Группа «Самолет» экономит более 3 млн рублей в месяц благодаря внедрению RPA

В компании «Самолет» реализуют проект по внедрению роботов, за год было автоматизировано 60 бизнес-процессов, эффект от внедрения уже составил более 3100 часов в месяц, а в денежном выражении — 3,7 млн рублей, до конца 2024 года планируется увеличить показатель экономии трудозатрат до 8300 часов в месяц. 

На первом этапе проекта в основном были автоматизированы процессы, относящиеся к финансово-экономической  деятельности компании: 

• сравнение остатков по счетам с данными от банков; 
• распределение банковских выписок по шаблонной структуре; 
• выгрузка и рассылка контрагентам оборотно-сальдовых ведомостей; 
• формирование счетов; 
• поиск платежных поручений и их сбор из СЭД;
• загрузка договоров в систему. 

Благодаря роботизации было достигнуто несколько целей: минимизация ошибок при вводе данных, увеличение скорости их обработки, поскольку роботу нужно в 20 раз меньше времени на выполнение одной задачи, чем  сотруднику. 

Роботы помогли ускорить и другие простые операции, которые обычно отнимают много времени у персонала: создание пропусков в системе, запросы в службу поддержки, получение спецификаций из проектной документации, сбор статусов по реестру договоров. 

Цифровые технологии помогли структурировать электронные документы – в общей сложности 220 тысяч архивных файлов. Это позволило сэкономить 12 500 часов или чуть больше 1500 рабочих дней.

Автоматизировать удалось типовые процессы для управления и автоматизации всего строительного цикла, которые осуществляются на IT-платформе «Самолет 10D». Например, роботы помогают обновлять в базе данных фотостатус по проданным квартирам, загружать документы во внешние системы, проводит проверку счетов и счетов-фактур на поставку материалов на соответствие заказанным объемам и стоимостям. Обычно эта процедура отнимала много времени у работников и  требовала высокой концентрации внимания. С внедрением роботизации на просмотр всего массива документов требуется на 95% времени меньше, чем раньше. Сверка сведений происходит в автоматическом режиме, а затем формируется единый реестр с указанием всех расхождений. Данная операция проводится дважды в день, что увеличивает оперативность её выполнения. Работнику остается лишь просматривать документы, где обнаружены неточности, как правило процент расхождений невысок и не превышает 5-7%.

В 2024 году группа «Самолет» продолжит работу по оптимизации бизнес-процессов с помощью роботов, которым доверят более сложные бэк-офисные задачи. Разработкой алгоритмов и их внедрением занимаются специалисты компании.

«Основное преимущество RPA мы видим в том, что для оптимизации работы не нужно внедрять новую систему, перестраивать производственные процессы и переучивать сотрудников. Роботы действуют в рамках уже известных процедур и помогают минимизировать трудозатраты на стандартные функции, а также ускорять выполнение рутинных операций. В целом, за год с начала проекта, компания от использования роботов уже выигрывает до 18 ПШЕ в месяц без необходимости серьезных инвестиций в изменение ИТ-ландшафта компании. В планах до конца года поднять этот показатель минимум до 50 ПШЕ, подобная оптимизация позволит сэкономить до 10 млн в месяц», — рассказал Дмитрий Голомидов, руководитель отдела роботизации группы «Самолет».