Создание цифрового архива: опыт Восточной горнорудной компании

Ольга Дмитриева, руководитель по оптимизации и автоматизации учета, Восточная горнорудная компания, рассказала Клубу ОЦО, каким образом в компании пришли к пониманию необходимости внедрения электронного архива, каковы были основные шаги проекта и его первые итоги.

Предпосылки проекта

К 2024 году наша компания выросла с двух до пяти тысяч сотрудников, что привело и к росту документооборота по всем направлениям. При этом у нас было несколько ИТ-систем, в которых происходила работа с документами, а сам процесс был совсем не оптимальным: документ, поступающий из системы, мог пройти по кругу: выгрузка → печать → передал → сканирование → отправка другому сотруднику → печать → сканирование→ прикрепление→ ручной ввод в систему (см. рис. 1).

В результате такая организация процесса вела к серьезным проблемам:

1. Высокая нагрузка на всех участников процесса и отсутствие понимания у бизнеса – кому передавать документы и нужно ли их передавать 

2. Задержка в отражении документов в учете

3. Потери бумажных документов 

4. Отсутствие понимания, все ли документы отражены, поскольку отражалось только то, что пришло 

5. Рост дебиторской задолженности

Таким образом, бумажный документооборот стал источником ошибок и затрат. Поэтому компания приняла решение построить цифровой архив, при этом было решено организовать его прямо в ERP-системе.

Почему именно так? Во-первых, мы хотели избавиться от дублирования: чтобы существовал только один документ, и все работали именно с ним, а не с его копиями. Во-вторых, мы стремились к организации сквозного процесса, чтобы цепочка «заявка – заказ – оплата» не разрывалась на промежуточных этапах. И, наконец, мы смотрели вперед: структурированный электронный архив — это основа для налогового мониторинга, на который мы планировали перейти в будущем.

Архитектура решения: как мы построили электронный архив

Для старта мы выбрали пилотную организацию – Солнцевский угольный разрез и начали реализацию проекта.

1.Разработка электронного архива (ЭА) внутри ERP

Первым шагом стала разработка карточки электронного архива, привязанной к системным документам. В ней можно хранить несколько файлов с разными типами и при этом привязывать их к разным карточкам по id. Если документы связаны цепочкой — например, заявка на ТМЦ, заказ поставщику и оплата, то архив объединяет их в группу без дублирования. Мы избавились от ситуации, когда один и тот же скан находится в нескольких местах.

2.Доработка ПЭП

Следующий шаг — подписание. Была внедрена простая электронная подпись (ПЭП), при этом подписывать складские документы могут только материально ответственные лица, подписание возможно по пропуску, в системе, по смс. Важно, что отсутствует возможность подписать документ, для которого не включена подпись и не подключен ЭА.

3.Перевод заявок на оплату из внешней системы в ERP-систему

Третий шаг — интеграция заявок и внутренних документов. Раньше заявки на оплату создавались в СЭД для внутреннего документооборота, и это вечно порождало их рассинхронизацию. Теперь они создаются прямо в ERP-системе и включаются в единую цепочку по входящим работам/услугам, документы, приложенные к заявкам, сразу попадают в архив. 

4.Перевод внутренних документов в цифру 

Внутренние документы — перемещение, списание, авансовые отчеты и др. — также перевели в цифровой формат и подключили к системе подписания. 

5.Отказ от печати внешних документов по ЭДО

Нам удалось 99% контрагентов перевести в ЭДО, практически все документы сейчас грузятся автоматически из системы внешнего электронного документооборота (СЭД) в ERP.

6.Кодирование только в системе 

Мы создали автоматизированное рабочее место (АРМ) экономиста в ERP, он получает весь пакет документов в системе и кодирует затраты в цифровом виде, что позволило отказаться от печати документов и сократить трудоемкость обработки документов.

7.Создание АРМ сканировщика в  ERP 

Бумажные документы остались только там, где без них никак – это примерно 5% случаев. Для бумажных нетиповых документов мы сделали АРМ сканировщика, он осуществляет штрихкодирование, сканирование и затем происходит формирование документа, автоматическая привязка сканобраза к документу и размещение в архиве. Также документы в неформализованном виде из системы внешнего электронного документооборота (СЭД) обрабатываются через АРМ сканировщика.

8.Интегрирование стандартной системы распознавание для работы с архивом 

Менее 1% всех документов – типовые документы (акт, счет-фактура, УПД, ТОРГ-12) обрабатываются с помощью типового функционала распознавания ERP, который мы встроили в АРМ сканировщика: происходит формирование документа, автоматическая привязка сканобраза к документу и размещение в архиве.

Как стало: процесс после внедрения ЭА

Теперь бизнес создает документ прямо в ERP-системе и подписывает его электронной подписью. Экономист сразу же видит подписанный документ в своем АРМ и кодирует затраты в цифровой карточке. Фронт-офис больше не занимается бессмысленным сканированием, теперь его задача — верифицировать, что система корректно распознала документ, а дальше процесс идёт автоматически (см. рис. 2).

Сложности и практические решения

Любой проект цифровизации — это не только технологии, но и люди. Мы быстро столкнулись с тем, что изменения упираются не в систему, а в привычки.

Первый вызов — контрагенты. Теоретически все понимают, что ЭДО удобнее. Но на деле многие продолжают работать в привычном бумажном формате. Особенно это чувствуется на Сахалине: локальные поставщики часто просто боятся новых программ. Пришлось приглашать их к нам, показывать, как устроена СЭД, объяснять, что электронные документы ничуть не сложнее бумажных. Кроме того, мы закрепили обязательность XML-формата прямо в договорах. Без этого автоматическое создание документов в ERP-системе было бы невозможно. 

Второй вызов — «сцепка» документов. С услугами всё работает автоматически: 100% документов по услугам загружаются и создаются в системе без ручного ввода. А вот работа с документами по закупке ТМЦ требует дополнительной автоматизации. Сейчас заявка формируется в ERP, закупщик объединяет её с заказом поставщику, а дальше при поступлении товара документы подтягиваются вручную. Полная автоматизация этого блока ещё впереди.

Третий вызов — компенсация расходов. Расходы на проезд – билеты – проблем не вызывают: они обрабатываются в электронном виде. А вот товарные чеки и бумажные справки остаются «серой зоной». Мы сейчас автоматизируем этот процесс через специализированное ИТ-решение: сотрудник будет прикладывать сканы к заявлению, система автоматически создаст авансовый отчет в 1С: ERP и загрузит все приложенные скан-образы к документы и разместит их в архиве.

Защита электронного архива

Когда мы переводим десятки тысяч документов в цифру, вопрос информационной безопасности становится не просто техническим, а стратегическим. Электронный архив ценен ровно настолько, насколько он защищён.

Мы пошли по трём направлениям. Первое – техника. Доступ к ERP и архиву возможен только по паролю, с разграничением прав для каждого сотрудника. Серверы стоят под физической охраной. Все данные регулярно копируются и хранятся отдельно, чтобы можно было восстановить систему даже после сбоя или атаки.

Второе – организация. Мы выстроили ролевую модель: сотрудник видит только те документы, которые ему нужны для работы. Кадровый учет и зарплата вынесены в отдельную систему (1С ЗУП), чтобы персональные данные не пересекались с архивом. Сотрудники обучаются правилам информационной безопасности: не только пароли, но и банальные вещи вроде осторожности в работе с почтой или понимания, что такое социальная инженерия.

Третье – аудит. Мы фиксируем все действия в архиве — от открытия файла до его удаления. Периодически проводим проверки и даже тестируем систему на взлом, чтобы выявить слабые места. Это позволяет не ждать проблем, а опережать их.

Таким образом, архив – это не просто база документов, а управляемая и защищённая среда. И мы смотрим на неё не как на проект «один раз сделали и забыли», а как на постоянный процесс, требующий регулярного внимания.

Итоги проекта

Раньше 90–100% документов распечатывались, даже если они приходили через ЭДО. Теперь на бумаге остаётся не более 5% документов. Мы полностью исключили дублирование ввода: документ обрабатывается один раз и сразу в ERP-системе (см. рис. 3).

В целом благодаря проекту удалось достичь важных результатов:

1. Процесс стал быстрым и управляемым

2. Были исключены ненужные шаги по сканированию, печати и пересканированию первичных документов

 3. Сократилось трудоемкости всех участников процесса

 4. Все первичные документы присутствуют в одной системе

 5. Сокращение численности фронт-офиса на 50% 

 6. Были выполнены условия перехода на налоговый мониторинг в части структуры ЭА. Структурированные карточки архива позволяют выгружать нужные типы документов со ссылкой на системные объекты и размещать их в витрине налогового мониторинга для налоговую. Раньше на это уходило несколько дней ручной работы, теперь — минуты.

Самое важное — исчезли задержки. Документ теперь отражается в учёте максимум на второй день после того, как поступил в компанию. Благодаря этому бизнес видит картину расходов практически в реальном времени. 

Отдельно скажу про оптимизации численности фронт-офиса Два отдела, которые раньше занимались «выбиванием» документов и сканированием, теперь объединены и работают в другом режиме. Это не просто оптимизация численности – это освобождение людей от бессмысленной работы, которая не приносила никакой ценности.

Качество учета также изменилось. Экономисты получили удобное электронное рабочее место, а бухгалтерия видит, какие документы уже закодированы, а какие ещё ждут обработки. Таким образом, серьезно изменилась роль бухгалтера – он контролирует проводки, а не вводит их, то есть стал ближе к контролёру качества, чем к оператору ввода. Благодаря этому снизились риски возникновения зависшей дебиторки.

И ещё одно изменение, которое нельзя выразить цифрами: сотрудники перестали воспринимать документооборот как наказание. Когда процесс прозрачен и быстр, то уходит усталость от «бесконечной бумаги».

Да, проект еще развивается, многое предстоит сделать, однако если подытожить уже достигнутое одной фразе: цифровой архив внутри ERP – это не только про отказ от бумаги, а прежде всего про управление компанией на принципиально новом уровне.