Создание целевой системы ЭДО в «Магните»

Ольга Прудникова

ОЦО Магнит

директор департамента управления финансовыми сервисами

(На дату публикации статьи)

Ольга Прудникова, директор департамента управления финансовыми сервисами ОЦО «Магнит», рассказала Клубу ОЦО, как в компании пришли к необходимости создания целевой системы ЭДО, каким образом выстроена работа с сотрудниками при внедрении системы и как интеграция BI с системой ЭДО позволяет оперативно мониторить исполнение задач сотрудниками.

Целевая система ЭДО

Когда в 2019 году было принято решение о создании ОЦО «Магнита», остро встал вопрос о создании целевой системы электронного документооборота (далее — СЭД), которая на начальном этапе как обеспечила бы транспорт для документов, так и позволила бы дальнейшее развитие автоматизации и цифровизации сервисов.

На текущий момент наша целевая система ЭДО и электронного архива включает в себя:

• сканирование документов с автоматической передачей скан-образов в систему;
• распознавание выделенных атрибутов документов, при этом автоматически заполняются поля и происходит классификация документа по выделенным атрибутам;
• маршрутизацию документов, то есть определение в системе, куда они должны быть направлены (ОЦО, бизнес-подразделения);
• централизованный электронный архив;
• оперативную отчетность по движению документов.

В 2021 году в рамках развития СЭД проводятся настройки функции согласования и подписания документов, в том числе договоров, а также трекинг документов, для того чтобы отследить перемещение документов, которые отправляются в бумажном виде в централизованный архив. В «Магните» единый централизованный архив бумажных документов находится в Краснодаре. После того как документы переданы на обработку в ОЦО из всех 68 регионов России, бумажные документы перемещаются в него автотранспортом. Чтобы не потерять эти документы в дороге, нам необходим был трекинг, который обеспечивает СЭД.

Работа с сотрудниками при внедрении целевой системы ЭДО

Любые изменения — это всегда стресс, и при создании ОЦО нам необходимо было не только обеспечить доверие со стороны бизнеса к новой организационной единице — Общему центру обслуживания, но и показать, что создается новый целевой продукт, который будет полезен компании. Мы были нацелены на то, чтобы показать всем пользователям системы (в компании «Магнит» работает более 300 тыс. сотрудников), что работа в СЭД простая, интерфейс понятный и удобный.

При внедрении СЭД мы понимали, что со сложностями столкнутся и сотрудники ОЦО — исторический персонал бухгалтерии головной компании Краснодара, который являлся костяком нашего центра. Сотрудникам бухгалтерии необходимо было приобрести навыки работы со скан-образами документов, что не всегда просто, особенно по документам, которые состоят из нескольких десятков страниц. А еще необходимо было организовать контрольные процедуры и при этом обрабатывать такие документы быстро и без ошибок.

Работу с сотрудниками «Магнита» при создании СЭД мы разделили на несколько частей.