лариса Редькина, руководитель проектов цифровой трансформации ЕВРАЗа, представила кейс по внедрению КЭДО для «синих воротничков», а также остановилась на особенностях применения разных видов ЭП.

О том, как удалось цифровизовать кадровые процессы в Яндексе, рассказала Татьяна Головкова, руководитель отдела административного управления персоналом компании. Российский БигТех использует искусственный интеллект в кадровом администрировании, кроме того были разработаны и внедрены цифровые сервисы ЯАрхив и ЯПодпись для автоматизации процессов в HR.

Виталий Шилов, ведущий специалист WSS-Consulting, и Наталья Шустрова, начальник управления кадрового администрирования, руководитель проекта по переходу на КЭДО ФосАгро, поделились практическим кейсом по переходу на КЭДО 18-ти компаний и 20 000 сотрудников. Спикеры рассказали о каждом этапе процесса: от выбора ИТ-решения и подготовительных процедур до непосредственно внедрения. Особый акцент в выступлении был сделан на способах мотивации сотрудников по работе с новой информационной системой. Кроме того, Наталья рассказала о дальнейших планах по развитию КЭДО в ФосАгро.

Практический кейс по применению умных алгоритмов в КЭДО представил Алексей Юдин, руководитель направления HR-Платформы «Пульс», Сбер.

Татьяна Горшкова, руководитель направления методологии трудовых отношений X5 Group, познакомила участников конференции  с кейсом по использованию КЭДО в Х5.

В первый день мероприятия состоялась дискуссия «Кадровый голод: влияние на ЭДО». Ее модератор Ольга Ростунова, директор департамента автоматизации процессов управления персоналом компании Мечел и участники — Елена Кондратьева, директор по развитию Сервисного центра ФЕСКО, Наталья Минакова, руководитель центра обслуживания сотрудников Health&Nutrition (экс-Данон), — пытались выяснить, как автоматизация и цифровизация могут помочь в преодолении дефицита кадров. 

Завершил первый день конференции практический кейс Анны Берлиной, партнера и  руководителя практики трудового и миграционного права «Пепеляев Групп». Он был посвящен трудовым спорам с элементом ЭДО. Эксперт рассказала о злоупотреблениях работников в сфере ЭДО, а также об ошибках работодателя в сфере электронного документооборота. Одной из важных тем доклада стала судебная практика по ЭДО. 

Модератором второго дня мероприятия  выступила Анна Климова, партнер компании «Деловые Решения и Технологии».  Конференцию продолжило выступление Владиславы Константиновой, заместителя директора направления «Эффективное регулирование», АНО «Цифровая экономика». Она представила аналитический кейс «Оценка реализации мероприятий ФП «Нормативное регулирования цифровой среды» в части развития ЭДО». Спикер рассказала об основных изменениях законодательства в 2023 году, повлиявших на развитие ЭДО. Кроме того, участники конференции узнали об основных планах по нормативному регулированию отношений в сфере ЭДО на 2024-2025 годы и проблемных вопросах, касающихся регулирования развития электронного документооборота.

Тему правового регулирования продолжил в своем докладе «Актуальные вопросы регулирования ЭДО» Федор Новиков, начальник управления электронного документооборота ФНС России. Эксперт подробно осветил актуальные вопросы работы с МЧД, а также тему организации архивного хранения. Также Федор рассказал об инициативе по сбору первичной документации вместо отчетности.

Далее Михаил Канусик, руководитель проекта по внедрению «Госключа», РТЛабс, представил аналитический кейс «Госключ: практика использования бизнесом».

Затем Кирилл Соколов, управляющий директор «Цитрос», SL Soft, рассказал, как работать с документами после внедрения ЭДО, зачем нужен архив с интеллектуальными функциями.

Ольга Леонова, методолог по цифровизации учетных процессов, Интер РАО, поделилась практикой организации работы с МЧД в компании . Эксперт рассказала о вариантах организации процесса для входящих и исходящих документов в отсутствии утвержденного классификатора полномочий, а также показала примеры реализации МЧД.

Ольга Ростунова, директор департамента автоматизации процессов управления персоналом компании «Мечел», представила кейс «Конструктор доверенностей и доработка внутренней системы для автоматического создания МЧД в производственной компании». Ольга поделилась тем, как в «Мечел» сотрудники могут самостоятельно разработать проект доверенности (с проработанными и согласованными полномочиями). Также эксперт рассказала о доработке внутренней системы ЭДО для создания МЧД.

Владимир Поляков, руководитель проектов ЭДО в компании «Детский мир», представил кейс о внедрении МЧД в его компании — крупном ритейлере. 

Завершил второй день конференции практический кейс «Система ЭДО как основа эффективных процессов». Его представили специалисты Газпромбанка: Максим Леванов, вице-президент, начальник Департамента банковских процессов, и Дмитрий Большаков, начальник Управления развития систем документооборота и хранения. 

Дан Олейников, начальник отдела систем документооборота и управления контентом «ОДК-АВИАДВИГАТЕЛЬ», дал старт третьему дню мероприятия, представив кейс «Внедрение единой системы поиска документов в НПК Пермские моторы». 

Елена Кондратьева, директор по развитию Сервисного центра ФЕСКО, рассказала о передаче в ОЦО поддержки ЭДО для снятия нагрузки с бизнеса. Елена рассказала о том, как  распределить полномочия между ОЦО и бизнесом, а также как вести учет и администрирование электронных подписей.

С какими трудностями при внедрении ЭДО приходится сталкиваться компаниям, обсудили участники дискуссии: Владимир Поляков, руководитель проектов ЭДО, «Детский мир», Лариса Редькина, руководитель проектов цифровой трансформации ЕВРАЗа и Елена Кондратьева, директор по развитию Сервисного центра ФЕСКО.

Алла Антонова, руководитель направления по управлению типовыми формами договоров компании «Газпром нефть», представила кейс «Как за 5 минут подготовить договор к отбору». В выступлении эксперт затронула следующие темы:  трансформация подходов к созданию договоров, централизация и децентрализация договорной работы в группе компаний, элементы управления типовыми условиями,  бизнес-процесс подготовки и согласования договора с применением конструктора договоров.

Надежда Гневушева, начальник управления по взаиморасчетам за услуги коммерческой доставки, X5 Group, поделилась опытом внедрения транспортного ЭДО в Х5 Group. Спикер рассказала о причинах перехода на электронный документооборот, этапах внедрения электронных транспортных накладных и работе с ГИС ЭПД через операторов. 

Юрий Авилкин, директор по разработке и эксплуатации информационных систем ГК «Ключевые Системы и Компоненты», поделился кейсом «Внедрение ЭДО в производстве на примере операций движения ТМЦ: Версия 2.0». Его темой стало применение технологий AR (дополненная реальность) и NFC в части идентификации партий производства.

Конференцию завершил практический кейс «Оцифрованный документ не требует участия бухгалтера» Анны Млоток, руководителя проектов департамента бухгалтерского, налогового учета и финансовой отчетности «Норникеля».