Работа с дашбордами: опыт «МФЦ Полюс»

Работа с аналитическими данными становится одной из важных и новых компетенций современного ОЦО. Руслан Рахимжанов, аналитик компании «МФЦ Полюс», рассказал Клубу ОЦО об основных этапах разработки дашбордов и тех преимуществах, которые этот инструмент дает компании.

Роль дашбордов в «МФЦ Полюс»

В «МФЦ Полюс» внедрена цифровая культура принятия решений, ключевым инструментом которой является комплекс разработанных дашбордов. 

Дашборд был выбран в первую очередь потому, что с его помощью можно получать данные онлайн в удобной интерактивной форме, что позволяет оперативно отслеживать важные метрики, тренды и другие критичные показатели и немедленно реагировать на их изменения.

Одним из первых шагов при разработке ИТ-инструмента было выявление потребностей пользователей и создание решения для отображения ключевых показателей эффективности. 

В «МФЦ Полюс» существует Центр аналитической отчетности, который занимается разработкой дашбордов, RPA-решений, развитием корпоративного хранилища данных и малой автоматизацией.

Можно выделить несколько ключевых преимуществ применения дашбордов. 

1. Экономия времени: пользователи могут быстро получать нужную информацию без необходимости изучать сложные отчеты
2. Улучшение качества решений: с помощью дашбордов сотрудники могут быстро выявлять тренды и проблемы, что способствует более точным и своевременным решениям. 
3. Удобный интерфейс: интуитивно понятный интерфейс позволяет использовать дашборды специалистам, не имеющим специальных знаний и ИТ-подготовки.
4. Эффективное планирование работы
5. Визуализация BIG DATA
6. Предоставление данных в режиме реального времени

Этапы разработки дашбордов

Разработка дашбордов в «МФЦ Полюс» состоит из нескольких этапов. На каждом из них аналитики, работающие с данными, решают специфические задачи, начиная от формирования требований и заканчивая поддержкой и развитием готовых решений.

1. Определение целей и формирование требований

На начальном этапе аналитик проводит интервью с заказчиком для выявления бизнес-требований. Задача заключается в том, чтобы понять, какие именно показатели и данные необходимы для создания дашборда. Важно понимать, какие вопросы необходимо решить с помощью аналитики, чтобы выработать ключевые показатели и методы их визуализации. 

На данном этапе анализируются бизнес-процессы в самых разных областях: бухгалтерский и налоговый учет, управление персоналом и АХО, информационные технологии, обеспечение безопасности, казначейство и др. Далее формируется техническое задание, составляется макет дашборда и осуществляется подготовка документации. Этап в среднем занимает от 3 до 7 дней.

2. Определение источников данных и анализ данных

Показатели, необходимые для дашбордов, могут поступать как из внутренних баз данных, так и из внешних источников. На этом этапе аналитики проводят анализ источников данных, обеспечивают их корректность и выявляют возможные аномалии. Этап занимает от 1 до 10 дней. 

3. Проектирование архитектуры данных

Это один из самых важных этапов разработки дашборда. В ходе него определяются подходы, выбираются инструменты, и аналитики приступают непосредственно к проектированию модели данных и ETL-процесса (от англ. Extract, Transform, Load — дословно «извлечение, преобразование, загрузка». – прим. редакции).

В «МФЦ Полюс» используется несколько этапов работы с данными: от извлечения необработанных данных до их агрегации и создания витрин данных, что помогает эффективно распределять нагрузку и обеспечивать быстрый доступ к необходимой информации.

Корпоративное хранилище данных — это система, которая позволяет собирать, обрабатывать и хранить большие объемы информации, объединяя данные из различных источников. 

В «МФЦ Полюс» создано хранилище, которое интегрирует данные из различных транзакционных SQL-баз данных, Excel-файлов, систем сервисов и интернет-ресурсов через API.

Структура хранилища включает несколько слоев:

• Стейджинг – первоначальная зона для хранения необработанных данных, как есть в системе источники
• Факт-слой – данные, которые прошли обработку, типизацию, нормализацию
• Витрины данных (Data Marts) – специализированные хранилища, которые позволяют снизить нагрузку на основное хранилище и предоставляют пользователям удобный доступ к данным.

Этап проектирования архитектуры данных занимает от 1 до 15 дней. 

4. Разработка дашборда

После того как архитектура данных была спроектирована, аналитик приступает к разработке самого дашборда. В ходе этой работы важно создать не только удобный интерфейс, но и правильно настроить логику обработки данных, чтобы пользователи могли легко получать актуальную информацию и принимать решения на основе этих данных.

Аналитики разрабатывают ключевые показатели, которые будут отображаться на дашборде, а также пишут сложные формулы и расчеты, необходимые для аналитики. Этап также занимает от 3 до 30 дней. 

5. Тестирование

После разработки первой версии дашборда наступает этап тестирования. В процессе тестирования коллеги проверяют работу системы и предоставляют обратную связь, что помогает улучшить качество дашборда. Этот этап часто повторяется в рамках итеративной работы по методологии Agile, где улучшения и доработки вносятся по мере необходимости. 

В среднем на тестирование уходит 5-7 дней. 

6. Согласование с заказчиком

Когда дашборд прошел тестирование, его согласовывают с заказчиком. В этот момент подготавливается документация, в которой описываются:

• ключевые показатели;
• бизнес-методика работы с данными;
• логика работы дашборда;
• протокол ввода в промышленную эксплуатацию.

Этап согласования занимает незначительно время. 

7. Внедрение в промышленную эксплуатацию

После успешного согласования дашборд вводится в эксплуатацию. Это означает, что он начинает использоваться для ежедневных рабочих процессов, а команда продолжает его поддерживать и развивать, проводя регулярные обновления и улучшения.

Управление данными и безопасность

В «МФЦ Полюс» внедрены принципы Data Governance, которые помогают обеспечить правильное управление данными на всех этапах их обработки. Наши основные принципы управления данными:

• Data Catalog — каталог данных, который позволяет описывать базы данных, вести реестр дашбордов и показатели. Это дает возможность быстро находить нужные данные и получать информацию о их структуре.
• Data Quality — система контроля метрик качества данных, чек-листы для разработки дашбордов и внутреннее обучение аналитиков, что способствует повышению качества работы.
• Data Security — доступ к дашбордам предоставляется только по запросу, который проходит через строго определенный маршрут согласования. Это позволяет обеспечить высокий уровень безопасности данных и предотвратить несанкционированный доступ.

Архитектура данных

Для работы с данными «МФЦ Полюс» использует несколько BI-систем, основной из которых является Power BI. Однако компания также тестировала и другие решения, такие как Visiology, FineBI и различные российские системы, например, Forsite и PixBI.

Процесс интеграции с различными учетными системами (1С, SAP) требует использования интеграционных шин, таких как Kafka и SAP PIPO, которые обеспечивают автоматическую передачу данных в корпоративное хранилище.

В качестве СУБД используется MS SQL, PostgreSQL, ClickHouse, а для оркестрации данных Airflow, Python, C#, DBT, SSIS и RPA решения.

Резюме

Разработка хранилищ данных и дашбордов в «МФЦ Полюс» — это важный инструмент для улучшения бизнес-процессов. Путем правильного управления данными, компания повышает производительность, ускоряет процесс принятия решений и обеспечивает более качественную работу всех внутренних сервисов.