Клуб ОЦО провел онлайн референс-визит в «Интер РАО – Управление сервисами»

23 мая 2025 года Клуб ОЦО провел онлайн референс-визит в «Интер РАО – Управление сервисами». В 2024 году компания стала победителем премии «Лучший ОЦО 2024» в номинации «Эффективный ЭДО». Во время мероприятия Майя Евдокимова, генеральный директор «Интер РАО – Управление сервисами», а также линейные руководители и эксперты рассказали о задачах, которые сегодня стоят перед сервисным центром, а также поделились лучшими практиками организации сервисов.

Открыло мероприятие выступление Майи Евдокимовой, генерального директора «Интер РАО – Управление сервисами». Руководитель центра рассказала об истории создания центра и основных сервисах, которые он предоставляет в настоящий момент.

«Интер РАО – Управление сервисами» начал свою работу в Иваново в 2019 году. Сегодня на обслуживании компании находится больше 50 предприятий Группы Интер РАО, число сотрудников превышает 800, количество регионов присутствия достигло 26, работает 62 фронт-офиса.

Последние два года один из ключевых фокусов работы ОЦО — оптимизация процессов с помощью цифровых технологий. Речь идет о внедрении кадрового электронного документооборота, автоматизации контрольных процедур в учетных системах, реализация проекта ИнтерДок, единой системы хранения внутригрупповых документов, применении макросов и других решений малой автоматизации, развитии аналитики, создании оперативных дашбордов для принятия решений.

Также Майя Евдокимова выделила основные задачи, которые сейчас стоят перед Центром:

• повышение эффективности с помощью оптимизации процессов;
• развитие клиентоцентричности сервисов благодаря сервисной культуре;
• совершенствование качества услуг и системы контроля.  

Для мониторинга выполнения намеченных целей и показателей эффективности ОЦО все ключевые процессы измеряются и визуализируются через дашборды. 

Марина Голубева, заместитель генерального директора «Интер РАО – Управление сервисами», поделилась с участниками референс-визита особенностями организации методологической работы в компании. Кроме того, она  рассмотрела основные элементы системы внутреннего контроля. Особую роль в этой системе играет контроль качества предоставляемых услуг. Ключевые инструменты контроля качества это:

• Регистрация ошибок 
• Оценка полноты покрытия контрольными процедурами выявленных рисков
• Мероприятия по повышению качества
• Контроль исполнения КПЭ
• Контроль уровня обслуживания (SLA) 
• Паспорт рисков.

Виктория Беляева, руководитель управления операционной эффективности и развития, подробно рассказала об измерении и визуализации основных бизнес-процессов с помощью дашбордов.

Дашборды служат основным инструментом мониторинга ключевых показателей эффективности ОЦО:

• Оперативный отчет по поступившим пакетам через ТТС ЭА (обновление данных производится каждый час),
• Аналитика по документам, поступившим в ОЦО через ТТС ЭА,
• Ежедневный отчет по обращения в Naumen SD,
• Отчет SLA – Журнал операций,
• Отчет по контролю исполнения требований надзорных органов  и распределению нагрузки по сотрудникам,
• Отчет по подбору персонала (внутренний отчет для сотрудников управления подбора, отчет для HR ДО).

Светлана Кухтова, руководитель управления расчетов с персоналом, представила Службу кадрового сервиса и рассказала о структуре сервиса, основных услугах и ключевых направлениях развития.

Далее Майя Евдокимова подробно осветила проект по переходу на КЭДО, который стартовал в 2024 году и получил высокую оценку жюри конкурса «Лучший ОЦО». 

Благодаря положительному клиентскому опыту количество пользователей КЭДО быстро росло без дополнительных мероприятий со стороны ОЦО. В результате за 5 месяцев от старта тиражирования к сервису подключилось 35 тыс. пользователей 46 дочерних обществ.  

На 2025 год запланирован ввод в эксплуатацию модуля КЭДО в Мобильном приложении Интер РАО Офис, а в 2026 году функционал сервиса будет дополнен услугой «Цифровой прием на работу». 

Вот некоторые результаты перевода в цифровой формат кадрового документооборота:

• исключение свыше 150 тысяч ненужных документов ежегодно;
• сокращение 11 FTE — 5 FTE сотрудников фронт-офиса и 6 FTE сотрудников кадрового администрирования;
• уменьшение времени на обработку и согласование документа на 17 минут;
• сокращение перерасчетов на 20%;
• экономия в 323 млн рублей для компаний Группы Интер РАО.  

Далее Татьяна Демихова, руководитель управления транзакционного учета, рассказала о трансформации функции управления отчетности и транзакционного учета. В частности, в управлении транзакционного учета объединили отделы и выделили функциональные группы по направлениям внутри отделов и экспертную функцию. За счет этого оптимизировали численность сотрудников – 10 FTE без изменения ФОТ.

Одним из главных направлений работы стало упрощение и автоматизация процессов. Так, произошла унификация процессов отражения операций в учете, была сформирована единая внутренняя база данных методологических решений и рекомендаций. Также удалось автоматизировать процесс бизнес-планирования по налогам,  формирования пояснительной записки данными из файла МФК (веб-сервис + Python), контрольные процедуры. 

О том, как реализация проектов внутри компании стала важной частью корпоративной культуры, с участниками референс-визита поделилась Анастасия Карпова, руководитель группы сопровождения проектной деятельности «Интер РАО – Управление сервисами».

Проектная деятельность позволяет искать таланты в контуре компании и формировать собственный кадровый резерв, что важно в условиях нехватки специалистов на рынке труда. Кроме того, данное направление дает возможность прокачать навыки сотрудникам: освоить новые технологии и подходы к решению разных задач, развивать гибкость мышления. 

Ольга Евдокимова, руководитель HR-отдела, поделилась опытом работы с персоналом, рассказала об особенностях подбора и удержания кадров. 

Так, при найме и адаптации персонала в компании придерживаются следующих принципов: 

• Фокус на молодежь: работа с ВУЗами, прохождение практики, условия для зумеров, гибкий график,
• Быстрый старт для новичков: чек-лист первого дня, видео-адаптация, микрообучение,
• Комбинированный формат (работа из офиса/удаленный формат), 23% сотрудников ОЦО работают в удаленном формате,
• Приоритет отдается внутренним кандидатам.

Особое значение уделяют удержанию работников. Для этого регулярно проводятся опросы вовлеченности, удовлетворенности и мониторинг текучести (показатель текучести составляет 20%). В компании активно развивают внутреннюю коммуникацию через корпоративный ТГ-канал, организуют для сотрудников мастер-классы, бизнес-игры и даже «Мафию ОЦО» — игру от Клуба ОЦО. 

Анна Кашникова, руководитель управления казначейства, рассказала о структуре и функциях подразделения. 

Завершилось мероприятие сессией вопросов-ответов, которые не успели осветить в ходе референс-визита.

Клуб ОЦО благодарит Майю Евдокимова, генерального директора центра, и всю команду «Интер РАО – Управление сервисами» за интересный рассказ о деятельности компании и готовность делиться своим опытом!

Корпоративные резиденты могут посмотреть видео референс-визита в разделе Видео на сайте Клуба ОЦО.