Внедрение ЭДО в российских компаниях: тенденции и проблемы

Повышение эффективности стало главной причиной внедрения бизнесом электронного документооборота. Документооборот с покупателями и поставщиками продолжает оставаться самым массовым процессом, переведенным на юридически значимый ЭДО. А среди основных препятствий внедрения безбумажных технологий – технические ограничения и трудоемкость процесса, а также сопротивление контрагентов, – таковы результаты традиционного исследования ДРТ Тех.

Ключевые тренды и цели внедрения ЭДО

В ходе исследования были опрошены представители 94 компаний, опрос позволил выявить главные тенденции цифровизации документооборота.  

Основная цель внедрения ЭДО – эффективность. ОЦО стал вторым после бизнеса ключевым бенефициаром по выгодам от перехода на электронный документооборот. 

Законодательные требования впервые перестали быть одним из ключевых мотивов перехода на ЭДО, теперь развитие ЭДО входит в одно из важных направлений программы цифровизации компаний. 

Как свидетельствуют опрос, 93% компаний готовы при переходе на ЭДО действовать достаточно свободно, ориентируясь на действующее законодательство и не дожидаясь формирования официальной позиции исполнительных органов или судебных решений. 

72% опрошенных применяют систему электронного документооборота (СЭД/ECM).

Почти треть респондентов назвали бизнес-подразделения инициаторами внедрения ЭДО. Половина участников исследования считают финансовый и ИТ-департаменты главными подразделениями, управляющими внедрением и развитием ЭДО.

Пока только 8% респондентов имеют полный перечень регламентирующих документов, включая и договоры, и политики, и оба вида регламентов для внедрения ЭДО, однако это в два раза больше по сравнению с прошлым годом.

Счета-фактуры на первом месте среди оцифрованных документов

Среди документов, наиболее часто переводимых в электронный вид, компании назвали счета-фактуры, первичные учетные документы и договорные документы. 

Также участники исследования выделили основные процессы, переведенные на юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО):

• обмен с поставщиками;
• обмен с покупателями;
• кадровый документооборот.

Согласно исследованию, доля ЭДО-транзакций в документообороте с поставщиками и покупателями достигает 80-90%

В топ-3 планируемых проектов по развитию и оптимизации системы ЮЗЭДО респонденты включили:

• перевод в ЭДО договорных документов;
• перевод в безбумажный формат внутренних кадровых и некадровых документов;
• перевод в электронный вид транспортных документов.

Факторы, мешающие развитию ЭДО в компании

Компании назвали основные факторы, которые тормозят развитие электронного документооборота. Среди них на первом месте – трудоемкость процесса и технические ограничения. Сопротивление контрагентов стало более популярным ответом, чем в прошлом исследовании, и заняло второе место среди тормозов ЭДО.

На третье место поднялся такой фактор, как недостаточное число формализованных видов документов, – все же очевидно, что компании предпочитают внедрять уже утвержденные формализованные форматы, а не разрабатывать форматы самостоятельно, чтобы не усложнять себе жизнь. На 40% по сравнению с прошлым годом выросла доля респондентов, отмечающих препятствие во внедрении ЭДО в виде недостаточности формализованных видов документов и недостаточной прозрачности законодательства

Почти половина компаний измеряют эффективность ЭДО

Как показало исследование, эффективность внедрения ЭДО измеряют в основном те, кто считает этот показатель или скорость основным мотивом перехода на ЭДО (47%).

Поиск ресурсов продолжает оставаться наибольшей сложностью для подразделений, поддерживающих ЭДО (51%).

Еще один интересный тренд – использование услуг двух операторов. Об этом сообщило 44% респондентов. 

Электронный документооборот с иностранными контрагентами продолжает оставаться самым несущественным (11%), хотя и показал трехкратный рост в этом году.

Более чем на 60% выросло применения неквалифицированной электронной подписи (НЭП) во внутреннем документообороте, в том числе и в кадровом.

Резюме

Российские компании активно продолжают цифровизацию документооборота. У большинства компаний наибольший объем ЮЗЭДО достигнут в части документооборотов с поставщиками и покупателями (80-90%). Однако доля компаний, где документооборот с контрагентами полностью переведен в электронный вид, пока невелика. Это означает, что предстоит еще серьезная работа по развитию ЭДО в бизнесе.