Елена Кондратьева, заместитель генерального директора сервисного центра ФЕСКО, рассказала Клубу ОЦО о том, как компании удалось преодолеть технические и организационные ограничения для перевода клиентов на ЭДО — благодаря внедрению маршрутизатора как альтернативы роумингу и созданию в ОЦО Центра компетенций ЭДО, который стал двигателем проекта по внедрению электронного документооборота.
Цели проекта
Мы начали проект по внедрению внешнего электронного документооборота в 2018 году. Тогда мы поставили перед собой следующие планы по переводу клиентов на ЭДО:
- конец 2019-го — 70% клиентов основной бизнес-единицы (основной логистический оператор ФИТ);
- конец 2020-го — 95% клиентов основной бизнес-единицы + 50% клиентов остальных бизнес-единиц;
- конец 2021-го — 100% клиентов.
В ходе осуществления проекта эти цифры были скорректированы.
Вызовы и ограничения для реализации проекта
Мы проанализировали ситуацию на старте проекта и поняли, что у нас есть технические и организационные ограничения для перевода клиентов на ЭДО.
Основные технические ограничения таковы.
- Разнообразие операторов ЭДО у клиентов, при этом большинство клиентов были не готовы идти в роуминг.
- Требование передавать в ЭДО пакет документов, аналогичный пакету при бумажном документообороте: закрывающие и подтверждающие документы.
- Не все типы документов имели утвержденный ФНС формат (например, акт выполненных работ, документы по договорам агентского характера и т.п.).
Основные организационные ограничения таковы.
- Отсутствие проактивной позиции со стороны бизнеса.
- Низкая заинтересованность со стороны клиентов.
Как преодолевали технические ограничения
Ограничения, связанные с роумингом
Все наши IТ-системы должны быть интегрированы со всеми операторами ЭДО. Любое изменение со стороны какой-либо системы требовало доработки каждого канала. Поэтому потребовалось промежуточное звено — маршрутизатор между учетными системами и операторами ЭДО. Таким маршрутизатором стала BPM-система «Электронный архив» — наша разработка, которая интегрирована и с учетными системами, и с операторами. Внутри нее были зашиты правила, какому оператору отправить тот или иной пакет (рис. 1).
Движение документов через маршрутизатор происходит следующим образом.
Первый шаг. В наших IТ-системах формируются закрывающие документы и XML-структура документов, после чего они экспортируются в BPM ЭХД. Это одновременно классическая BPM-система и электронное хранилище документов (ЭХД).
ОЦО в Румынии переходят на гибридный формат работы
Новая роль офиса и новый режим работы персонала. Исследование ABSL о том, как изменится работа европейских ОЦО после пандемии.
IT-аутсорсинг после пандемии: актуальные тренды и пять стратегий управления
Что ждут компании от поставщиков IT-услуг и в какие направления цифровой трансформации они готовы инвестировать.
