Управленческая отчетность в ОЦО: практический опыт

Ведение управленческого учета и подготовка отчетности – это тот функционал, который бизнес пока не очень охотно передает в ОЦО, несмотря на рост компетенций сотрудников центров. Вместе с тем, как показал опрос Клуба ОЦО, у 58% центров подобный функционал частично централизован. Мы решили выяснить, какие именно функции по управленческому учету и отчетности выводятся в ОЦО наиболее часто и что является основным тормозом для их перевода.

Почему бизнес не готов к централизации этих функций

Можно выделить две основные причины, почему многие управляющие компании или обслуживаемые предприятия скептически относятся к выводу управленческого учета и отчетности в ОЦО.

1. Недоверие со стороны бизнеса. 

Информация, содержащая в управленческих отчетах, предоставляется топ-менеджменту бизнеса для принятия управленческих решений, и, как правило, является достаточно чувствительной, поэтому УК часто не доверяют ОЦО весь процесс подготовки управленческой отчетности. Кроме того, по мнению Натальи Котюковой, директора ЕЦО МТС, нужна надежная система сбора, предоставления, хранения и структурирования данных, а также подготовки отчетов для принятия решений, а уровень аналитики в учетных системах ОЦО не всегда может быть достаточен для подготовки качественной управленческой отчетности.

2. Уровень компетенций сотрудников ОЦО. 

Эта причина отчасти связана с первой, поскольку недоверие бизнеса к ОЦО связано в том числе и с сомнениями в достаточном уровне компетенций специалистов сервисных центров, которые будут готовить управленческие отчеты в случае передачи им этих задач.

По словам Ольги Спесивовой, исполнительного директора по учетным и финансовым функциям «Сегежа Групп ОЦО», в их ОЦО выведен почти весь функционал по подготовке управленческой отчетности, однако стадия недоверия со стороны бизнеса была достаточно длительной и ее пришлось пройти, чтобы наступила стадия принятия – когда бизнес увидел, что качество управленческой отчетности отвечает всем необходимым корпоративным требованиям.

Поэтому ОЦО, которые уже готовы к оказанию данных сервисов, должны быть готовы к долгому пути по убеждению бизнеса в целесообразности такой работы.

Какие подходы используют компании для централизации подготовки управленческой отчетности

Рассмотрим, каким же образом действуют компании при подготовке управленческой отчетности и какие функции они централизуют наиболее часто.

Централизация подготовки управленческой отчетности в УК. Это достаточно распространенный подход – управленческий учет и подготовка управленческой отчетности осуществляются централизованно, но в рамках головной компании. Таким образом этот процесс организован в ГК «Русагро», в «Черкизово» и ряде других компаний.

ОЦО осуществляет сбор данных для управленческой отчетности. Чаще всего в Общие центры обслуживания переводят технический сбор фактических данных для подготовки управленческих отчетов. Именно такой функционал есть у «Черкизово-ОЦО», ОЦО «УралХима» (по части обслуживаемых предприятий), в ОМК-ЦЕС. 

Подготовка управленческой отчетности полностью переведена в ОЦО.  Это пока достаточно редкая практика среди сервисных центров. С Клубом ОЦО таким опытом поделились «Сегежа Групп ОЦО». По словам Ольги Спесивовой, процесс передачи управленческой отчетности в ОЦО был выстроен поэтапно. Сначала, в 2020 году, в ОЦО передали консолидацию управленческой отчетности по группе, чтобы сократить стоимость подготовки отчетности. 

Далее был передан функционал сбора управленческой отчетности по фактическим данным по предприятиям. После этого достаточно много времени потребовалось на внедрение единой методологии сбора фактических данных, поскольку у группы компаний 4 различных направления бизнеса, которые использовали разные способы сбора необходимых данных.

На сегодняшний день в «Сегежа Групп ОЦО» вся фактическая управленческая отчетность (7 отчетных форм) формируется в ОЦО, консолидация управленческой отчетности осуществляется также в ОЦО. Управленческий учет соответствует  МСФО-учету по группе, большую часть корректировок учета в РСБУ в МСФО делается именно в ОЦО. Всего этой работой занимаются около 30 человек

В УК осталась подготовка дашбордов для президента и участие в доработке методологии в случае изменения бизнес-процессов на предприятиях и переводе новых видов бизнеса на обслуживании. 

Дальнейшие направления для развития – расширение функции прогнозирования (пока эта работа осуществляется для предприятий дивизиона «Сибирь») и перевод в ОЦО формирования бюджетирования – сначала по одному дивизиону, в том числе для возможности сопоставления прогнозов с бюджетами.

Обучение сотрудников

Поскольку одна из причин, по которой бизнес не готов передавать управленческий и учет и отчетность в ОЦО, – недостаточный уровень компетенций сотрудников, очень важно развивать эти компетенции и учить сотрудников мыслить экономическими категориями.

Сегодня многие специалисты ОЦО уже готовы работать с аналитическими данными, формировать дашборды, а значит – способны более глубоко погружаться в бизнес и понимать причинно-следственные связи между различными показателями.

По словам Александра Завражина, директора ОЦО «ВымпелКом», возможность решать новые амбициозные задачи является серьезной мотивацией для многих сотрудников. С ним согласна и Ольга Спесивова. По ее опыту, сотрудников действительно мотивирует, когда перед ними ставят новые серьезные задачи, с которыми они ранее не сталкивались.

Интересным опытом опосредованного обучения персонала, который применялся в «Сегежа Групп ОЦО», стало знакомство сотрудников, которые формируют и проверяют отчетность, с работой предприятий на местах. Сотрудники ОЦО были в цехах и видели работу по тем направлениям, по которым они формируют управленческую отчетность, это важно, поскольку за каждым показателем теперь для них стоит реальный производственный процесс, который они представляют.

Понятно, что важны и технические навыки: поскольку часть сотрудников только технически собирают отчетность, то для них главное, в первую очередь, хорошо владеть Excel, чему учат на специальных курсах в рамках ОЦО. Если же у технического специалиста виден потенциал и желание развиваться, то ему сразу же демонстрируют возможности для дальнейшего профессионального развития: можно заниматься прогнозированием, делать план-факт анализ, писать макросы и т.д.

Перспективы перевода ведения управленческого учета и подготовки отчетности в ОЦО

Наталья Котюкова, ЕЦО МТС, считает, что передача управленческого учета в ОЦО – это вопрос времени. Большинство представителей ОЦО согласны с этой точкой зрения. 

Еще 5-7 лет назад многие головные компании скептически относились к возможности подготовки и консолидации МСФО-отчетности в рамках ОЦО, однако сегодня этот функционал стал привычным для многих центров. Сбор данных и подготовка аналитических отчетов в различных разрезах по запросу бизнеса также становится все более востребованным сервисом, который начинает активно развиваться в передовых ОЦО (практический опыт по развитию бизнес-аналитики в ОЦО обсудим в сентябре на мероприятии Клуба ОЦО).

Все это означает, что в относительно скором времени бизнес придет к пониманию целесообразности передачи подготовки управленческой отчетности в сервисные центры. Главное, чтобы к этому моменту сами специалисты ОЦО были бы готовы качественно оказывать этот сервис.