Как создать эффективную систему управления кадровыми процессами и повысить прозрачность операций? Сервисный центр FESCO (далее – ОЦО СЦФ) для достижения этой цели внедрил модель сквозных процессов H2R. Александра Берг, директор по кадровому администрированию и расчетам с персоналом СЦФ, рассказала Клубу ОЦО, как стандартизация и каскадирование кадровых операций помогают управлять задачами, сокращают время обработки заявок и обеспечивают контроль на каждом этапе процесса.
Как выстроены кадровые процессы в ОЦО СЦФ
Каталог ОЦО СЦФ включает в себя 6 HR-сервисов:
- администрирование ДМС и социальной работы;
- администрирование обучения;
- кадровое администрирование и расчеты с персоналом;
- сервис подбора персонала;
- сервис консультаций по охране труда;
- администрирование КПЭ.
Для повышения управляемости и контроля над HR-процессами была внедрена модель сквозных процессов.
Важный принцип эффективности сквозных кадровых процессов состоит в том, чтобы разделить действия между бизнесом и ОЦО СЦФ. Бизнес самостоятельно определяет необходимость кадрового изменения, но при необходимости консультируется с HR-BP или центрами экспертизы: C&B, T&D, Отделом по организации кадровых сервисов и другими.
Далее принятое решение передается в ОЦО СЦФ: по автоматизированным сервисам — через Личный кабинет сотрудника, по остальным процессам, которые пока проходят на бумаге — через Управление документооборота (УДО).
Управление кадрового администрирования и расчетов с персоналом оформляет решение бизнеса и формирует необходимые кадровые документы, осуществляет расчеты с персоналом в соответствие с принятыми стандартами. На финальном этапе документы передаются в УДО для печати, подписания, оцифровки и хранения в электронном архиве. По документам, которые переведены в КЭДО, данный шаг проходит автоматически без участия УДО.
На текущий момент в Личном кабинете сотрудника можно оформить более 60 запросов, в которые входят также различные отчеты, чтобы бизнес мог в режиме реального времени видеть необходимую информацию для принятия решений. В 2025 году запланирована полная автоматизация запросов и отчетов в Личном кабинете. Это существенно снизит нагрузку на всех участников процесса, позволит унифицировать процесс согласования в цифровом формате и увеличит прозрачность самого процесса.
Единая организационная структура организации
Для эффективной организации сквозных кадровых процессов важен единый подход к построению организационной структуры компании – как административной, так и управленческой.
Для обеспечения единого подхода мы придерживаемся нескольких правил:
- Организационная структура соответствует штатному расписанию.
- Одно подразделение – один руководитель. Все сотрудники подразделения подчиняются данному руководителю.
- Для каждого руководителя подразделения есть возможность настроить функциональное подчинение.
Централизованный кадровый сервис для всех сотрудников группы способствует обеспечению единого подхода. Настройка ролей пользователей, административной и управленческой структуры осуществляется централизованно в 1С:ЗУП – единой базе данных для всех кадровых настроек. Внесение новых должностей и изменений в ЗУП синхронизируется со всеми системами, что позволяет исключить ошибки и дубли данных.
Все запросы проходят через Личный кабинет сотрудника, где установлены единые правила согласования, упрощающие процессы до одного-трех этапов. Это ускоряет обработку и снижает вероятность ошибок. Стандартизированные шаблоны обеспечивают единый подход к документам по всей компании.
Для эффективной работы с централизованными кадровыми сервисами важны безопасность и прозрачность. Доступ к запросам и отчетам ограничен, что позволяет видеть документы только уполномоченным сотрудникам. Прозрачность процессов обеспечивается стандартами в ОЦО СЦФ, где каждый этап запроса фиксируется и доступен для отслеживания текущего статуса.
Практика внедрения сквозных процессов и их автоматизация
IT-ландшафт кадровых сервисов. Наш IT-ландшафт кадровых сервисов включает четыре базы 1С: ЗУП, Личный кабинет и электронный архив, который служит хранилищем и «движком» для обмена данными. В электронном архиве хранятся не только подписанные документы, он также позволяет отследить актуальный статус документов, которые еще находятся на оформлении. Система интегрирована с телефонным справочником, разделом подбора персонала, кабинетом эффективности и Академией FESCO.
Важную роль в выстраивании сквозных кадровых процессов играет Личный кабинет сотрудника — единое окно, позволяющее пользователям решать широкий круг задач, минимизируя взаимодействие с кадровыми и смежными службами.
Личный кабинет сотрудника объединяет различные сервисы, доступ к которым настраивается автоматически в зависимости от роли пользователя. Сотрудники могут просматривать свои кадровые данные, видеть остатки отпусков, подавать запросы и управлять доступом к услугам вне кадровой сферы – таким как юридические вопросы, бронирование культурных мероприятий и управление SIM-картами.
Для руководителей доступны дополнительные функции: они могут просматривать штатные расписания, запрашивать отчеты и получать информацию из смежных систем, включая бухгалтерию и складские данные, если это необходимо для управления подчиненными. HR-партнерам доступен полный функционал Личного кабинета сотрудника для помощи в оформлении запросов, что облегчает решение сложных кадровых задач в их зоне ответственности.
Порядок разработки сквозных кадровых процессов. Каждый этап разработки и внедрения кадровых процессов тщательно структурирован для минимизации ошибок и повышения эффективности. Прежде чем автоматизировать процесс, его анализируют на соответствие требованиям и определяют четкие критерии. Это помогает рационально использовать ресурсы и избежать дублирования данных. Для каждого процесса назначается функциональный руководитель, ответственный за его поддержку и контроль, а команда из Центров экспертиз унифицирует локальные нормативные акты. Бизнес-аналитики Отдела по организации кадровых сервисов занимаются анализом процессов, формированием заданий на внесение изменений в информационные системы в соответствии с требованиями законодательства и потребностями бизнеса, тестированием новых процессов, внедрением их в рабочие информационные базы и поддержкой.
Работоспособность системы поддерживается регулярным мониторингом: отслеживаются «зависшие» задачи, формируются отчеты, проводится проверка данных на соответствие поступившей от бизнеса информацией.
Порядок автоматизации кадровых сервисов. Автоматизация кадровых процессов также четко структурирована и регламентирована. На начальном этапе проводится сбор данных о текущих кадровых задачах, что позволяет выявить узкие места и определить потребности для автоматизации.
Далее проводится анализ нормативных требований и формируется задание на автоматизацию или изменение процесса с учетом актуальных требований законодательства и специфики работы компаний группы FESCO. ИТ производит доработку информационных систем в соответствии с поступившим заданием.
Перед запуском доработки проводится тестирование, позволяющее выявить и устранить возможные ошибки до того, как процесс станет доступен всем пользователям. Далее на этапе опытно-промышленной эксплуатации есть возможность проверить автоматизированный процесс в реальных условиях и оперативно устранить возникающие проблемы.
Вовлечение и взаимодействие с бизнесом. В рамках автоматизации кадровых процессов и внедрения сквозной модели H2R важным фактором стала работа с вовлеченностью и налаживание диалога с бизнесом. Наши подходы обеспечивают плавную интеграцию новых компаний в единую систему управления.
Каждый новый клиент ОЦО СЦФ проходит несколько этапов внедрения: анализируются локальные нормативные акты (ЛНА) и кадровые процессы, затем разрабатывается дорожная карта изменений. Мы не оцениваем работу компаний, а предлагаем доработки для их интеграции, включая пересмотр структуры и штатного расписания для повышения прозрачности.
На первых этапах внедрения мы сопровождаем бизнес через ежедневные, а затем менее частые встречи, пока новые процессы не будут освоены. HR-партнеры активно поддерживают связи, выявляя потребности бизнеса и обучая новым сервисам.
Также проводятся встречи с новыми клиентами для получения обратной связи и настройки Личного кабинета сотрудника. Благодаря отзывам пользователей мы оперативно добавляем новые функции, улучшая сервис для компаний Транспортной группы FESCO.
Наша команда фокусируется на стандартизации процессов и снижении рисков, что существенно повышает доверие и удовлетворенность бизнеса предоставленными сервисами. Мы собираем обратную связь, привлекаем экспертов сопутствующих подразделений и помогаем решать возникающие вопросы, обеспечивая эффективную коммуникацию между кадровыми службами и бизнесом.
Примеры применения сквозных процессов
Далее рассмотрим конкретные примеры реализации сквозных процессов в ОЦО СЦФ.
Установление доплат и надбавок
С переходом на электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО) в 2023 году мы унифицировали правила доплат и надбавок для Транспортной группы FESCO. Ранее надбавки зависели от должности или зарплаты, и каждая компания использовала свои ставки. Теперь надбавки до 20% устанавливаются руководителем, а более значительные дополнительно согласовываются с Директором по персоналу. Автоматизация процесса установления доплат и надбавок сократила время их оформления практически в 6 раз. Если ранее это занимало около 30 минут, то сейчас на процесс тратится 5 минут.
Отзыв из отпуска
Процесс отзыва из отпуска стал проще: вместо трудоемких согласований сотрудники могут изменить дату отпуска в несколько кликов. Система интуитивно понятна, уменьшает вероятность ошибок и исключает путаницу с датами. Это особенно полезно для сотрудников и руководителей, поскольку оперативное внесение изменений ускоряет рабочие процессы.
Изменение командировок
Автоматизированный сервис для изменения командировок интегрирует действия ответственных служб. При изменении дат система автоматически уведомляет бухгалтерию, отдел по билетам и другие службы, что важно для своевременной корректировки авансовых отчетов и других связанных задач. Это позволяет осуществлять контроль над командировками без задержек и ошибок.
Данные примеры демонстрируют, как стандартизация и автоматизация упрощают выполнение кадровых функций и минимизируют время, необходимое на согласование и обработку заявок.
В целом применение модели сквозных процессов H2R в ОЦО FESCO позволило усилить контроль, упростить процессы и повысить управляемость кадровых операций, создавая устойчивую основу для дальнейшего роста и интеграции.
«Качественные данные — это основной тренд в индустрии сегодня»
Екатерина Юрченко, - о том, почему качество данных и работа с ними становятся одним из основных приоритетов в работе ОЦО.
