Договор за 5 минут: опыт «Газпром нефти»

Договорная работа является трудоемкой для многих компаний. Алла Антонова, руководитель направления по управлению типовыми формами договоров «Газпром нефти», поделилась с Клубом ОЦО опытом оптимизации договорного процесса. Она рассказала, как введение в компании конструктора договоров коренным образом изменило подход к созданию и согласованию документов по направлению разведки и добычи.

Конструктор договоров облегчил работу сотням специалистов, которым приходится ежедневно составлять договоры для закупочных процедур. Сегодня при помощи Конструктора можно за считанные минуты составить проект договора, который будет содержать условия, учитывающие специфику конкретной сделки и особенности работы в определённом регионе.

Как была выстроена договорная работа ранее

Подход к созданию договоров, существовавший в компании ранее, знаком многим: по часто заключаемым видам договоров утверждались типовые формы. Они разрабатываются один раз, согласовываются всеми подразделениями компании и доводятся к применению. Это хороший вариант оптимизации договорной работы: существенно сокращает трудозатраты на подготовку и согласование. Однако в нашем случае это оказалось недостаточным. 

У такого подхода есть существенный минус: утвержденную типовую форму договора нужно применять без изменений. Если ее отредактировать, она потеряет статус «типовой» и потребуется заново согласовывать её со всеми отделами компании. Из-за этого возникал риск, что договор заключат позже, чем планировали, и плановый срок выполнения работ перенесется. Эти проблемы приходилось решать индивидуально. И это только один из случаев, когда эффективность внутренних процессов влияет на результаты бизнеса.

Бизнес нуждается в более гибких решениях. Поэтому Конструктор стал отличным решением для сферы разведки и добычи, где используются сложные договоры подряда: например, на строительство (бурение) скважин, капитальный ремонт или обустройство месторождений. Выполнение таких работ имеет свои особенности и зависит от множества факторов, например, геологических характеристик или удалённости месторождений. 

Кроме технических аспектов, на итоговое содержание договора влияет коммерческая стратегия: планируется ли авансирование, будет ли договор опционным, планируется ли субподряд и будет ли применяться банковское сопровождение. И это далеко не все. 

Предстояло определить и учесть все параметры, влияющие на содержание договора, систематизировать и выстроить систему их применения. О результатах этой работы рассказано далее.

Что входит в систему управления договорной работой сегодня

В систему управления договорной работы сегодня входит три основных элемента:

1. Мастер-форма
2. Конструктор договоров (КД)
3. Методология

Мастер-формы являются центральным ядром системы управления договорами.  Это типовые шаблоны договоров, разработанные в обычном текстовом редакторе, включающие в себя все существующие в компании параметры заключения договора. В мастер-форме одновременно присутствуют условия по авансированию и постоплате, условия о субподряде и об ограничениях применения субподряда, и множество других взаимоисключающих условий. Каждое договорное условие должно содержать краткое описание его применения – в каком случае оно будет включаться в договор. В таком виде мастер-форма публикуется в КД.

Конструктор договоров – это программа, которая автоматизирует выбор нужных условий для конкретного договора. На рынке представлено много сервисов, позволяющих собирать документы по заранее заданному алгоритму. Мы остановили свой выбор на программном обеспечении отечественной разработки, которое адаптировали под требования и задачи нашей компании и дополнили необходимым функционалом. Так КД решает проблему ручного редактирования и позволяет собрать договор под требования конкретной закупки, исключая влияние человеческого фактора. 

Методология работы с мастер-формами утверждена локально-нормативным актом компании и состоит из двух основных блоков: 

– описание требований к составлению и содержанию мастер-форм. В этом блоке описаны подходы к составлению мастер-форм и требования к введению их в действие;

– описание бизнес-процесса администрирования мастер-форм. В этом блоке описано кто и как создает мастер-формы, с кем необходимо согласовать документ перед загрузкой в КД, кто обеспечивает актуальность условий мастер-формы и что делать, если мастер-форма по конкретному виду работ больше не нужна.

Совокупность трех элементов (матер-формы, конструктора договоров и методологии) обеспечивает точность и соответствие договоров запросам бизнеса и требованиям компании, при этом сохраняется гибкость и стандартизация.

Как это работает

Сотрудник выбирает в КД вид заключаемого договора или вводит внутренний код услуги, к которому привязана его сделка. Система выдает результат поиска, сотрудник переходит по ссылке.

По выбранной ссылке открывается окно: слева отображается анкета с вопросами, справа – текст будущего контракта. Сотрудник отвечает на вопросы анкеты, а в это время на основе выбранных ответов в тексте договора появляются или исчезают необходимые условия. 

После заполнения анкеты сотрудник может скачать итоговый документ, защищённый от ручного редактирования. Приложения к договору также подбираются в зависимости от выбранных ответов.

На текущий момент рекордно короткий срок создания договора составил 5 минут:

• выбор мастер-формы — 1 минута;
• заполнение анкеты (10 вопросов) — 2,5 минуты;
• скачивание документа — 1,5 минуты.

Договор, скаченный из конструктора, считается типовым, поскольку его мастер-форма заранее согласована всеми профильными отделами компании. В дальнейшем, после завершения закупочной процедуры, требуется лишь сокращенное согласование документа – проверка тремя подразделениями: службой безопасности, финансовыми специалистами, контролирующими бюджет, и закупщиками, утверждающими окончательные условия.

Результаты внедренного решения

Скорость, с которой производственные подразделения смогут приступить к выполнению производственной программы, зависит от эффективности договорной работы. Длительность заключения договора является одним из параметров, влияющих на производственные и финансовые показатели компании. Поэтому сокращение срока на заключение договора – это главное достижение проекта. 

Внедрение КД повысило качество документов. Проект договора, скачанный из системы, защищен от свободного редактирования. В мастер-формы вошли выверенные и понятные договорные условия с четким разграничением ответственности сторон. 

Кроме того, теперь специалист любого профиля может самостоятельно быстро и качественно составить сложный договор. Для этого больше не требуются специальные навыки подготовки юридических документов.

Также мы решили вопрос оперативного доступа сотрудников к актуальным редакциям мастер-форм. Доступ к КД осуществляется 24/7 для всех регионов России. Сотрудник компании из любого региона и часового пояса может получить доступ к нужной мастер-форме и составить договор за несколько минут.

С помощью КД в подразделениях разведки и добычи уже создано более пяти тысяч договоров. 

Несмотря на достигнутые результаты проекта, мы уже видим новые направления для улучшений как внутренних процессов, так и работы с контрагентами.  О том, каких результатов нам удастся достичь дальше, мы с радостью расскажем читателям.