Организация электронного архива: опыт ГК «Миррико»
Статья

Организация электронного архива: опыт ГК «Миррико»

Вера Прунцова рассказала Клубу ОЦО о том, как группа компаний «Миррико» осуществила проект по внедрению электронного архива для долговременного хранения документов, с какими сложностями пришлось столкнуться в ходе этой работы и как они были решены, каким образом обеспечивается юридическая значимость хранимых в архиве электронных документов.

Предпосылки проекта

В рамках проекта по внедрению ЭДО перед компанией встал вопрос долговременного хранения документов – как электронных, так и бумажных. Мы понимали, что каждая ИТ-система предприятия является источником той или иной документальной информации. Однако системы, которые уже существовали в компании, «учить» хранить документы долго и дорого, поэтому мы решили внедрить долговременный архив от нашего ИТ-провайдера по ЭДО.

При создании долговременного архива планировалось реализовать следующие задачи:

  1. Занесение электронных документов в архивную систему в специальном формате долговременного хранения
  2. Составление графика приема документов на архивное хранение
  3. Передача и прием документов на архивное хранение
  4. Обеспечение юридической силы документов в течение всего срока хранения
  5. Выдача дел и документов из архива во временное пользование
  6. Доступ в читальный зал с возможностью поиска по делам и документам, запроса прав доступа, архивных справок, выписок и копий
  7. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения, в том числе без возможности восстановления


Кроме того, мы сформулировали ключевые требования к системе – централизованное хранение информации на срок свыше 10 лет, обеспечение сохранности и юридической значимости документа на протяжении всего срока хранения, воспроизведение электронного документа и его своевременное уничтожение. После этого начался процесс внедрения электронного хранилища.

Организация электронного хранилища в ГК «Миррико»

Жизненный цикл актов, передаваемых в архив – от создания до ежегодной перештамповки, проверки целостности и последующей утилизации – представлен на  рис. 1.

Каждый документ передается в архив в определенном виде. Если он электронный, то это пакет XML, в который входят файл основного документа обычно в формате Word, файл открепленной подписи и файл основного документа в формате PDF/A (отсканированная версия) (рис. 2). Все это передается в архив в контейнере в zip-формате.

Мы приняли решение о передаче в архив в первую очередь следующей документации: распорядительной (приказы, распоряжения и т.п.), правового обеспечения (договора, спецификации к ним и т.п.), частично кадровой (график отпусков, приказ на отпуск), по командировкам (от служебной записки и приказа на командировки до авансового отчета). В дальнейшем список документов, которые будут передаваться из операционного хранилища в долговременный архив планируется существенно расширить.

Обеспечение юридической значимости хранимых документов

По каждому документу мы можем проверить время его создания, время подписания (проставления электронной подписи), сведения о сертификате подписи (был ли он действителен), в архиве производится перештамповка данной подписи.

Как все происходит технически? В операционной базе на документе проставляется ЭЦП, а когда он идет в долговременный архив, то производится его перештамповка (устанавливается штамп времени). Затем ежегодно, когда заканчивается срок действия ЭЦП, в автоматическом режиме система проставляет штамп времени заново. Таким образом подтверждается легитимность ЭЦП, у которой ограниченный срок хранения. 

Интеграция номенклатуры дел

В рамках проекта мы интегрировали номенклатуру дел из операционного архива в долговременный. Поскольку в группу компаний входят несколько организаций, были определенные сложности с интеграцией дел – часть из них создается в отделах разных юридических лиц, к примеру, кадровый учет осуществляется в головной организации. Поэтому оргструктура была упорядочена в системе для того, чтобы документы правильно формировались и выгружались в долговременный архив. Источник комплектования долговременного архива указывается в системе исходя из справочника «Соответствие подразделений и источников комплектования». Так, если определенные акты создаются в головной организации, то в системе указывается подразделение (например, отдел кадрового администрирования) как источник комплектования.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) у нас переносится в архив на основании регистрационно-контрольной карточки (РКК) в информационной базе, а договора – на основании категории договора. Поскольку кадровые документы переносятся из системы 1С, то мы создали справочник, в котором связали по номенклатурным индексам системы 1С и долговременного архива.

Удаление документов из архива

В основном мы работаем с документами не постоянного, а временного срока хранения. Когда подходит время уничтожения документа, архивариусу поступает задача подготовить акт на уничтожение. Ежегодно формируется экспертная комиссия, которая подписывает акт по выделению к уничтожению определенных документов, после чего архивариус безвозвратно их удаляет.

Сложности при организации хранилища 

При организации хранилища, как и при любом большом проекте, были выявлены определенные ошибки.

К примеру, были ошибки в стандартных маршрутах, а также ошибки хэша (Hash) данных у ряда документов (не проверялась легитимность подписи), они корректировались силами вендера.

Отмечались проблемы при экспорте большого объема данных из оперативного хранения в долговременный архив. Для того чтобы избежать этой и других ошибок в рамках проекта было проведено несколько итераций принятия документов в долговременный архив. 

Были также выявлены ошибки легитимности передаваемых документов, поэтому мы пришли к выводу, что до передачи того или иного акта в долговременный архив необходимо проставлять штамп времени на нем в оперативной базе. 

Возникло несколько технических проблем, связанных со сменой ГОСТа сертификатов ЭЦП, настройкой штрих-кода в архиве, но все они были своевременно устранены в системе.

Весь проект по внедрению системы ЭДО в ГК «Миррико» занял около трех лет, проект по внедрению электронного архива – чуть больше полугода. Таким образом, начиная проект, нужно понимать, что это не быстрый процесс, но полученный результат оправдывает временные и материальные затраты.

Справка 

Законодательные акты, которыми руководствовались в ГК «Миррико» при внедрении электронного архива:

  • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
  • Федеральный закон от 27.08.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
  • Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
  • Федеральный закон от 31.03.2015 № 526-ФЗ «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»
Что изменится в хранении электронных документов?
Что изменится в хранении электронных документов?
#Тренды #Цифровизация #ЭДО

Олег Наумов, Росархив, о планируемых законодательных изменениях по хранению электронных документов, которые важны для бизнеса

Похожие Статьи

Что изменится в хранении электронных документов?
Что изменится в хранении электронных документов?
#Тренды #Цифровизация #ЭДО

Олег Наумов, Росархив, о планируемых законодательных изменениях по хранению электронных документов, которые важны для бизнеса

Как эффективно работать с цифровыми сотрудниками
Как эффективно работать с цифровыми сотрудниками
#Лучший опыт #Цифровизация

Сергей Завелишко – о том, как оценить эффективность роботизации и как управлять цифровыми сотрудниками.

Как запустить и чем наполнить страницу ОЦО на корпоративном портале
Как запустить и чем наполнить страницу ОЦО на корпоративном портале
#Лучший опыт

Новый раздел в интранете Группы позволил ОЦО Черкизово не только консолидировать все сервисы, но и показать клиентам чем живет сегодня центр.

Опыт: Как МФЦ «Полюс» выстраивает эффективные бизнес-процессы
Опыт: Как МФЦ «Полюс» выстраивает эффективные бизнес-процессы
#Лучший опыт #Управление эффективностью

Людмила Сорокина рассказала, какие показатели эффективности бизнес-процессов мониторит МФЦ «Полюс» и как связаны KPI и SLA.

Данный веб-сайт использует файлы cookie для того, чтобы сохранить данные на вашем компьютере. Если вы продолжаете работать с этим веб-сайтом, мы предполагаем, что вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.