Сообщество профессионалов выделенного сервиса
tg
Стать резидентом Стать резидентом Вход
Организация электронного архива: опыт ГК «Миррико»
Статья 07.04.2021

Организация электронного архива: опыт ГК «Миррико»

Вера Прунцова рассказала Клубу ОЦО о том, как группа компаний «Миррико» осуществила проект по внедрению электронного архива для долговременного хранения документов, с какими сложностями пришлось столкнуться в ходе этой работы и как они были решены, каким образом обеспечивается юридическая значимость хранимых в архиве электронных документов.

Предпосылки проекта

В рамках проекта по внедрению ЭДО перед компанией встал вопрос долговременного хранения документов — как электронных, так и бумажных. Мы понимали, что каждая IТ-система предприятия является источником той или иной документальной информации. Однако системы, которые уже существовали в компании, «учить» хранить документы долго и дорого, поэтому мы решили внедрить долговременный архив от нашего IТ-провайдера по ЭДО.

При создании долговременного архива планировалось реализовать следующие задачи.

  1. Занесение электронных документов в архивную систему в специальном формате долговременного хранения.
  2. Составление графика приема документов на архивное хранение.
  3. Передача и прием документов на архивное хранение.
  4. Обеспечение юридической силы документов в течение всего срока хранения.
  5. Выдача дел и документов из архива во временное пользование.
  6. Доступ в читальный зал с возможностью поиска по делам и документам, запроса прав доступа, архивных справок, выписок и копий.
  7. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения, в том числе без возможности восстановления.


Кроме того, мы сформулировали ключевые требования к системе: централизованное хранение информации на срок свыше 10 лет, обеспечение сохранности и юридической значимости документа на протяжении всего срока хранения, воспроизведение электронного документа и его своевременное уничтожение. После этого начался процесс внедрения электронного хранилища.

Организация электронного хранилища в ГК «Миррико»

Контент доступен зарегистрированным пользователям!
Что изменится в хранении электронных документов?
Что изменится в хранении электронных документов?
#Тренды, #Цифровизация, #ЭДО

Олег Наумов, Росархив, о планируемых законодательных изменениях по хранению электронных документов, которые важны для бизнеса

Как обеспечить непрерывное обслуживание: опыт «ЛУКОЙЛ-МЦПБ»
Как обеспечить непрерывное обслуживание: опыт «ЛУКОЙЛ-МЦПБ»
#Лучший опыт, #Управление эффективностью

Артем Отрубянников – о том, какие инструменты помогли «ЛУКОЙЛ-МЦПБ» обеспечить качественное и бесперебойное обслуживание клиентов в 2020 году.

Похожие Статьи

Как централизовать новые сервисы с пользой для бизнеса
#Лучший опыт #Развитие ОЦО #Управление эффективностью
Как централизовать новые сервисы с пользой для бизнеса

Наталья Гайнуллина, X5 Group, – о том, на что делать упор во взаимодействии с бизнесом при переводе новых сервисов на обслуживании

Работа с командой: топ-5 актуальных трендов индустрии
#HR #Лучший опыт
Работа с командой: топ-5 актуальных трендов индустрии

Изменение подходов сервисных центров к подбору, адаптации и обучению сотрудников в условиях кризиса на рынке труда.

Управление обращениями пользователей: практические подходы
#Лучший опыт #Цифровизация
Управление обращениями пользователей: практические подходы

Почему тикетинг-система является ключом перехода ОЦО от центра затрат к центру создания ценности и стратегическому партнёрству? «Северсталь–ЦЕС» рассказывает о своем подходе в управлении обращениями пользователей.

Закупочные сервисы в ОЦО: практические подходы
#Закупки #Лучший опыт
Закупочные сервисы в ОЦО: практические подходы

Какие закупочные сервисы выполняют ОЦО и каким образом они оценивают их эффективность