Внедрение кадрового ЭДО: опыт компании ESTEL

В 2022 году многие компании и ОЦО начали переводить кадровые процессы в электронный вид. Анастасия Промская, руководитель проекта компании ESTEL, рассказала Клубу ОЦО о том, как их компания пришла к необходимости внедрения КЭДО, с какими сложностями столкнулась команда, каких результатов достигли и что планируют делать дальше.

Предпосылки проекта

22 ноября 2021 года были приняты поправки к Трудовому кодексу РФ (Федеральный закон № 377-ФЗ), которые разрешили цифровую коммуникацию и обмен электронными документами в трудовых отношениях. Именно законодательно закрепленная возможность обмена электронными кадровыми документами с сотрудниками обособленных подразделений и удаленными работниками стала главным фактором для запуска проекта КЭДО в компании ESTEL.

Планировалось, что отказ от бумаги в кадровых процессах поможет:

• ускорить процесс документооборота и повысить его удобство;
• снизить трудозатраты и издержки, в том числе на почтовые расходы по отправке документов работникам.

Проект был запущен в 2022 году. С момента старта проекта до передачи системы КЭДО в эксплуатацию прошло три месяца.

Подготовка к проекту и выбор системы

Предварительно команда проекта, включая рабочую группу из трех сотрудников HR-отдела ESTEL, проанализировали внутренние процессы. В результате аудита выявили потребность в цифровизации не только кадрового документооборота, но и договорной работы, делопроизводства и хранения документов. 

Начать решили с оптимизации кадровых процессов и внедрения IТ-системы. В итоге остановились на системе Directum HR Pro, которая максимально отвечала требованиям компании. Выбор системы был продиктован рядом факторов: это российское программное обеспечение, у вендора Directum был большой опыт внедрения своих продуктов в компаниях различного масштаба и качественная методологическая поддержка на всех этапах проектов. Важным критерием при выборе ПО стало и то, что флагманский продукт разработчика — система Directum RX — непосредственно в коробочной поставке удовлетворила запросы ESTEL в цифровизации целого контура внутренних процессов: делопроизводства, договорной работы, закрывающих документов. В других рассматриваемых системах требовались существенные доработки.

Работа с сотрудниками перед началом и в ходе проекта

У команды были опасения, что сотрудники воспримут в штыки как новую систему, так и цифровой формат взаимодействия в целом. Не стоит забывать, что по законодательству работодатель не вправе заставлять сотрудников переходить на КЭДО. Плюс был страх, что система только добавит работы HR-специалистам. 

На начальном этапе мы уведомили сотрудников о том, что в ESTEL стартует проект перехода на кадровый электронный документооборот. Для этого подготовили бумажные документы и попросили оставить письменное согласие либо несогласие по работе в системе КЭДО. Многие сотрудники пошли на контакт и согласились опробовать новый формат взаимодействия. Внедрение начали постепенно с небольших лояльно настроенных отделов, работники которых дали письменное согласие.

Конечно, остались и те, кто решил не изменять бумаге. Их было немного — например, в одном лояльно настроенном к КЭДО отделе было один-два противника цифровизации. Команде проекта пришлось дополнительно поработать с сотрудниками: чтобы снять напряжение, проводили разъяснительные беседы. На этом этапе серьезную помощь оказали специалисты вендора, которые всегда были на связи и давали грамотные консультации по тому, как правильно взаимодействовать с людьми.

В результате планомерной работы команды проекта, а также благодаря сарафанному радио и положительным отзывам коллег о работе с личным кабинетом нелояльных сотрудников со временем становилось меньше. Те, кто изначально воспринял цифровизацию в штыки, в итоге все-таки перешли на сторону КЭДО.

Чтобы облегчить процесс перехода на КЭДО, команда проекта разработала локально-нормативную документацию, регламентирующую процесс КЭДО, и инструкции для пользователей по подключению к личному кабинету Directum HR Pro.

Каждый сотрудник в своем личном кабинете (через мобильный доступ) мог ознакомиться с локальным нормативным актом в части КЭДО в компании и подписать его с помощью УНЭП (усиленной неквалифицированной электронной подписи). HR-менеджеры держали руку на пульсе и контролировали ход подключения. В IТ-системе они в любой момент могли видеть уведомления о каждом новом подписанном ЛНА.

Нагрузка на HR-специалистов увеличилась только на первоначальном этапе внедрения. И это вполне ожидаемо, так как на начальном этапе знакомства с новым инструментом трудоемкость всегда больше. 

Далее пошагово рассмотрим, каким образом теперь происходит оформление отпуска через систему КЭДО.

Как выглядит процесс оформления электронного заявления на отпуск

Рассмотрим, как сегодня сотрудники ESTEL оформляют заявления на отпуск без единого листа бумаги. 

1. В личном кабинете работник выбирает необходимый вид документа и запускает процесс по оформлению заявления (рис. 1).

2. Далее благодаря преднастроенным маршрутам в системе непосредственный руководитель сотрудника получает задачу на согласование документа в Directum HR Pro. Уведомление о поступившем задании (с гиперссылкой для его открытия) также дублируется на электронную почту руководителя.

3. Заявление, согласованное руководителем, поступает на обработку ответственному HR-менеджеру (рис. 2).

4. Приказ на отпуск формируется в основной системе — 1С:ЗУП. HR-менеджер оформляет кадровое событие и отправляет данный документ на утверждение.

5. Директор по персоналу получает приказ и подписывает его в системе (рис. 3).

6. Подписанный приказ на отпуск в автоматическом режиме поступает на ознакомление сотруднику в личный кабинет (рис. 4).

Результаты проекта и дальнейшие планы

Сегодня в Directum HR Pro работают 1200 сотрудников ESTEL, при этом производственный отдел на 100% подключился к системе. 

В электронный вид перевели основные процессы по отпускам, различного рода заявления, должностные инструкции, работу с ЛНА и с документами по охране труда (разрешенные законодательно), а также некоторые виды нетиповых документов. Например, без бумаги оформляются такие кадровые документы, как:

• заявление о предоставлении отпуска;
• заявление о переносе отпуска;
• заявление об отпуске без сохранения з/п;
• заявление о предоставлении доп. отпуска;
• приказ о предоставлении ежегодного отпуска (доп. отпуска и т.д.);
• приказ о командировке;
• должностные инструкции;
• дополнительное соглашение к трудовому договору;
• согласие на обработку персональных данных;
• договор дарения денежных средств;
• уведомления (например, о вакцинации);
• заявления о материальной помощи;
• прочие заявления (на отправку трудовой книжки и пр.);
• ЛНА и прочие документы.

Благодаря КЭДО в шесть раз ускорились HR-процессы, уменьшились затраты на доставку документов. Компания ESTEL избавилась от рутинной ручной работы, которой раньше было очень много.

Время на подписание кадровых документов сократилось с четырех часов до 30 минут. Ежегодно компания экономит на этом 7200 человеко-часов. 

В планах — дальнейшее развитие системы: добавление процессов делопроизводства, управления договорами, планирования отпусков и онлайн-приема.

Справка о компании

Компания ESTEL работает уже более 20 лет на рынке. Сегодня в ее состав входят два завода в Санкт-Петербурге, распределенная сеть подразделений по всей России, а также салоны красоты и бьюти-шопы. Число сотрудников — более 3000. Ежегодный объем выпускаемой продукции — 100 млн единиц.