Кадровый ЭДО в «Северсталь-ЦЕС»

Алексей Покидов

Северсталь-ЦЕС

Руководитель Сервисного центра «Персонал»

(На дату публикации статьи)

Центр единого сервиса (ЦЕС) «Северсталь» находится в Ярославле. Численность сотрудников — порядка тысячи человек: это персонал бэк-офиса и представители на предприятиях клиентов. Какие инструменты кадрового ЭДО используют в центре и какие из них стали особенно актуальны во время локдауна, Клубу ОЦО рассказал руководитель Сервисного центра по обслуживанию персонала Алексей Покидов.

Кадровый ЭДО в «Северстали»

— Кадровый электронный документооборот у нас появился в момент создания ЦЕС, когда возникла необходимость отправлять с предприятий клиентов документы в бэк-офис в Ярославль и получать обратно готовые приказы, трудовые договоры и прочие бумаги, — рассказывает Алексей Покидов. — Документооборот у нас организован на платформе SAP. Обмен документами между площадками и ЦЕС обеспечивается с помощью модуля в SAP — Doc Flow.
Личный кабинет сотрудников также создан на базе SAP. Помимо кадровых сервисов здесь же находится достаточно большой блок инструментов Talent Management (обучение и развитие) и Performance Management (оценка сотрудников, связанная с квартальным и годовым премированием).
Личный кабинет доступен как из интранета/интернета, так и через мобильное приложение.

Кроме платформы SAP, которая обслуживает подавляющее большинство сотрудников, свыше 15 000 сотрудников внешних и внутренних клиентов обслуживаются через 1С. Мы начали разработку личного кабинета для 1С, поскольку не нашли готового решения. Надеюсь, что запустим в первой половине 2021 года.

Уроки пандемии

Пандемия подстегнула использование инструментов цифровизации. Мы с удивлением обнаружили, что топ-менеджеры наконец-то стали пользоваться возможностями личного кабинета. Если раньше многое делегировалось, то теперь они сами делали заявки на отпуска.

Весной, выйдя на удаленную работу, мы перевели в электронный вид некоторые документы, такие как заявления на компенсацию найма жилья и авансовые отчеты, начали использовать сканы документов вместо предоставления оригиналов.
Когда сотрудник, обладающий правом подписи, уходил на самоизоляцию, это значительно осложняло рабочий процесс. Приходилось возить ему документы на такси с курьером или ждать его появления в офисе. Как только наши законодатели сделают шаг навстречу использованию электронной подписи, процесс подписания станет гораздо более эффективным.

Какие документы уже переведены в систему ЭДО

1. Заявление на отпуск. Это процесс, который переходит на электронную основу одним из первых. Здесь самое важное — обеспечить своевременность ухода в отпуск и выплаты отпускных. Если эти условия соблюдаются, от проверяющих органов к вам не должно быть претензий. До 2020 года простой электронной подписью (ПЭП) подписывалось только заявление на отпуск, а приказ мы распечатывали. Теперь и сотрудник, и работодатель подписывают все документы с помощью ПЭП.
   Планирование отпусков также переведено в электронный вид с использованием ПЭП.
2. Компенсация неиспользованного отпуска. Остаток отпуска, который может быть компенсирован деньгами, сотрудник видит в личном кабинете (это отпуска за ненормированный рабочий день, за вредные условия труда свыше семи дней, дополнительный отпуск за работу в районах Крайнего Севера и др.). Не нужно никаких согласований: в системе формируются и заявление, и приказ, который сразу идет в оплату и потом хранится в электронном виде. Сотрудники бэк-офиса регулярно заходят и подписывают с помощью ПЭП от лица работодателя (по доверенности) сформированные приказы.
3. Оформление командировок. До 2020 года в электронном виде оформлялись только распоряжения о направлении работника в командировку. Заявление на командировку было переведено в электронный вид, а авансовый отчет заполнялся в системе, но мы его распечатывали и подписывали руками. В этом году в рамках проекта по расширению документооборота в части подписания ПЭП мы приняли новый для себя термин: «Простой авансовый отчет». Это случаи, когда сотрудник не тратит деньги с личной карты на заказ билетов или на проживание и аванс не превышает суточных. В этом случае мы храним такой авансовый отчет только в электронном виде.
   Внедрили мы эту схему не так давно, но как только люди поймут ее удобство, то будут стараться делать брони по безналу — через нашего трэвел-провайдера. 
4. Заказ справок и копий документов. То, чем мы гордимся, — автоматическое формирование справки 2-НДФЛ в личном кабинете, без участия сотрудников ЦЕС. Это удобно. Человек видит данные из 2-НДФЛ у себя на экране и может взять оттуда цифры, чтобы заполнить декларацию. Чтобы получить бумажную копию, сотрудник нажимает кнопку «Отправить справку в фронт-офис» и приходит за получением.
5. Взаимодействие с ФСС — автоматизированная выгрузка и загрузка документов.

Развитие в использовании технологий

Центр единого сервиса старается использовать современные технологии во всех областях, и кадровый документооборот тут не исключение. Мы уже определили ряд документов, которые мы хотим перевести в электронный вид в 2021 году и будем подписывать ЭЦП. Также мы планируем применять инструменты оптического распознавания и даже искусственный интеллект.
Мы будем продолжать внедрение роботов и постараемся полностью роботизировать часть наших процессов. Использование всех этих инструментов позволит нам сделать процессы эффективнее, снизить трудозатраты и упростить документооборот.