Состоялся референс-визит в ОЦО «Вымпелком»
15 ноября в рамках 24-й конференции «Общие центры обслуживания» в Ярославле, организованной MSB Events при поддержке Клуба ОЦО, состоялся референс-визит в ОЦО «Вымплеком».
Открыл референс-визит Александр Завражин, директор ОЦО. Он представил доклад «Глобальная трансформация и цифровизация ОЦО «Вымпелком». Цифровые успехи и технологии, применяемые в работе». Александр отметил, что Центр работает с 2013 года, а в 2020 году было принято решение о строительстве цифрового ОЦО, то есть ОЦО практически без людей – «есть процессы, есть системы, есть интеграции между ними». Создание цифрового ОЦО подразумевает, прежде всего, переосмысление ОЦО как центра цифровизации компании, запуск Agile, разработка и внедрение процессно-сервисной модели, создание команд разработки и фокус на дата-инженерах, отрисовка CJM и реализация концепции «Цифра на входе в ОЦО» = «Цифровой сервис за 24 часа и без людей».
Сегодня ОЦО «Вымпелком» зафиксированы на двух глобальных направлениях: централизация и цифровизация всех рутинных процессов бизнеса и предложение рынку пакетов цифровых решений, реализованных изнутри. Александр более подробно остановился на первом направлении и отметил, что выявление «не бизнесовых» процессов, вывод их в ОЦО и дальнейшая цифровизация являются ключевой задачей на сегодня. Также ведется целенаправленная работа по разработке и масштабированию цифровых решений, что должно способствовать снижению стоимости транзакций и повышению конкурентоспособности ОЦО.
В заключение выступление Александр отметил, что они еще в середине пути по движению к цифровому ОЦО: «Нам нужно около 9 месяцев, чтобы прийти к этой модели».
Затем Денис Исаков, директор департамента цифрового развития и управления эффективностью, подробно рассказал о том, как же осуществляется переход из классической транзакционной модели в модель цифровых сервисов. Денис рассказала о составе сервисов цифрового ОЦО и ключевых цифровых решениях для каждого сервиса. Также Денис выделил 5 ключевых компонентов цифровизации: платформы ввода данных; управление данными; дашборды для руководителя и клиента; RPA и machine learning и развитие ERP-системы. На дашбордах Денис остановился чуть подробнее, рассказав о том, какие дашборды есть в ОЦО, кто их пользователи и какие данные на них отображаются.
Марина Адасс, руководитель департамента бухгалтерского учета, заместитель главного бухгалтера, представила доклад «Единый учет: автоматизация учета и платежей». Марина подробно рассмотрела схему прохождения процесса создания транзакций. Сбор данных осуществляется во фронт-офисах, затем происходит формирование транзакций, закрытие периода, реконсиляция/контроль и формирование отчетности в витрине данных – так выглядит сквозной процесс R2R. Что важно – в одной транзакции присутствуют все аналитики исходя из 4-х видов учета – по РСБУ, по МСФУ, управленческого и налогового учета. На сегодняшний день в витринах данных формируется отчетность по РСБУ, по МСФО и по налогам, к которым имеют доступ все заинтересованные лица. Планируется, что в будущем управленческая отчетность также должна будет формироваться в витринах. Также Марина рассказала об автоматизации учета и платежей, показав, как изменяется процесс благодаря автоматизации.
Об автоматизации Payroll и цифровизации кадрового администрирования рассказали Екатерина Летова, руководитель департамента расчетов с персоналом и кадрового сопровождения, и Анна Головина, старший менеджер проектов. Благодаря проекту автоматизации Payroll на 40% сократили численность поддерживающего персонала по кадровому администрированию, на 70% сократили время на закрытие табеля и расчет зарплаты. Также был представлен цифровой сервис «Деловые поездки» для организации командировок сотрудников компании.
Александр Якимович, руководитель департамента закупок и поддержки операций поделился опытом цифровизации закупок. Александр представил ИТ-решения, которое использует компания для автоматизации закупок.
Затем Елена Шаршукова, руководитель фронт-офиса ОЦО, рассказала о трансформации фронт-офиса и переходе в «цифру». Основными целями трансформации стали стандартизация функциональных процессов, автоматизация рутинных, в том числе ручных, процессов и синергия со смежной поддерживающей функцией HR-блока. Для оптимизации процессов было принято решение по возможности максимально исключить ручное сканирования и верификацию документов. В SLA были установлены жесткие сроки по поступлению первичных документов: в XML-формате – до 24 часов, в бумажном формате – до 10 рабочих дней. Создан дашборд поступления первичных документов, который позволяет контролировать все сроки прихода документов.
Для повышения синергии с HR-блоком был запущен проект «Операционный менеджер». Цель запуска новой должности – объединение двух транзакционных функциональных направлений –HR-блока и финансового блока, что в итоге позволяет создать мультифункциональный фронт-офис.
После выступления всех линейных руководителей участники конференции смогли посмотреть, как организована работа ОЦО и задать вопросы сотрудникам на местах (представители ОЦО «Вымпелком» назвали это «выход в Гемба», поскольку Гемба это и есть место выполнения рабочего процесса).
Участники конференции благодарили Александра Завражина и всю команду ОЦО «Вымпелком» за открытость, доброжелательность и готовность делиться опытом. Клуб ОЦО, в свою очередь, продолжить знакомить своих читателей с созданием цифрового ОЦО «Вымпелком» и подробно расскажет об итогах проекта, когда коллеги будут считать этот проект завершенным.
