Клуб ОЦО провел онлайн референс-визит в Общий центр обслуживания «УралХим»

16 октября 2024 года Клуб ОЦО провел онлайн референс-визит в Общий центр обслуживания «УралХим». Во время референс-визита директор ОЦО «УралХим» Наталья Старикова и линейные руководители поделились опытом цифровизации финансового сервиса, повышения эффективности закупочной деятельности, а также развития HR-сервиса.

Референс-визит начался с презентационного видеоролика о команде и развитии Общего центра обслуживания «УралХим». Затем директор ОЦО «УралХим» Наталья Старикова рассказала об истории создания и достижениях Центра, который работает в индустрии с 2013 года. За более чем 10-летний срок ОЦО существенно вырос: число предприятий на обслуживании достигло 62, количество сотрудников ОЦО выросло до 450 человек, а сервисов — более 100. ОЦО активно внедряет цифровые инструменты.

Сегодня ОЦО «УралХим» предоставляет широкий круг сервисов, в том числе: финансовый (казначейство, транзакции, валютный и кредитный контроль, операционная методология, сводная и управленческая отчетность), HR-сервис (кадровое администрирование, учет рабочего времени, расчет заработной платы, сводная отчетность, операционная методология, служба единого окна HR), НСИ (контроль и поддержка качества мастер-данных, развитие и автоматизация сервисов, ведение справочников), закупочные сервисы (централизованное администрирование контрактов сопровождение закупок).

По словам Натальи Стариковой, основной задачей на ближайшие пять лет для ОЦО «УралХим» станет цифровая трансформация: переход от транзакционной модели к цифровому ОЦО. К 2028 году количество транзакций в цифре должно увеличиться до 80%, а доля сотрудников с ИТ-экспертизой — до 60%.

Далее Татьяна Щелчкова, руководитель Департамента управления персоналом и коммуникациями, рассказала о главных вызовах в сфере развития и подбора кадров. Это уменьшение числа соискателей, рост средней возрастной планки сотрудников до 42 лет. Поэтому фокус в работе с персоналом сместился на повышение вовлеченности, производительности сотрудников, а также расширение источников найма, в том числе за счет внутренних кандидатов, привлечение молодежи.    

Затем Дмитрий Кислицын, руководитель Департамента финансового учета и отчетности, рассказал о внедрении цифровых технологий в финансовом сервисе. К настоящему моменту роботизировано свыше 120 процессов, более 60% документов в транзакциях проводится без участия сотрудников. Доля электронного документооборота с внешними контрагентами  доходит до 90%. При этом доля внутреннего ЭДО по первичной документации приближается к 100%. 

«В своей деятельности мы обеспечиваем бизнес оперативными, доступными и объективными данными. Стремимся, чтобы они были сформированы на единой унифицированной методологии. Это одна из наших текущих задач», — подчеркнул Дмитрий Кислицын.

Оксана Удалова, руководитель управления транзакционных операций, осветила вопросы применения в финансовом сервисе таких цифровых инструментов, как автопроведение документов, ЭДО. Например, проведение первичных учетных документов без участия сотрудников позволило сэкономить ресурсы ОЦО, ускорить прохождение операций. Оксана описала алгоритм, по которому в Центре общего обслуживания внедрялось автопроведение документов. На первом этапе было проанализировано 60 видов первичных документов, далее из них отобрали 37, которые возможно провести без участия человека. Автоматизация документооборота позволила оптимизировать численность фронт-офиса Уралхим до 73%, а доля первичных документов, которые проводятся в автоматизированном режиме, достигло 82%.

Елена Мальцева, руководитель Управления сводной отчетности, объяснила, какую роль играют в деятельности ОЦО «УралХим» виртуальные сотрудники. Сегодня роботы выполняют более 120 процессов, в том числе сквозной процесс YY отчетности, выгрузка перечня форм статотчетности с сайта Росстата, загрузка банковских выписок в 1С. Еще один пример внедрения цифровых технологий – дашбороды. Причем этим цифровым инструментом пользуются как специалисты ОЦО, так и клиенты Общего центра обслуживания. Так, с их помощью можно узнать аналитику трудозатрат работников ОЦО «УралХим», данный дашборд формируется на основе ежедневных отчетов персонала. 

О развитии HR-сервиса и его структуре рассказала Марина Хомутова, руководитель Департамента HR-сервиса.

«Наша команда обслуживает 36 предприятий ГК «Уралхим» и Группы ГалоПолимер, где работе в общей сложности почти 20 тысяч человек. Работники HR-сервиса обеспечивают транзакции в H2R-процессе, сопровождая сотрудников наших клиентов на всех этапах жизненного пути в компании, от приема  до увольнения», — отметила Марина Хомутова. 

Также Марина ответила на вопросы участников референс-визита о функциях единого окна ОЦО. Здесь работники получают консультации, принимают обращения от клиентов, знакомятся с документами работодателя. Кроме того, через единое окно происходит прием первичных кадровых и финансовых документов, администрирование оперативного архива. 

Главными целями HR-сервиса в ближайшие несколько лет станет унификация, автоматизация процессов и создание многофункционального центра поддержки клиентов. Достичь поставленных целей поможет переход на электронный кадровый документооборот. 

По словам Оксаны Кадочниковой, руководителя Управления методологии и развития HR-сервиса, к концу этого года доля КЭДО, подписанного электронной подписью сотрудниками должна превысить 90%. На следующем этапе, в 2025 году, планируется запустить мобильное приложение «Мой Уралхим». Благодаря этому сервису работники смогут подписывать документы через личный кабинет. 

Елена Мокрушина, руководитель Управления кадрового администрирования и расчетов с персоналом, поделилась практикой взаимодействия с Фондом социального страхования. ОЦО «УралХим» настроил интеграцию ЭДО с СФР через 1С ЗУП. Через систему передаются запросы, больничные листы, требования от фонда социального страхования в режиме онлайн. В 2023 году объем документооборота составил 82,7 тысяч документов, в том числе свыше 19 тысяч листков нетрудоспособности. 

Лилия Шишкина, руководитель отдела по работе с клиентами, рассказала о новом подразделении HR-сервиса — отделе по работе с клиентами. Его основная цель – обеспечить взаимодействие работников бизнес-единицы и ОЦО.

«Отдел по работе с клиентами обеспечивает финансовый и HR-функционал, требующий взаимодействия клиента с ОЦО непосредственно в географии присутствия работника, а сервисы финансовые и другие наши специализации HR-сервиса обеспечивают услугу клиенту, которую возможно выполнять удаленно, без привязки к географии присутствия сотрудников клиента», — пояснила Лилия Шишкина.

Снежана Михайлова, руководитель Группы централизованного администрирования контрактов, рассказала о самом молодом сервисе в ОЦО «УралХим», сервисе закупок. Сотрудники отдела закупок оказывают широкий спектр услуг: сопровождение заключения договоров, их оплаты, оформление поступлений, доверенностей, допретензионная работа и гарантийные случаи.

Основные показатели SLA, которыми руководствуются сотрудники отдела закупок в своей работе: 

• Соблюдение сроков согласования и подписания договорных документов;
• Контроль возврата оригиналов договорных документов;
• Своевременность отражения поступлений и платежей в ИС;
• Масштабирование ЭДО;
• Оптимизация сопровождаемых процессов.

По опыту Снежаны Михайловой, выделение закупок в отдельный сервис дало следующий эффекты: снижение стоимости процессов за счет их цифровизации, повышение эффективности переданных в сервис функций, а также удовлетворенности клиентов качеством сервиса, улучшение финансовой дисциплины за счет жесткого контроля возврата оригиналов финансовых документов. 

В завершении референс-визита специалисты ОЦО «УралХим» ответили на вопросы участников. Авторы самых интересных вопросов получат от команды Общего Центра обслуживания подарок – одежду с мерчем компании. 

Клуб ОЦО благодарит Наталью Старикову и сотрудников ОЦО «УралХим» за готовность поделиться опытом и интересные практические доклады, которые позволили участникам узнать, как цифровизовать функции, организовать работу закупочного сервиса и развивать HR-сервис.  

Видеозапись референс-визита доступна корпоративным резидентам Клуба!