Клуб ОЦО провел онлайн референс-визит в Единый центр обслуживания МТС

14 июня 2024 года Клуб ОЦО провел онлайн референс-визит в Единый центр обслуживания МТС. Директор ЕЦО МТС Наталья Котюкова и линейные руководители рассказали об истории развития функционала ЕЦО, поделились опытом перевода нового функционала и представили ИТ-инструменты, которые они используют в своей работе.

Референс-визит открыла Наталья Котюкова, директор ЕЦО МТС, которая рассказала об истории создания и развитии Центра. Единый центр обслуживания МТС был открыт в Нижнем Новгороде в 2011 году. Сегодня число сотрудников компании составляет порядка 1000 человек, а на обслуживании находится свыше 40 предприятий, а с 1 июля их число увеличится еще на 15.   

ЕЦО МТС оказывает широкий круг сервисов, в том числе по ведению бухгалтерского и налогового учета, подготовке отчетности по РСБУ и МСФО, по сбору первичных документов по договорам аренды от контрагентов, сопровождению номенклатурных справочников и т.д.   

Также Наталья Котюкова назвала основные этапы приема нового функционала и компаний:

• получение доступа к учетным системам;
• изучение, анализа разниц с внутренними стандартами;
• определение потребностей FTE;
• согласование рассчитанных потребностей с финансовыми директорами заказчиков;
• заключение договора;
• адаптационный период;
• подтверждение ожидаемого эффекта.

Кроме того, руководитель ЕЦО МТС рассказала о методике расчета численности и стоимости договора на обслуживание.

Светлана Горчакова, начальник отдела развития и работы с регионами, познакомила участников референс-визита с практикой применения технологии Task Mining. Она применяется в компании для отслеживания, фиксации и анализа всех действий пользователей и процессов подразделений ЕЦО. 

В рамках реализации внедрения Task Mining в ЕЦО МТС провели сбор данных о количестве и длительности операций и были выявлены отклонения при их выполнении. Также был осуществлен поиск массовых и трудоемких операций для их дальнейшей автоматизации и реинжиниринга. 

Результатами проекта стали:

• база данных по действиям сотрудников при выполнении операций;
• сравнительный анализ действий по процессам;
• распределение активного времени работы сотрудников;
• нормативное время на проведение операции;
• выдвинуты гипотезы по автоматизации процесса.

Светлана Горчакова рассказала об основных отличиях инструментов Task Mining и Process Mining, а также практическом применении технологии Task Mining на примере проверки транзакций по расчетам с поставщиками. 

Далее Сергей Постовалов, директор департамента по ведению учета, рассказал, что роботизация играет важную роль в работе ЕЦО МТС. Однако перед внедрением RPA-технологии важно понять, какие типовые транзакции предстоит автоматизировать, чтобы добиться максимального эффекта. 

Далее Сергей представил несколько проектов по использованию роботов, которые ускорили проведение рутинных операций и повысили качество услуг. В частности, был автоматизирован процесс разнесения оплат. До этого огромный объем транзакций проводился вручную, это значительно замедляло зачисление безналичных платежей. Сейчас обработка банковских выписок, зачисление платежей и формирование сводного отчета происходит с помощью роботов. 

Примерами успешного внедрения RPA стали проекты по автоматизации закрытия периода в активах, формирование заявок на заведение новых поставщиков, сверка актов с контрагентами. В общей сложности с 2018 по 2023 годы было реализовано 37 проектов по автоматизации, получен эффект — 128 FTE.

Наталия Ярова, начальник Управления корпоративной отчетности ЕЦО, подробно осветила вопросы применения инструментов анализа, в том числе витрины данных. Так, витрины данных помогают ускорить получение данных и их обработку, поскольку:

• не требуется выгрузка отчетов;
• есть возможность оперативно подготовить необходимую информацию по плановым задачам и нестандартным запросам.

Мария Брунова, директор департамента транзакционных операций, рассказала о внедрении и развитии технологий OCR и ЭДО. При этом одной из главных задач цифровизации документооборота стало использование умного инструмента для обработки документов для достижения нескольких целей:

• обработка бумажных документов любого типа;
• типизация документов;
• создание многофункционального электронного архива;
• использование данных в результате распознавания документов в разных процессах и формах;
• автоматизация учетных процессов.

С 2018 года в ЕЦО МТС внедрили OCR – на основе этого ИТ-инструмента был разработан так называемый универсальный шлюз, который из скана первичных бумажных документов распознает данные и заводит документы в учетную систему, связанную с заказами и договорами. Аналогично шлюз работает с документами ЭДО. В будущем планируется использовать технологии искусственного интеллекта в сочетании с машинным обучением, в том числе для проверки бухгалтерских документов и анализа данных для подготовки отчетности.

Сегодня в ЕЦО МТС процент внедрения ЭДО составляет 80%, а доля автоматически распознаваемых документов достигла 70%. 

В завершении референс-визита Наталья Котюкова и специалисты ЕЦО МТС ответили на оставшиеся вопросы участников мероприятия.  

Клуб ОЦО благодарит Наталью Котюкову и команду ЕЦО МТС за возможность познакомиться с лучшими практиками и реализованными проектами Центра. 

Видеозапись референс-визита доступна корпоративным резидентам Клуба!