Сообщество профессионалов выделенного сервиса
Стать резидентом Стать резидентом Вход
Как сократить издержки на фронт-офисы с малыми объемами
Статья 18.07.2024

Как сократить издержки на фронт-офисы с малыми объемами

Сегодня многие ОЦО стремятся оптимизировать, изменить или даже упразднить фронт-офисы, особенно с небольшими объемами документооборота. Начальник управления центра обработки документов ЦКР Ксения Рукина рассказала Клубу ОЦО о проекте по трансформации фронт-офисов, который существенно оптимизировал документооборот для компаний-заказчиков, ускорив и удешевив ключевые процессы. 

Как устроено управление фронт-офисами в ЦКР?

С точки зрения организационной структуры наше управление фронт-офисов входит в дирекцию HR. Мы предоставляем внутренний сервис для таких сквозных процессов, как бухгалтерский учет, закупки, продажи и командировки. Если конкретнее, то это следующие процессы:

  • Прием и оперативное архивирование финансовых первичных документов 
  • Прием и оперативное архивирование кадровых первичных документов, работа с бумажными трудовыми книжками, выдача справок

Фронт-офисы ЦКР работают в разных регионах и являются максимально взаимозаменяемыми для клиентов, работающих в одной локации. Это возможно потому, что сотрудники фронт-офисов — универсалы, которые легко переключаются между разными процессами и компаниями.

Предпосылки для проекта трансформации

Искать новые подходы к работе фронт-офисов нас подтолкнул один из клиентов — компания с тремя тысячами сотрудников, состоящая из корпоративного центра, 14 филиалов и пяти производственных площадок. 

Общее количество сотрудников фронт-офиса на клиента составляло примерно 40 FTE. На площадке фронт-офиса всегда присутствовали минимум 1-2 сотрудника. Средний объем документооборота клиента составлял 150–200 документов в месяц: очень мало, учитывая средние нормы выработки сотрудников фронт-офиса (при усредненном нормативе 1500 пакетов — в зависимости от типа документа). В результате периодически сотрудники покидали компанию из-за недостаточной мотивации, приходилось искать им замену, заниматься адаптацией и дополнительно мотивировать. Все это требовало постоянного внимания и ресурсов.

К ограничениям и особенностям самого клиента относились неготовность к дополнительному финансированию перенастройки систем и внедрения организационных изменений, невозможность передачи кадрового документооборота в другие подразделения или сервисы компании, кроме структуры HR. Работать в действующих IT-системах фронт-офиса клиент также не мог и остро нуждался в упрощении действий на своей стороне.

При этом понятно, что клиент всегда заинтересован в снижении стоимости услуг аутсорсера. И поскольку мы уже достигли минимальной численности на площадках и не могли повышать эффективность в текущих условиях, была разработана стратегия для работы фронт-офисов с малыми объемами.

Что мы предложили клиенту

Контент доступен зарегистрированным пользователям!
Как повысить производительность без радикальных перемен
Как повысить производительность без радикальных перемен
#Лучший опыт, #Управление эффективностью, #Цифровизация

Екатерина Румянцева, ОМК-ЦЕС, – о том, как грамотно выстроить управление производительностью ОЦО и какие эффекты это дает на практике

Эффективное управление обратной связью в ОЦО: опыт ЦЕС АЛГ
Эффективное управление обратной связью в ОЦО: опыт ЦЕС АЛГ
#Управление эффективностью, #Цифровизация

Юлия Шалабаева, ЦЕС «Аскона Лайф Групп» делится опытом, как организован процесс сбора и анализа обратной связи от заказчиков ОЦО

Похожие Статьи

Трансформация оргструктуры ОЦО: опыт «Интер РАО – Управление сервисами»
#Развитие ОЦО #Трансформация бизнеса #Управление эффективностью
Трансформация оргструктуры ОЦО: опыт «Интер РАО – Управление сервисами»

Майя Евдокимова, «Интер РАО – Управление сервисами», рассказала о пересмотре процессов в разных отделах, который позволил повысить эффективность ОЦО

Договор за 5 минут: опыт «Газпром нефти»
#Закупки #Лучший опыт
Договор за 5 минут: опыт «Газпром нефти»

Алла Антонова, «Газпром нефть», рассказала, как автоматизация договорного процесса позволила ускорить подготовку договоров и повысить их качество

Как Карта клиентского пути улучшает взаимодействие ОЦО с бизнесом
#Лучший опыт #Развитие ОЦО
Как Карта клиентского пути улучшает взаимодействие ОЦО с бизнесом

Наталья Быкова, T2, - о том, как внедрение CJM помогает ОЦО лучше понять запросы бизнеса и повысить качество сервиса.

Новые подходы к HR-стратегии ОЦО: опыт Северсталь – ЦЕС
#HR #Лучший опыт
Новые подходы к HR-стратегии ОЦО: опыт Северсталь – ЦЕС

Яна Шайдецкая, Северсталь-ЦЕС, рассказала об изменении подходов к формированию HR-стратегии, а также к найму и развитию сотрудников ЦЕС

Данный веб-сайт использует файлы cookie для того, чтобы сохранить данные на вашем компьютере. Если вы продолжаете работать с этим веб-сайтом, мы предполагаем, что вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.