Переход на электронные перевозочные документы: возможные проблемы

С 1 сентября 2026 года в России станет обязательным использование электронных перевозочных документов (ЭПД). Более того, Минтранс заявил, что планирует 90% документов перевести в электронный формат. Вместе с тем, большинство компаний пока либо опробовали в тестовом режиме внедрение ЭПД, либо даже еще не начинали этот проект. Эксперты компании «Деловые решения и технологии» (ДРТ) на конференции «Цифровой документооборот» обозначили ключевые вопросы, на которые важно обратить внимание бизнесу уже сегодня.

Основные законодательные изменения

Согласно Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» и отдельные законодательные акты Российской Федерации», можно выделить следующие основные временные ориентиры по внедрению планируемых нововведений.

С 1 марта 2026 года на цифровой платформе «ГосЛог» должен быть размещен Реестр экспедиторов: для усиления контроля за перевозкой грузов создается единый официальный реестр экспедиторов, соответственно, право на осуществление транспортно-экспедиционной деятельности будет предоставлено только юрлицам и ИП, включенным в этот реестр (Изменения в закон № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности»).

Действующие участники рынка обязаны подать уведомление о своей деятельности до 1 мая 2026 года. Это дает компаниям 60 дней с начала действия реестра, чтобы подготовиться: проверить соответствие требованиям и наладить ЭДО.

Компании, планирующие выйти на рынок после 1 марта 2026 года, смогут работать только после их включения в реестр.

С 1 сентября 2026 года в электронном виде должны будут формироваться ключевые перевозочные документы, а именно:

• электронные заказ и заявка перевозчику; 
• экспедиторские документы;
• транспортная накладная 

В развитие принятых законодательных изменений ожидаются следующие нормативные документы:

1. Публикация форматов экспедиторских документов (ФНС совместно с Минтрансом России)
2. Определение случаев, в которых документы могут оформляться на бумажном носителе (Минтранс России)
3. Изменение в Постановление Правительства РФ № 2200 («Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации»)
4. Обновление форматов ЭПД (ЭТрН, Путевой лист); изменение Постановления Правительства РФ № 931 (Правила обмена электронными перевозочными документами и сведениями, содержащимися в них, между участниками информационного взаимодействия…)
5. Принятие подзаконных актов, связанных с вступлением в силу закона № 140-ФЗ: требования к экспедитором, порядок проверки груза и т.д.

Проблемные вопросы для внедрения ЭПД

Согласно исследованию ДРТ ЭДО-2025, представители профессионального сообщества считали транспортный ЭДО достаточно перспективным направлением развития юридически значимого ЭДО –  так ответили 35% респондентов, и электронные транспортные документы заняли 4-е место после договорных, внутренних и кадровых документов.

22% участников исследования отметили, что уже перевели транспортные документы в электронный вид, однако при этом основной блок цифровизованных документов относился к внутрифирменным перевозкам и перевозкам прямыми схемами (без привлечения экспедиторов).

В ходе опроса на тему, какие проблемы являются наиболее значимыми при переходе на электронные перевозочные документы, который был запущен уже осенью 2025 года, были получены следующие ответы:

36% – изменение процесса приемки: Phygital ЭДО (симбиоз physical и digital: сочетание процессов электронного оформления документов и физического движения материальных ценностей), подписание документов материально ответственным лицом и взаимодействие с водителем;

20% – как будет работать роуминг и осуществляться взаимодействие операторов и систем для обеспечения ЭДО;

12% – нужно понять, какие транспортные документы есть у нас, есть ли ответственные за изменения внутренних бизнес-процессов.

Нельзя не отметить, что некоторые компании занимают «выжидательную» позицию – вопросы, упомянутые выше либо еще не прорабатывались, либо в целом не выявлены.

Вместе с тем, как справедливо отметила на конференции Елена Кондратьева, директор по развитию СЦ FESCO, проекты перехода на ЭПД необходимо начинать уже сегодня, поскольку может возникнуть достаточно много вопросов, в том числе связанных с методологией, с технологией и т.д.

Что нужно учесть компаниям для подготовки к переходу на ЭПД

Выделим только три момента, которые важно учесть в первую очередь в ходе проекта по переходе на ЭПД

1. Грузополучателям важна связь транспортной накладной с первичным документом (и с Грузоотправителем)
2. Изменение подхода к хранению транспортных документов – нужна ли отдельная карточка в электронном архиве
3. Условия подтверждения факта приемки товаров – не забудьте пересмотреть условия договора купли-продажи

Среди основных шагов компаний в ходе проекта по переходу на транспортный ЭДО можно выделить следующие:

1. Разобраться, как новое законодательство повлияет на процессы компании
2. Провести анализ текущих процессов, включая взаимодействие со всеми участниками транспортной цепочки
3. Смоделировать целевые бизнес-процессы
4. Сформировать обновленную ИТ-архитектуру ЭДО
5. Разработать план трансформации, составить дорожную карту перехода на транспортный ЭДО
6. Составить план по минимизации рисков перехода

Самостоятельно вы пройдете этот путь или с помощью консультантов, решать вам. Однако очевидно, что пока у бизнеса вопросов больше, чем ответов. Тем не менее, важно помнить, что остается меньше года до того, как электронные перевозочные документы станут обязательными, а значит, следует уделить серьезное внимание проекту по подготовке к переходу на транспортный ЭДО.

Клуб ОЦО планирует в 1 квартале 2026 года онлайн-завтрак по переходу на ЭПД. Если для Вас актуальна эта тема, напишите, пожалуйста на почту anna@sscclub.ru – с пометкой ЭПД. Мы обязательно учтем ваши вопросы при формировании программы онлайн-завтрака.