Клуб ОЦО провел онлайн референс-визит в «Сегежа Групп – ОЦО»

15 февраля Клуб ОЦО провел для корпоративных резидентов Клуба онлайн референс-визит в «Сегежа Групп – Общий центр обслуживания».

В начале референс-визита был представлен ролик, который позволил всем участникам познакомиться с «Сегежа Групп – ОЦО», увидеть, как организовано офисное пространство, в котором работают сотрудники.  Далее генеральный директор Нелли Валихова рассказала об истории создания и этапах развития ОЦО, представила оргструктуру Центра и руководителей ключевых направлений. Нелли подробно рассказала о достижениях Центра за 4 года работы, среди которых централизация 48 предприятий ГК, построение сквозных процессов, внедрение ЭДО, сокращение сроков закрытия отчетности на 45 дней и др. Также Нелли поделилась планами по развитию и коротко рассказала о работе с персоналом. Среди основных планов Центра по развитию:

• Расширение сервисных функций: страхование, охрана труда и безопасность, продажи, прогнозы по УО 
• Прием новых активов, в связи с расширением бизнеса ГК Сегежа
• Корпоративные проекты: тиражирование налогового мониторинга, сокращение сроков закрытия, стабилизация системы бюджетирования и отчетности 

Затем Ольга Спесивова, исполнительный директор по учетным и финансовым функциям, рассказала про нестандартные сервисы, централизованные в ОЦО, к которым относятся подготовка управленческой отчетности, инвестиционный контроллинг и страхование. Ольга обратила внимание на то, что функция управленческой отчетности была выведена в ОЦО для следующих основных целей:

• стандартизации и унификация процедур управленческого учета и контроля в бизнесах;
• создание единой информационной системы для консолидации отчетности;
• информирование акционеров о состояний компании и достижении поставленных целей;
• координация бизнесов и подразделений компаний по достижению поставленных оперативных и стратегических целей;
• предоставление объективной информации руководству предприятий  об их деятельности;
• единый подход к формированию плановых и фактических финансовых показателей во всех направлениях бизнеса.

Павел Виноградский, руководитель Сервисной линии «Закупки», подробно рассмотрел, как выстроен сквозной процесс закупок (P2P) – от заявки до сопровождения договоров. Павел отдельно остановился на ИТ-ландшафте закупок и наглядно продемонстрировал, каким образом осуществляется весь бизнес-процесс в системе: формирование заявки на закупку, проведение закупочной процедуры, согласование договора, заявка на оплату и поставка. Как сообщил Павел, в ОЦО на сегодня централизованы высокостоимостные МТР, при этом на одного закупщика приходится больше 1 тыс. заявок и больше 100 процедур.

Далее Марина Трикачева, руководитель Сервисной линии «Учет, отчетность и финансы», подробно рассказала, какие операции осуществляются в каждом из 3 направлений ОЦО, которые она курирует, поделилась преимуществами работы по принципу «одного окна» и продемонстрировала, каким образом осуществляются операции в системе СБИС, как изменились процессы по подбору документов и выгрузке и разноске банковской выписки после роботизации. Также Марина остановилась на работе ОЦО в рамках налогового мониторинга, новом функционале Центра по подготовке и сдаче статистической отчетности и организации платежного процесса, а также планируемых изменениях в этом процессе. В ОЦО учетом занимаются 69 штатных единиц (ШЕ), отчетностью 32 ШЕ, финансами 36 ШЕ, при этом обслуживается более 70 организаций.

Елена Теребинская, руководитель Службы качества и проектов, рассказала о том, как выстроена система оценки качества в ОЦО, в том числе оценка работы сервисов, получение обратной связи, комитеты качества. Елена подробно остановилась на организации системы внутреннего контроля в ОЦО и ответила на многочисленные вопросы участников. Управление качеством в ОЦО ведется по следующим основным направлениям: 

• регламентация процессов;
• система регистрации ошибок;
• комитеты качества;
• система показателей качества;
• система внутреннего контроля.

Затем Алия Туманова, руководитель Сервисной линии «Управление персоналом», рассказала о работе кадрово-расчетного центра и познакомила слушателей со структурой, основными показателями и планами КРЦ, а также продемонстрировала, как организован сквозной процесс от обработки первичной документации до сдачи отчетности, какие контрольные процедуры реализованы по процессам, как контакт-центр работает с обращениями работников. 

После этого в ярком ролике были показаны наиболее важные мероприятия по работе с персоналом, осуществляемые в ОЦО, а затем Алия Туманова кратко представила основные направления по работе с персоналом, а также метрики по персоналу.

В заключение Нелли Валихова вместе с коллегами ответила на вопросы участников и поблагодарила всех за интерес к работе Центра.

Клуб ОЦО, в свою очередь, благодарит Нелли и всю команду «Сегежа Групп-ОЦО» за интересный и практически полезный рассказ о своей работе!

Корпоративные резиденты могут посмотреть видео референс-визита в разделе Видео.