Большинство компаний и ОЦО начали внедрять кадровый электронный документооборот гораздо позже, чем ЭДО в целом. Причины этого и в законодательных пробелах, существовавших до конца 2021 года, и в рисках, связанных с работой с персональными данными, а также в традиционном консерватизме многих HR-специалистов. Ольга Исакова, руководитель управления по кадровым сервисам компании «Магнит», рассказала Клубу ОЦО о том, почему они решили начать внедрение КЭДО еще до появления соответствующего законодательства, с каких сотрудников начинали проект и как старались минимизировать возможные риски.
Предпосылки перехода на КЭДО
Два года назад компания «Магнит» провела трансформацию кадровой функции, укрупнили кадровые подразделения — были созданы Центры кадровых сервисов на базе округов. Однако полной централизации кадровой функции мешал бумажный документооборот. Кадровые администраторы во фронт-офисах в огромных количествах обрабатывали документы, которые в бумажном виде приносили сотрудники (в компании работает 360 тыс. человек), а также подписывали пакеты документов по кадровым процедурам.
Мы максимально автоматизировали кадровые транзакции, исключив ручные проводки там, где это было возможно. После этого стало понятно, что именно работа с бумажными документами отнимает много времени как у самих сотрудников, так и у кадровиков: подписанные документы долго передавались из магазина в офис (у нас более 27 тыс. магазинов по всей стране), при этом не исключены были случаи их потери.
С 2020 года мы участвовали в эксперименте Минтруда по переходу на КЭДО и понимали, как работает кадровый ЭДО, даже когда не было законодательства, которое позволяло бы переводить все документы в электронный вид. Мы знали, что разрабатывается закон, который должен был ввести в действие кадровый ЭДО в нашей стране, и, не дожидаясь его финального утверждения, мы приняли решение о старте подготовки проекта по переходу на КЭДО с целью полного отказа от бумаги в кадровом делопроизводстве, перевода трудовых отношений между сотрудником и работодателем в цифровой вид, что позволило бы максимально облегчить работу кадровиков и сотрудников и снизить затраты компании.
Этапы проекта по внедрению КЭДО в 2021–2022 годах
Мы подготовили дорожную карту всего проекта, согласно которой пилотный проект планировалось начать с дистанционных сотрудников и в течение трех месяцев необходимо было опробовать, как будет работать система КЭДО. Однако еще до старта пилота нами была проделана большая подготовительная работа.
Подготовка к пилоту и пилотный проект
Подготовка к старту пилота заняла примерно семь месяцев и включала в себя четыре основных этапа.
Этап 1. Подготовка юридического заключения, где были подробно прописаны ответственность работника и работодателя в сфере КЭДО, сформирована методологическая база, актуализированы бизнес-процессы: постарались убрать все лишние этапы, например дополнительные согласования, которые затягивали процесс подписания документов.
Этап 2. Составление бизнес- и технических требований к системе. После подготовки ТЗ был проведен скоринг потенциальных провайдеров (четыре кандидата) и выбрано техническое решение. Помимо традиционно ключевого критерия цена/качество, нам было важно, чтобы оборудование провайдера было российского производства, а сервера находились в России. Кроме того, мы понимали, что система как минимум должна поддерживать функцию загрузки документов и подписание его электронной подписью, как максимум — полная интеграция с учетной системой и автоматическое движение документов по маршрутам.
Этап 3. Предпроектное обследование, формирование Проектного решения
Этап 4. Обучение кадровиков, подготовка Инструкций, информационных материалов для сотрудников. Была проведена большая коммуникационная кампания для работников, важным плюсом стало то, что дистанционные работники были сами заинтересованы в реализации пилотного проекта, поскольку для подписания бумажных документов им приходилось тратить значительные усилия — ехать в ближайший офис филиала компании, чаще всего в другой населенный пункт.
Этап 5. Запуск пилота.
Нам повезло, что в ноябре 2021 года — практически к моменту старта пилотного проекта — был утвержден Федеральный закон № 377-ФЗ, который, можно сказать, узаконил кадровый электронный документооборот и в дальнейшем позволил нам тиражировать пилот на других сотрудников компании.
В рамках пилотного проекта в январе 2022 года было реализовано только подписание кадровых документов посредством ЭЦП: УКЭП со стороны работодателя и УНЭП со стороны сотрудника.
К концу марта 2022 года (окончанию пилота) на КЭДО были переведены в полном составе 3000 дистанционных сотрудников.
Масштабирование проекта на офисы
В ходе масштабирования проекта на офисных сотрудников мы постепенно настраивали бизнес-процессы под КЭДО (рис. 1).
Так, если в рамках пилота мы только подписывали кадровые документы посредством ЭЦП, то уже в апреле была настроена интеграция системы КЭДО с нашей учетной системой: документы мигрировали из учетной системы пакетами в систему КЭДО, то есть был выстроен сквозной процесс.
В июне 2022 года был настроен блок «Заявления», который маршрутизировался автоматически по кадровикам. Мы скорректировали управленческую структуру, настроили ролевую модель (необходимо было постоянно следить за уровнем доступов в систему). Наконец, в октябре был настроен блок «Планирование отпусков». К концу ноября 2022 года 99% офисных сотрудников перешли на КЭДО.
Однако мы понимали, что наиболее существенные экономические эффекты можно получить от перевода розничных сотрудников на КЭДО, поэтому в ноябре стартовал пилот по внедрению КЭДО в рознице.
Пилотный проект в рознице
В качестве пилотного розничного магазина были выбраны гипермаркеты одного из округов, и в ноябре — декабре 2022 года, то есть фактически за два месяца 75% сотрудников округа этого формата перешли на КЭДО. Такой показатель за два месяца перехода говорит о том, что сотрудники поддержали проект, увидели для себя очевидные преимущества в экономии времени, оценили возможность иметь свои кадровые документы всегда под рукой.
Пилот в рознице был признан успешным, и основной целью 2023 года стал перевод на КЭДО сотрудников трех розничных форматов. Прежде чем подробнее рассказать о планах перевода на КЭДО работников розницы, хотелось бы остановиться на тех рисках проекта, которые мы видели на старте, и каким образом мы их минимизировали.
Риски на старте проекта и их нивелирование
Можно выделить несколько основных рисков, которые мы видели на старте проекта.
Недоверие к внешней системе. У сотрудников были опасения за сохранность персональных данных, возможность DDoS-атак или взлома сервиса. Как нивелировали? Был проведен аудит информационной безопасности выбранной платформы, а ответственность за сохранность персональных данных была закреплена в договоре с подрядчиком.
Недоверие к электронным версиям документов. Понятно, что у сотрудников была привычка иметь все документы на бумаге под рукой. Как нивелировали? Как уже отмечалось, была проведена коммуникационная кампания для сотрудников, которая включала установочные встречи, вебинары, рассылки корпоративных писем, памяток, видеоролика о системе. Очень важно, что и внедрение, и коммуникация осуществлялись сверху вниз: сначала для руководителей, потом для их подчиненных.
Технические проблемы с доступом в сервис. Конечно же, были опасения технических сбоев. Как нивелировали? Со стороны компании была организована стабильная, простая, быстрая авторизации в системе КЭДО. Был выбран сервис аутентификации, который предоставляет доступ всем категориям сотрудников (с учетными записями и ПК, без учетных записей и корпоративного ПК). Мобильное приложение стало целевым вариантом для доступа к КЭДО, поскольку закупать компьютеры в каждый магазин было очень затратно.
Низкий уровень цифровизации. На старте проекта была гипотеза, что сотрудники розницы плохо цифровизированы: предполагали, что 15% не имеют смартфонов. Как нивелировали? Была продумана возможность при необходимости использования корпоративных ПК директоров магазинов рядовыми сотрудниками, однако выяснилось, что проблем со смартфонами у розничных сотрудников в большинстве своем не было. Сотрудников, у которых отсутствовали смартфоны, на деле оказалось не более 3%.
Производительность платформы на масштабах компании «Магнит». Как уже отмечалось в начале статьи, у нас в компании работает большое количество сотрудников, поэтому были опасения низкого быстродействия платформы и приостановки бизнес-процессов компании. Как нивелировали? Мы проводили нагрузочное тестирование в соответствии с графиком масштабирования, также на регулярной основе оптимизируем интеграционные запросы.
Масштабирование проекта в 2023 году
В 2023 году в «Магните» был начат перевод на кадровый ЭДО сотрудников трех розничных форматов — гипермаркетов, «Магнит Косметик» и аптек — с общей численностью порядка 75 тыс. человек. На текущий момент процесс по их переводу на КЭДО завершен, результаты превзошли наши ожидания!
На КЭДО уже перешли 98% сотрудников «Магнит Аптека», 97% сотрудников гипермаркетов, 96% сотрудников «Магнит Косметик».
Экономическая эффективность проекта
Как показали наши расчеты, 61% экономического эффекта от внедрения кадрового ЭДО составило высвобождение полезного времени сотрудников (рис. 2).
До перехода на КЭДО сотрудники тратили много времени на поездки в офис для подписания документов или — если речь шла об удаленных магазинах в регионах — отвлекали рабочее время директора магазина на распечатку документов, их подписание с сотрудником и отправку бумажных документов в офис. Теперь же сотрудники могут подписывать кадровые документы онлайн в личном кабинете системы КЭДО в течение нескольких минут.
Еще 30% экономии удалось получить за счет того, что освободились «руки» у кадровых сотрудников — а у нас больше сотни фронт-офисов в стране, которые работают с первичной бумажной документацией. Остальные 9% — экономия на бумаге, почтовых расходах, хранении документов и т.п.
Таким образом, проект перехода на КЭДО был признан успешным.
Планы работы на 2024–2025 годы
Планы компании на ближайший год представлены на рис. 3.
Если до конца этого года, как уже было сказано, мы ставили цель по переводу на КЭДО работников розницы только трех форматов, то в 2024 году ставим перед собой амбициозную цель! Планируется перевод на КЭДО более 170 тыс. сотрудников основного формата («Магнит у дома»). А в 2025 году запланирован перевод на КЭДО сотрудников логистики и собственных производств.
Согласно нашим расчетам, проект по внедрению КЭДО должен окупиться через пять лет.
В заключение хотелось бы обратить внимание, что нужно учесть в процессе внедрения КЭДО тем, кто только в начале пути по переходу на КЭДО.
Важные фокусы внимания
До старта проекта по внедрению важно не только описать бизнес-процессы, но и выбрать тип оргструктуры (если у вас их несколько), по которой будет настроена маршрутизация документов между сотрудником и руководителем.
Необходимо организовать каналы технической поддержки по принципу «единого окна». В «Магните» это и чат-боты, и контакт-центры, и электронные ящики, и порталы — таким образом обеспечивается максимальная информационная поддержка сотрудников. Особенно важно активно сопровождать и консультировать пользователей на старте проекта, используя все возможные каналы.
Необходимо определиться со стратегий развития продукта, понять, каким образом он будет бесшовно интегрироваться с корпоративными сервисами и мобильным приложением.
Пять советов тем, кто только планирует переход на КЭДО
- Не бойтесь переходить на КЭДО.
- Переводите в электронный вид максимальный перечень кадровых документов.
- Перед стартом проекта оптимизируйте кадровые бизнес-процессы.
- Заручитесь поддержкой топ-менеджмента.
- Стартуйте с пилота!
Налоговый мониторинг и архив. Архив приходит первым!
Почему финансовый архив - это ключевой элемент в цепочке взаимодействия с ФНС и как избежать ошибок при его построении
Стратегия бизнеса в отношении ERP-систем: подходы и ключевые выводы
Владимир Соловьев, ТеДо, – о том, в каких функциях российский бизнес планирует менять ERP-систему в первую очередь и почему
