Закупки, снабжение и логистика, – в топ-5 сервисов современных ОЦО. Согласно исследованию Клуба ОЦО, такой функционал представлен в 63% опрошенных центров. Разберемся, какие именно задачи выполняет закупочный блок, как может быть устроена его структура и по каким критериям оценивают его эффективность.
Еще 3-5 лет назад закупочные процессы часто относили к нетрадиционным функциям, выполняемым сервисными центрами. Примерно в то же время Клуб ОЦО проводил исследование, чтобы узнать, что именно из процесса P2P переводится в ОЦО, а что – остается в бизнесе. И как показал наш опрос, в большинстве ОЦО на том этапе выполнялись только транзакционные функции, связанные с поддержкой процесса закупок. За прошедшее время произошли существенные изменения, и ОЦО сегодня выполняют достаточно широкий функционал, а в некоторых центрах сквозной процесс P2P (Procure-to-Pay — от заявки/запроса до оплаты) централизован практически полностью.
Закупочные процедуры, выводимые в ОЦО
Среди наиболее распространенных функций, выводимых в ОЦО, – поддержка закупочного процесса, взаиморасчеты с поставщиками, обработка заявок на закупку, административное сопровождение закупок и снабжения, а также ведение справочника контрагентов (см. рисунок).
Снежана Михайлова, менеджер проекта управления закупочных сервисов, ОЦО «УралХим», рассказала, что их Центр забирает на сопровождение такие рутинные процессы, как администрирование договоров по непроизводственным площадкам (планируется также перевести администрирование договоров по производственным площадкам); сопровождение закупок в части оформления поступлений, постоплаты, ответственного хранения; сопровождение оплат, гарантийные случаи и допретензионная работа. Недавно забрали такой функционал, как статистика в части отслеживания материалов, которые закупаются на производственной площадке, и перемещение закупок из ЕАИС и отправление статистики в Росстат.
Елена Грузкова, руководитель направления по сервисам закупок, «Черкизово-ОЦО», отметила, что до 2024 года в каталоге услуг ОЦО по закупкам был такой функционал, как заведение документов на согласование в СЭД, заведение договоров и контрагентов в учетных системах, оформление товаросопроводительных документов и контроль возврата оригиналов.
Поскольку в рамках группы «Черкизово» примерно 70% договорного документооборота приходится на закупки, то с 2024 года было принято решение перевести на обслуживание ряд дополнительных сервисов, в частности, работу с контрагентами (запрос пакета документов у поставщика для проведения проверки, мониторинг прохождения проверки), осуществление платежей по всем договорам, формирование проектов договорной документации, и ряд других функций.
Многие ОЦО потенциально готовы перевести к себе процесс P2P полностью, однако далеко не всегда бизнес на это согласен.
Сквозной процесс P2P
Павел Виноградский, руководитель Сервисной линии «Закупки» «Сегежа Групп ОЦО», рассказал, что в их центре закупочные процедуры централизованы полностью, то есть весь процесс P2P – от заявки до оплаты – осуществляется в ОЦО уже в течение примерно четырех лет.
Сейчас по «Сегежа Групп» в ОЦО централизовано около 85% всей номенклатуры. На стороне заказчика остаются услуги, которые находятся в процессе централизации, а также аварийные (срочные) заявки, которые невозможно быстро отработать силами ОЦО, поскольку ОЦО работает в рамках плановой закупочной деятельности, и заявочная кампания происходит один раз в месяц.
Павел Михайлов, директор департамента сопровождения закупок, Поддержка бизнеса X5 Group, поделился опытом своей компании: примерно три года назад началась централизации закупочной деятельности и была создана дирекция поддержки закупок для всех активов X5.
В дирекции есть коммерческие закупки (товары, представленные на полках в магазинах) и некоммерческие (все, что обеспечивает жизнедеятельность компании). По коммерческим закупкам на ритейле остается выбор поставщика, после этого процесс передается в департамент сопровождения, и он обеспечивает все процедуры, начиная с заключения договора. По некоммерческим закупкам выстроен сквозной P2P-процесс – от заявки до оплаты: проведение закупочных процедур, заключение договоров, прогрузка спецификаций, платежи контрагентам, управление мастер данными, то есть всеми справочниками контрагентов и всеми справочными данными, а также бумажный и электронный архив документов.
Также сквозной процесс P2P реализован в ОЦО «Ростелеком», о чем мы подробно рассказывали на нашем портале.
Структура закупочного сервиса
Много вопросов возникает по поводу оптимальной структуры закупочного сервиса. Как показывает практика, часто в блоке закупок разделяют сам закупочный процесс и договорное сопровождение, в том числе для того чтобы не возникало конфликта интересов.
Так, Павел Виноградский, «Сегежа Групп ОЦО», подчеркнул, что у них в Центре Сервисная линия «Закупки» четко разделена на два блока – закупочный блок, где проходит тендер и выбор контрагента, и отдел договорного сопровождения, где оформляется договор, проходит оплата, поставка и т.д.
Закупочный блок было решено разделить по номенклатуре, которая закупается, – отдел закупок сырья, отдел закупок оборудования, отдел закупок материалов и т.д., создается отдел закупок услуг. Это было сделано с целью учесть те нюансы, которые есть в каждом виде закупок. Отдел договорного сопровождения уже не разделяется таким образом, поскольку подход к подготовке и сопровождению договоров единый.
Павел Михайлов, X5 Group, отметил, что Дирекция поддержки закупок находится в Блоке Поддержка бизнеса. Дирекция состоит из трех департаментов – департамент коммерческих закупок, департамент некоммерческих закупок и департамент сопровождения закупок. В департаменте сопровождения закупок, который он возглавляет, сосредоточены все бэк-офисные функции, он самый многочисленный, примерно 75% численности. Относительно недавно было создано новое подразделение внутри закупок – Проектный офис, который будет заниматься change-менеджментом и взаимодействием с внутренними заказчиками X5.
Внутри департамента сопровождения закупок семь управлений, которые занимаются оплатами, договорами, документационным обеспечением, ЕГАИС, претензионной работой, цифровой маркировкой, а также контакт-центр.
Важно подчеркнуть, что в Поддержке бизнеса X5, как и в «Сегежа Групп ОЦО» было принято решение разделить процессы закупки и заключения договоров. После того как закупщик провел закупочную процедуру, он отправляет заявку в департамент сопровождения закупок на заключение договора. Таким образом обеспечивается быстрота процесса и минимальное вовлечение в него заказчиков.
Снежана Михайлова рассказала, что в ОЦО «УралХим» в Управлении закупочных сервисов выделены два подразделения – по холдингам, для которых оказывается сервис: одно обслуживает «УралХим», а другое –«Уралкалий». Кроме того, есть деление по закупкам для производственных и непроизводственных целей.
Метрики эффективности закупочного процесса
Конечно же, при переводе на обслуживание новых сервисов всегда возникает вопрос, как оценить их эффективность. По опыту ОЦО «УралХим», который типичен для многих сервисных центров, при приеме нового функционала измеряется ряд основных показателей на входе, а после оптимизации процессов на базе ОЦО они измеряются вновь. Речь идет, в частности, о таких метриках, как сроки отражения операций, поступления оплат в системе, сроки согласования договоров, процент ЭДО по договорам и по поступлениям, процент возврата оригиналов. Большинство метрик эффективности находят свое отражение на дашбордах.
Отдельно оценивается качество сервиса на трех уровнях, – на основании опросов руководителей отделов, руководителей закупок и непосредственно тех, с кем работает ОЦО, – проводится выборочное анкетирование.
Павел Михайлов, Поддержка бизнеса X5 Group, отметил, что у них классические KPI: сроки выполнения заявок – от начала поступления заявки до ее подписания всеми сторонами и активации в системе; процент экономии от закупочных процедур (например, суммы, возвращенные в рамках претензионной работы или досудебное урегулирования, возврат дебиторской задолженности); процент ЭДО. Кроме того, ежегодно по всей компании измеряется CSI.
В проекте «Метрики эффективности» Клуба ОЦО представлено 83 метрики процесса P2P, по которым можно сравнить себя с другими ОЦО, присоединившись к проекту.
Подводя итог, можно еще раз отметить, что все больше закупочных сервисов выводятся на сегодняшний день в центры обслуживания, а лидеры показывают пример, что сервисные центры вполне способны осуществлять своими силами сквозной процесс P2P, главное – завоевать доверие бизнеса и договориться с ним о переводе всех закупочных процедур в ОЦО.
Централизация казначейского функционала: практический опыт
Какие казначейские сервисы выполняют ОЦО и как они осуществляют перевод этих процессов, – опыт ведущих сервисных центров.
