Как известно, кадровый электронный документооборот многие компании начали внедрять позднее, чем ЭДО в целом, что объясняется, в первую очередь, законодательными ограничениями, которые были устранены только в конце 2021 года, после принятия соответствующих поправок к Трудовому кодексу (Федеральный закон № 377-ФЗ). Рассмотрим, какие документы компании переводят на КЭДО в первую очередь и с какими сложностями они при этом сталкиваются.
Кадровые документы, переводимые на КЭДО
Согласно исследованию, которая проводила компания Делойтт еще 4 года назад, среди кадровых документов, которые компании стремятся перевести в электронный вид в первую очередь, уверенно лидировали документы, связанные с предоставлением отпусков и направлением в командировку – на начальном этапе внедрения КЭДО 81% и 73% опрошенных соответственно перевели эти процедуры в электронный вид.
На сегодняшний день уровень развития КЭДО в российских компаниях существенно вырос, однако, как показывает практика, по-прежнему именно эти документы остаются наиболее популярными для перевода в цифровой формат.
Так, по словам Ларисы Редькиной, руководителя проектов по цифровой трансформации ЕВРАЗа, на первом этапе внедрения КЭДО они перевели в электронный вид оформление служебных командировок, а далее цифровизовали выдачу расчетных листков, администрирование электронных листов нетрудоспособности, оформление различных видов отпусков и оформление прочих отсутствий.
Оформление командировок и отпусков в электронном виде реализовано во многих компаниях.
В частности, в «РусГазБурение Сервис» в личном кабинете осуществляется подписание и передача документов по командировкам и авансовых отчетов – сотрудник фотографирует все документы и чеки, и отправляет их бухгалтеру, а бухгалтер сам все проверяет, делает авансовый отчет, согласовывает его и проводит. Таким образом, сотруднику для отчета по командировке достаточно один раз отправить все документы.
В «Ленте» подписание всех командировочных документов происходит с помощью ПЭП, о чем далее речь пойдет подробнее.
Некоторые компании при внедрении КЭДО стараются перевести в электронный вид максимальное количество кадровых документов, но сначала осуществляют проект на пилотных предприятиях, а уже затем масштабируют его, такой стратегии, в частности, придерживался «Магнит».
Виды электронных подписей, которые используются для КЭДО
Для кадрового ЭДО, как правило, используется три вида подписей.
Простая электронная подпись (ПЭП). Этот вид подписи один из популярных для сотрудников в силу простоты его применения. В ЕВРАЗе ПЭПом сотрудники подписывают согласия, заявления, ознакомления с ЛНА. При этом аутентификация пользователя происходит по логину и паролю; а подписание – в СЭД и в корпоративном мобильном приложении.
В компании «Лента» реализовано подписание ПЭП различных документов, в частности авансовых отчетов и приказов о командировках. Процесс выстроен следующим образом. Сначала создается заявка на командировку (это можно сделать как из мобильного приложения сотрудника, так и из определенной тикетинговой системы), затем выбор отеля и билетов, в ходе которого система сама контролирует соответствие выбора утвержденным лимитам. На этапе утверждения заявки руководителем инициатора создается Приказ на командировку, который подписывается ПЭП.
После завершения командировки сотрудник должен подтвердить этот факт в заявке, внести дополнительные затраты (если они были) и приложить копии подтверждающих документов, бухгалтер проверяет их и далее автоматически формируется авансовый отчет, который сотрудник получает по почте и подписывает.
Таким образом, по мнению представителей «Ленты», благодаря внедрению ПЭП процесс оформления командировок стал достаточно простым и быстрым как для командируемого сотрудника, так и для бухгалтерии.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Для использования УНЭП, как известно, приобретается в удостоверяющем центре (УЦ).
В «Металлоинвест Корпоративный сервис» подписание документов сотрудниками осуществляется с помощью УНЭП. В ЕВРАЗе сотрудники подписывают УНЭП дополнительные соглашения к трудовому договору: заявка на получение УНЭП направляется через корпоративное мобильное приложение, хранится подпись в личном телефоне, а подписание осуществляется также через личный телефон. В «Магните» для подписания документов сотрудниками также используется УНЭП, а для подписания работодателем – УКЭП.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Многие работодатели предпочитают использовать именно УКЭП для всех документов после консультации со своими юристами. Эта подпись также покупается в УЦ, а подписание ей осуществляется в СЭД.
Возможные трудности и их решение
Недоверие со стороны сотрудников. Как известно, сопротивление сотрудников становится одной из главных проблем при любых проектах внедрения новых ИТ-инструментов. По мнению опрошенных нами представителей компаний, постоянное объяснение сотрудникам того, что электронные кадровые документы – это более удобный формат прежде всего для них, становится главным аргументов в пользу внедрения КЭДО. Затем, когда сотрудники на практике начинают понимать, что для получения тех или иных документов больше не нужно идти в головной офис или во фронт-офис, а достаточно нажать несколько кнопок, они сами становятся активными сторонниками КЭДО. Денис Талерко, генеральный директор «РусГазБурение Сервис», рассказал, что большинство сотрудников предприятий, входящих в их группу компаний, работают на буровой, и им достаточно сложно прийти в офис, чтобы расписаться в кадровом документе. Поэтому внедрение КЭДО позволило решить эту проблему.
Лариса Редькина, ЕВРАЗ, подчеркнула, что в их компании перевод в электронный вид расчетных листков дал серьезный толчок к развитию кадрового ЭДО. Сотрудникам было предложено два варианта – либо получать расчетный листок через мобильное приложении ЕВРАЗа, либо идти за бумажным документом во фронт-офис. В результате со временем около 97% приняли решение использовать мобильное приложение для получения расчетных листков, и в дальнейшем это приложение стало основной точкой входа для сотрудников, которые не работают с ПК, в частности, для рабочего персонала.
Наталья Минакова, руководитель Центра обслуживания сотрудников Health and Nutrition, также рассказала, что при «продаже» сотрудникам проекта КЭДО очень хорошо сработал аргумент, что сотрудник теперь в любой момент времени сможет посмотреть в истории все свои подписанные документы, ему не надо обращаться в отдел кадров, чтобы получить копию необходимых документов, поскольку он сам видит и может распечатать любые свои документы. Особенно хорошо этот аргумент «взлетел» на фабриках.
Кроме того, если возникают опасения со стороны сотрудников за сохранность персональных данных, то задача компании объяснить, как обеспечивается надежность хранения этих данных. Так, по словам Ольги Исаковой, руководителя по кадровым сервисам «Магнита», в их компании провели аудит информационной безопасности выбранной платформы, а ответственность за сохранность персональных данных была закреплена в договоре с подрядчиком.
Выбор ИТ-решения. Несмотря на то что КЭДО внедряется на предприятиях достаточно давно, у компаний до сих пор возникают проблемы с выбором ИТ-инструмента, отвечающего всем их требованиям, а также в работе с провайдерами. По словам Ларисы Редькиной, они не смогли выбрать единого поставщика, хотя рассматривали более десятка систем, но в итоге приняли решение использовать собственную разработку, так как на момент старта проекта КЭДО в системе уже было реализовано много функциональностей, помогающих зайти в КЭДО
Наталья Минакова, Health and Nutrition, обратила внимание, что процедура локализации ИТ-решения для КЭДО в их компании стала достаточно сложной и болезненной, и объясняет это в первую очередь недостаточной зрелостью российских IT-разработчиков.
В «Магните» при выборе ИТ-решения помимо ключевого критерия цена/качество, важно было, чтобы система, как минимум, поддерживала функцию загрузки документов и их подписания электронной подписью, как максимум — полностью интегрировалась с учетной системой и позволяла реализовать автоматическое движение документов по маршрутам.
В целом, рекомендации компаний коллегам традиционны, – прежде чем делать выбор, необходимо пообщаться с компаниями, которые уже используют данное ИТ-решение, чтобы понимать не только его плюсы, но и возможные проблемы.
Как оценивать эффективность внедрения КЭДО
Основные статьи экономии затрат в результате внедрения КЭДО, как показывает практика, это высвобождение свободного времени всех сотрудников, в том числе кадровых специалистов фронт-офисов, на другие задачи, а также экономия на бумаге, почтовых расходах и др.
Лариса Редькина, ЕВРАЗ, обращает внимание на то, что при внедрении КЭДО они делают упор не столько на экономию в материальном выражении, сколько на количество кадровых документов, переведенных в электронный вид, и на снижение трудозатрат по всем шагам процессов для сотрудников, мастеров, линейных руководителей, руководителей подразделений, HR-сотрудников, ЦСР. Помимо этого, важно помнить, что внедрение КЭДО позволяет унифицировать и ускорить бизнес-процессы, а также повысить их прозрачность; повысить контроль за своевременным и корректным документооборотом и улучшить имидж компании как работодателя, то есть HR-бренд.
Наталья Минакова отмечает, что если раньше в компании стояла цель перевести на КЭДО всех, то сейчас они больше фокусируются на том, чтобы максимально завести в цифровой вид все возможные процессы и научиться быстро подписывать документы.
Елена Кондратьева, директор по развитию Сервисного центра ФЕСКО, считает, что процент внедрения кадрового ЭДО в компании можно оценивать двумя способами: количество документов/кадровых процессов, переведенных на КЭДО или же количество сотрудников, которые применяют электронные кадровые документы. С одной стороны, в компании в цифровом виде могут быть реализованы только отпускные или командировочные документы, но при этом их будут использовать более 90% сотрудников. А, с другой стороны, в компании на КЭДО может быть переведено большинство документов, но по определенным документам зона покрытия среди сотрудников будет невелика. Елена считает, что чем больше кадровых процессов переведено в компании в цифровой вид, тем эффективнее проект КЭДО, поскольку процедура масштабирования электронных кадровых документов на большее количество предприятий/сотрудников является уже более простой задачей.
В сентябре 2023 года компания «Металлоинвест» сообщила о полном переходе на кадровый электронный документооборот, став, можно сказать, ориентиром для рынка. Таким образом, цели, которые должны ставить перед собой компании, стремящиеся к безбумажному документообороту, – перевод в электронный вид большинства кадровых документов с зоной покрытия – большинство обслуживаемых сотрудников.
Если вы уже добились существенных успехов во внедрении КЭДО, расскажите об этом Клубу ОЦО anna@sscclub.ru
Принуждение к увольнению: кто должен это доказать?
Алексей Шукюров, – о том, в каких случаях при увольнении сотрудника суд встает на сторону работодателя
