ЭДО в кадровом делопроизводстве: изучаем закон №122-ФЗ

Анна Климова

Deloitte Russia

Директор практики внедрения ЭДО и маркировки

(На дату публикации статьи)

5 мая 2020 года вступил в силу Федеральный закон № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». Закон предоставляет компаниям возможность принять участие в эксперименте по оформлению в электронном виде документов, в отношении которых трудовым законодательством РФ предусмотрено оформление на бумажном носителе и/или ознакомление с ними работников в письменной форме, в том числе под роспись. 

Согласно тексту закона, эксперимент будет проводиться до 31 марта 2021 года, при этом дату его начала каждый работодатель определяет самостоятельно. 

Работодатели смогут осуществлять подготовку документов посредством собственной информационной системы или системы «Работа в России».

Стоит отметить, что закон претерпел изменения по сравнению с первоначальной редакцией. Ранее предполагалось, что эксперимент будет проводиться с 1 апреля по 31 декабря 2020 года. Также первоначальная редакция предусматривала, что трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор должны быть подписаны только квалифицированной электронной подписью работника в случае использования информационной системы работодателя. На данный момент, согласно тексту закона, в упомянутом случае допустимо подписывать данные документы также усиленной неквалифицированной электронной подписью работника. Необходимо подчеркнуть, что подписание и заверение документов со стороны работодателя должно производиться с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Кроме того, закон дополнен перечнем работников, в отношении которых эксперимент не проводится. К ним относятся:

• дистанционные работники;
• работники, направляемые временно к другим физическим или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников.

Актуальность как ранее прошедшего, так и данного эксперимента обуславливается тем, что кадровый документооборот содержит большое число разнообразных документов, затрагивает каждого работника и функционирует c известной своей консервативностью в сфере трудового регулирования, требует зачастую долговременного хранения документов и вследствие перечисленного, менее всего проработан государством с точки зрения перевода в электронный вид.

Участие в данном эксперименте позволит работодателям апробировать перевод кадровых документов в электронный формат с минимальными законодательными рисками по сравнению с компаниями, которые внедряют кадровый ЭДО по собственному решению, вне рамок эксперимента.

В целом хотелось бы отметить несомненный факт прогресса в формулировании подходов и задач данного эксперимента, учитывающий опыт развития электронного документооборота. В частности, законодатель предусмотрел не только как документы будут оформляться, но и каким образом будет производиться их передача по требованию в профсоюзы, уполномоченные органы и организации.

Также в данном эксперименте более конкретно решаются вопросы, связанные с хранением электронных документов. В частности, Минтруд наделяется функцией методического сопровождения участников эксперимента по вопросам долгосрочного хранения электронных документов. С точки зрения предлагаемых экспериментом технологических подходов наиболее интересно выглядит возможность применения асимметричной модели подписания документа сторонами: то есть когда документ подписывается со стороны работодателя квалифицированной подписью, а со стороны работника допускается неквалифицированная или простая подпись. Появление такого подхода является логичным и ожидаемым в имеющемся ряде решений, направленных на поиск более рациональных и удобных методов электронного подписания.  

Неоднозначно выглядит решение разрешить работодателю использовать только квалифицированную подпись.  С одной стороны, уже сейчас некоторые компании вне рамок эксперимента реализовали электронный документооборот в отдельных кадровых процессах с использованием простой или неквалифицированной подписи, поскольку такие подписи не запрещены к использованию, менее затратны в обслуживании и более удобны в пользовании. И было бы разумно апробировать их использование работодателем в рамках эксперимента. С другой стороны, использование только квалифицированной подписи выглядит понятным с точки зрения защиты прав работников, поскольку это придает подписываемому документу наибольшую степень защиты в смысле неизменности содержания, независимости от системы, в которой он был подписан, а также сохранности во времени. 

С точки зрения возможностей работника по применению видов электронных подписей в методологии эксперимента явно прослеживается принцип соразмерности разрешаемого вида подписи со степенью доверия информационным системам, а также значимости документа с точки зрения трудового законодательства. В частности, такие документы как трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования (дополнительные соглашения к ним) возможны к подписанию простой подписью сотрудника только в случае использования этой подписи в системе «Работа в России». Однако при подписании этих же документов в собственной информационной системе работодателя уже необходимо использовать неквалифицированную или квалифицированную подпись работника. В отношении других документов закон не налагает ограничений по использованию простой подписи работника. 

Хотя стоит отметить, что разработанный Минтрудом проект Положения о проведении эксперимента, в отношении которого на данный момент завершились общественные обсуждения, не допускает возможности использования простой подписи работника при подписании любых кадровых документов в собственной информационной системе работодателя. Подобное ограничение может поставить под вопрос участие в эксперименте отдельных работодателей, которые планировали максимально использовать простую подпись в собственных информационных системах.

Обращаем внимание, что участниками эксперимента не могут быть дистанционные работники, что, на наш взгляд, сложно назвать оправданным. Дистанционные работники в силу прямого указания Трудового кодекса РФ выполняют свою трудовую функцию вне места нахождения работодателя. В связи с этим существует прямая потребность в выстраивании электронного взаимодействия с ними, в том числе при оформлении кадровых документов. Такое взаимодействие согласно ст. 312.1 действующей редакции ТК РФ должно производиться только квалифицированной подписью как работника, так и работодателя. 

Возможно, наличие данной нормы создало у законодателя представление о том, что электронный документооборот с дистанционными работниками достаточно и оптимально урегулирован. Однако это не совсем так, и подобное правовое регулирование не в полной мере соответствует потребностям бизнеса. Ограничение дистанционного работника в праве использовать простую и неквалифицированную подпись существенно усложняет взаимодействие сторон трудовых правоотношений, в особенности, если для других категорий работников этого же работодателя используются другие виды подписей и, соответственно, возникает необходимость поддерживать разные процессы электронного документооборота по отношению к дистанционным и другим сотрудникам. Участие данной категории работников в эксперименте могло бы стать обоснованным шагом к балансированию, унификации и оптимизации документооборота для разных категорий работников.

С точки зрения иных узких зон эксперимента еще предстоит понять, каким образом будут синхронизированы грядущие изменения в рамках Федерального закона «Об электронной подписи» в части квалифицированных подписей физических лиц. Также будет актуален вопрос, какие требования к электронным документам будут предъявляться при их передаче в государственные (муниципальные) архивы при ликвидации работодателя, поскольку эксперимент в этом вопросе ссылается на нормы законодательства об архивном деле, которые в настоящий момент находятся в недостаточной степени готовности.

Таким образом, Федеральный закон № 122-ФЗ не лишен недостатков, однако это очередной шаг в сторону развития кадрового электронного документооборота. Надеемся, что эксперимент будет более результативным по сравнению с проведенным ранее, а также будут учтены потребности бизнеса в части расширения возможностей использования других видов электронных подписей при оформлении кадровых документов.